Pandemia COVID‑19 sprawiła, że to, co było benefitem albo rzeczywistością start‑upów, stało się powszechną praktyką niemal wszystkich firm. Chodzi oczywiście o pracę zdalną. Obecna rzeczywistość powoduje, że jest ona czymś więcej niż tylko realizacją zawodowych zadań w domu. Wyższy poziom pracy wirtualnej gwarantują rozwiązania chmurowe.
PRZECZYTAJ CAŁY ARTYKUŁ W WERSJI PDF
Marcowe, związane z lockdownem, przejście na home office było często działaniem spontanicznym i przymusowym. Teraz, gdy już oswoiliśmy się z nową normalnością, podchodzimy do pracy zdalnej w sposób bardziej systematyczny i uporządkowany, bowiem praca zdalna to coś więcej niż tylko wysłanie pracownika do domu z laptopem. To cała filozofia wirtualnej pracy: dostosowanie nie tylko techniczne i administracyjne, ale również stworzenie nowej kultury pracy. Ta jednak bardzo często zależy od aspektów technologicznych. Praca z wykorzystaniem narzędzi wirtualnych wymaga nierzadko nowych kompetencji i umiejętności.
Kluczowa wydaje się umiejętność pracy w środowisku wirtualnym. „Umieszczenie” narzędzi do pracy zdalnej w chmurze ma wiele korzyści. Po pierwsze, takie rozwiązanie umożliwia ścisłą współpracę pracowników z danego zespołu, jak i różnych zespołów ze sobą. Po drugie, umożliwia kontrolę procesów i pozwala na sprawne zarządzanie projektami. Po trzecie, z technologicznego punktu widzenia zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa w sytuacji, gdy ludzie pracują w domowym zaciszu: odpowiednio zabezpieczona chmura (np. od sprawdzonego dostawcy rozwiązania) pozwala stworzyć „namiastkę” firmowego serwera.
Chociaż ilość narzędzi do pracy zdalnej jest ogromna, to wciąż najlepszym rozwiązaniem jest wybór całego pakietu. Dobór tutaj powinien zależeć od rodzaju pracy i branży, jednak narzędzia all‑in‑one są dla zdecydowanej większości wystarczające, gdyż pozwalają na intuicyjne nawigowanie poprzez wykorzystanie mechanizmów dobrze znanych z sieci społecznościowych. Wszystkie mają na celu utrzymanie transparentności komunikacji oraz zredukowanie liczby spotkań i e‑maili. I zdecydowana większość z nich to narzędzia chmurowe. Bo też chmura to przyszłość i prawdopodobnie za kilka lat firmy niewykorzystujące rozwiązań chmurowych będą tak rzadkie jak te, które dziś nie wykorzystują w swojej działalności internetu.
Poniższy przegląd propozycji i możliwości ma formę raczej ilustracyjną, bowiem każda firma powinna wybrać narzędzia „pod siebie” i nie ma sprawdzonego zestawu narzędzi ani łatwego wzoru, jak ułożyć pracę zdalną.
Zdalna komunikacja i wideokonferencje. Google i Microsoft z propozycją na czas epidemii
Poza poczciwym starym Skype’em popularnym komunikatorem jest również Google Hangouts, który w opcji Hangouts Meet umożliwia wielokanałowe spotkania. Rozwiązanie Google’a umożliwia organizowanie większych spotkań (do 250 uczestników), strumieniową transmisję na żywo dla nawet 100 tys. widzów oraz możliwość rejestrowania spotkań i zapisywania ich na dysku Google. Warto dodać, że na czas pandemii Google zniósł opłaty za rozszerzoną wersję. Także Microsoft ma swoją propozycję – to narzędzie Teams, które umożliwia rozmowy i wideokonferencje. Także ten gigant cyfrowy na ten trudny czas zniósł ograniczenia dla użytkowników.
Jednym z popularnych narzędzi jest również GoToMeeting. Ma ono jedną zasadniczą wadę – w wersji bezpłatnej mogą z niego korzystać maksymalnie trzy osoby, więc nie przyda się w przypadku dużych posiedzeń. Warto wspomnieć także o programie AnyMeeting, dzięki któremu można prowadzić konferencje internetowe w jakości HD. Zaletą jest to, że ani organizator, ani uczestnicy nie muszą instalować żadnych dodatkowych aplikacji na swoim komputerze. Wszystko działa z przeglądarki internetowej.
Wirtualne tablice
Wielkim wyzwaniem w przypadku pracy zdalnej jest zarządzanie zadaniami. Nie każdy pracownik jest w stanie samemu zapanować na priorytetami i przygotować sobie solidną listę to do. Kiedy menedżer nie może podejść do biurka i pomóc pracownikowi w ustaleniu harmonogramu pracy, rozwiązaniem są wirtualne tablice i programy do zarządzania pracą, takie jak Microsoft Planner, Evernote czy Trello.
Ta pierwsza to intuicyjny organizer od Microsoftu. Polecany szczególnie tym, którzy korzystają z rozwiązań Microsoft 360. Evernote to zaś znane narzędzie do trzymania notatek w jednym miejscu, w praktyce świetnie organizuje pracę. W wersji darmowej z ograniczoną pojemnością. Dobrą opinię ma Trello. Ten darmowy (w podstawowej wersji) program ułatwia zarządzanie zadaniami i projektami. W zasadzie jest to rodzaj wirtualnej tablicy, na której umieszczane są listy zadań do wykonania.
Zdalny obieg dokumentów
W czasie pracy zdalnej kluczowy staje się obieg dokumentów. W rezultacie to, czego nie można fizycznie położyć na biurku czy zapisać na dysku firmowym, trzeba umieszczać w przestrzeni chmurowej. Najbardziej popularny jest chyba dysk Google i nie ma sensu tutaj więcej się rozpisywać o zaletach i wadach tego popularnego rozwiązania.
Nieco mniej znanym rozwiązaniem jest Dropbox Business, który ewoluował ze zwykłego dysku chmurowego do przestrzeni dopasowanej do współpracy zespołowej. Dropbox w wersji biznesowej oferuje 5 TB przestrzeni, pełną kompatybilność dla dokumentów Office 365 oraz G Suite, a dodatkowo posiada funkcję kopii zapasowej do 180 dni wstecz. Jedną z funkcji wchodzących w skład usługi jest Dropbox Paper – edytor dokumentów tekstowych oraz notatek.
Na rynku dostępnych jest także wiele innych rozwiązań przygotowanych przez dostawców usług chmurowych. Warto tutaj wspomnieć o rozwiązaniach takich jak DocuSafe (Com‑Pan), WorkFlow (Archman) czy platforma EDI od firmy Comarch. Wybór programu zależy od tego, czy planujemy jego wdrożenie ad hoc na czas epidemii, czy też rozważamy skorzystanie z takiego systemu dłużej, niezależnie do sytuacji epidemicznej.
Zdalna obsługa biura
Popularnym rozwiązaniem jest Team‑Viewer, który umożliwia obsługę zdalną pulpitu drugiego użytkownika. To idealne rozwiązanie dla zespołów IT i helpdesk. Program sprawdzi się w obecnej sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej większość pracowników przebywa poza siedzibą firmy. Warto pamiętać, że darmowa wersja pozwala na ograniczone czasowo sesje, ale każda z nich powinna pozwolić na wykonanie najważniejszych zadań. Ciekawą alternatywą dla bardzo popularnego TeamViewera jest darmowy program UltraVNC, korzystający z protokołu VNC, dzięki czemu można za jego pomocą nawiązać połączenie z każdym kompatybilnym z nim systemem operacyjnym. Dodatkową zaletą aplikacji jest szyfrowanie połączeń za pomocą biblioteki OpenSSL.
Zdalne podpisywanie dokumentów
Profilaktyczna kwarantanna sprawiła również, że w znacznym stopniu zostały ograniczone możliwości spotkań nawet w skromnym dwuosobowym gronie. Siłą rzeczy trudno o sformalizowanie czy sfinalizowanie wielu procesów, które wymagają podpisu. Rozwiązaniem jest tu zdalna akceptacja poprzez cyfrowy podpis. Właściciel zdalnego podpisu kwalifikowanego może podpisać dokument elektronicznie poprzez certyfikat kwalifikowany. W efekcie mobilnym podpisem elektronicznym w chmurze można podpisać m.in. umowy, regulaminy, dokumenty księgowe oraz wszystkie inne dokumenty wymagające tradycyjnego podpisu.
Warto podkreślić, że dokument elektroniczny podpisany podpisem kwalifikowanym z punktu widzenia prawa ma takie same właściwości jak podpis złożony na papierze. Popularnym narzędziem w tym zakresie jest np. kwalifikowany podpis elektroniczny dostarczany przez Asseco Data Systems czy podpis Autenti by InfoCert.
Dlaczego narzędzia do pracy zdalnej powinny być w chmurze?
Migracja do chmury to zazwyczaj proces czasochłonny i kosztowny. Marcowy lockdown wymusił na wielu firmach migrację w trybie bardzo spiesznym. I o ile łatwo można przestawić się na rozmowy wyłącznie przez komunikator, to w prociesie przeniesie narzędzi i wdrożenie filozofii pracy w chmurze wymagało czasu. Skoro jednak ostatnie pół roku wiele organizacji poświęciło na częściowe choćby wykorzystanie narzędzi chmurowych, to warto kontynuować ten proces transformacji cyfrowej i doprowadzić go do końca.
Przeniesie narzędzi i procesów do chmury to pewnego rodzaju zabezpieczenie przed przyszłymi turbulencjami. Umieszczenie firmy w chmurze – jakkolwiek by to nie brzmiało – jest gwarancją, że niezależnie od wielu czynników firma będzie działać. Zarówno w czasie ewentualnej kolejnej (odpukać) epidemii, ale także i wtedy, gdy zechce prowadzić oddziały paza granicami kraju. Ogrom możliwości dostarczanych przez cloud computing umożliwia dopasowanie właściwego rozwiązania do każdego projektu.
Zrozumienie, że firma to nie fizyczna przestrzeń, lecz ludzie realizujący projekty – połączeni wspólnym celem, a nie fizyczną przestrzenią – to kluczowe doświadczenie czasów pandemii. Menedżerom, którzy przyjęli tę filozofię, będzie łatwiej nie tylko o utrzymanie firmy, ale i o sukces.
