Spotkanie zarządu w Sali Kongresowej, konferencja na placu Zbawiciela czy chwila wyciszenia w jednym z domków fińskich na Jazdowie? Firma Workplace Solutions po przeanalizowaniu potrzeb domu mediowego MediaCom – The Content & Connections Agency stworzyła nowoczesne biuro, w którego wnętrzu można poczuć atmosferę Warszawy.
Partnerem merytorycznym materiału jest firma Workplace.
Dom mediowy, tworząc strategie i plany komunikacji, opiera się na dogłębnym zrozumieniu potrzeb i zachowań klienta. Podobnie działa zespół Workplace, dlatego współpraca zaowocowała przemyślanym projektem. MediaCom odpowiada za budowanie komunikacji marketingowej i zakup przestrzeni reklamowych, rozwijając i optymalizując content – definiowany jako każda forma komunikacji z klientem. Dzięki przynależności do największego marketingowego holdingu na świecie korzysta ze sprawdzonych, profesjonalnych narzędzi i bogatego doświadczenia specjalistów z branży.
Pomysł na kreatywną aranżację biura stanowił rezultat dwóch miesięcy badań dotyczących sposobu wykorzystania przestrzeni oraz charakteru i kultury pracy w domu mediowym MediaCom. Badania wykazały, że biurka były zajęte tylko w 45%. Okazało się, że nowoczesna firma z bardzo zróżnicowanymi potrzebami w zakresie przestrzeni tkwiła w starym modelu funkcjonowania biur – dominowały tradycyjne miejsca do pracy indywidualnej i zamknięte sale przeznaczone do spotkań. Przestrzeń nie była optymalnie wykorzystywana.
Projekt pilotażowy
Po przeprowadzeniu badań firma Workplace zdecydowała się na trzymiesięczny projekt pilotażowy systemu pracy w MediaCom, oparty na aktywności Activity‑Based Workplace. Według symulacji, biuro miało składać się ze zróżnicowanych i w pełni współdzielonych przestrzeni do pracy zespołowej, w skupieniu, do spontanicznych, kreatywnych oraz formalnych spotkań, a także do przechowywania rzeczy – szafy i lockery mieściły się przy wejściach do różnych stref. W symulacji wzięły udział dwa zespoły o odmiennym charakterze, dział biznesowy – bardzo mobilny, z dużą liczbą spotkań wewnętrznych i zewnętrznych – oraz dział badań, którego członkowie większość czasu spędzają przy komputerach. Projekt wykazał, że oba zespoły odnalazły się w nowym środowisku pracy.
Firma MediaCom w dużej mierze pracuje projektowo, dlatego reorganizacja przestrzeni w nowym biurze miała być łatwa. Każda strefa w nowej siedzibie powinna spełniać potrzeby ludzi pracujących w różny sposób. Wyróżniono następujące style pracy: mobilny (dużo spotkań wewnętrznych), statyczny (praca przy biurku) oraz bardzo mobilny (liczne spotkania poza firmą).
MediaCom obok głównej specjalizacji, czyli planowania i zakupu mediów, wciąż rozwija nowe usługi. Powstają tak zwane jednostki specjalne, w skład których wchodzą: Business Science (analizy statystyczne), Store (shopper‑marketing), Beyond Advertising (zarządzanie contentem) i Response (performance marekting). Dlatego przestrzeń firmy musi być elastyczna.
Założenia strategiczne
Zestaw głównych założeń projektowych nowej siedziby MediaCom został opracowany 20 miesięcy przed przeprowadzką. Przeanalizowaliśmy układy przestrzenne trzech wybranych budynków. Tylko jeden w pełni odpowiadał na potrzeby biznesowe firmy, jednak jego budowa dopiero się zaczynała. Wbrew pozorom było to korzystne – umożliwiło stworzenie dodatkowej, wewnętrznej klatki schodowej. Zlokalizowana przy dużej strefie wspólnej, dzięki licznym przypadkowym spotkaniom spowodowała, że znacznie wzrosła wymiana wiedzy między pracownikami.
Założenia projektowe zakładały powstanie elastycznej i funkcjonalnej przestrzeni, umożliwiającej realizację każdego rodzaju zadań. Nowa siedziba miała również wyróżniać się designem, tak aby przyciągnąć pracowników pokoleń Y i Z. Miały powstać elastyczne, duże i wspólne dla całej firmy miejsca socjalno‑networkinowe, z możliwością odbycia spotkania wszystkich pracowników firmy. Strefa zarządu (bez gabinetów) miała mieć duży stół do pracy w zespołowej, oddzielony od komunikacji niewielkimi salami. Zarząd zdecydował się wdrożyć koncepcje desk sharing i clean desk, które zakładają, że pracownicy dzielą się biurkami, a po skończonej pracy sprzątają swoje stanowiska. Po przyjściu do firmy zajmują wolne miejsca, dzięki czemu biurka są optymalnie wykorzystywane. Do głównych celów należał również wyższy standard wykończenia przestrzeni wspólnej.
Design
Funkcje, które pełni warszawska przestrzeń miejska (na przykład parki kojarzą się z ciszą, place ze spotkaniami), były dla projektantów źródłem inspiracji. W biurze znalazły się m.in.: plac Zbawiciela (duża przestrzeń networkingowa z kuchnią), pokoje konferencyjne przypominające dworzec Warszawa Centralna, strefy pracy, które tematycznie nawiązują do: Centrum Nauki Kopernik, pasażu Wiecha, Biblioteki Uniwersyteckiej, Soho Factory, oraz strefa pracy projektowej estetycznie nawiązująca do Stadionu Narodowego.
Nowa siedziba MediaCom poza walorami estetycznymi wyróżnia się funkcjonalnością. Ciągi komunikacyjne są oddzielone od stref pracy indywidualnej strefami wsparcia. Strefy te służą do spotkań ad hoc, do pracy zespołowej i rozmów (budki telefoniczne). Naturalną konsekwencją wybranej strategii organizacji przestrzeni pracy było wprowadzenie polityki czystych biurek. Obecnie aż 50% przestrzeni jest współdzielone (sale spotkań, strefy networkingowe oraz socjalne). Chociaż taki współczynnik sprawdził się w wielu przebadanych przez nas organizacjach, to warto podkreślić, że nie każda firma powinna projektować biuro na podstawie wyżej wymienionych założeń ze względu na odmienny charakter pracy i kulturę organizacji.
Optymalizacja kosztów
Nowa siedziba MediaCom znajduje się w dzielnicy biznesowej, tj. poprzemysłowym Służewcu. Paradoksalnie budżet tej inwestycji, mimo zastosowania wielu niestandardowych materiałów i unikalnych elementów wyposażenia, udało się utrzymać na poziomie kosztów standardowego wykończenia oferowanego w budynkach w centrum miasta. To zasługa lidera projektu – dyrektora administracji Grzegorza Gaja, który podpisał umowę z deweloperem dopiero po zakończeniu projektu architektonicznego. Następnie wytrwale negocjował z dostawcami i we współpracy z architektami szukał tańszych zamienników, które pozwolą zachować rezultat oczekiwany przez zarząd.
Pierwsza ankieta ewaluacyjna wykazała, że pracownicy są bardzo zadowoleni z nowej przestrzeni, a średnia deklarowanej przez nich satysfakcji to 82%. Z łatwością zaadaptowali się do nowych zasad funkcjonowania i intuicyjnie wybierają odpowiednie miejsca dostosowane do wykonywania konkretnych zadań. Udało nam się zrealizować wszystkie założenia projektowe. Pracownicy są zadowoleni i dumni z nowego miejsca pracy, chętnie oprowadzają gości po biurze i promują je w mediach społecznościowych.
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny »
Standard to za mało
Strategia | Miejsca pracy Aleksander Krakowski PLDuża dostępność powierzchni biurowych w największych miastach pozwala najemcom oczekiwać rozwiązań precyzyjniej niż dotychczas dopasowanych do ich indywidualnych potrzeb.
