Od agencji pracy do outsourcingu procesów

Braki kadrowe doskwierają każdej branży. Coraz więcej zakładów ma problem ze znalezieniem na rynku fachowców, a bez nich nie są w stanie wyprodukować ani sprzedać swoich towarów. Ogólnopolska agencja Bisar stara się zapełnić tę lukę i pomóc firmom w rozwoju.

Partenerem materiału jest Bisar.

Jeszcze parę lat temu agencje pracy rekrutowały głównie polskich pracowników, dziś jest ich znacznie mniej. Dlatego agencje werbują obcokrajowców chcących przyjechać do Polski. W naszej firmie proces rekrutacyjny zaczyna się od momentu, w którym klient składa zamówienie, precyzując swoje oczekiwania wobec pracowników. Następnie zagraniczne biura Bisar – we Lwowie, Odessie i Kijowie, jak również w Mińsku i innych miastach na Białorusi – wprowadzają kandydatów do programu rekrutacyjnego. Klient, mając wgląd w ich profile i CV, wybiera tych, którzy najbardziej mu odpowiadają. Zajmujemy się kompleksową obsługą zwerbowanych pracowników – pomagamy w uzyskaniu wizy i wszystkich dokumentów legalizacyjnych, sprowadzamy ich do Polski, zapewniamy zakwaterowanie, a także całą obsługę prawną i kadrowo‑płacową. Dla polskich firm jest to bardzo wygodna forma współpracy.

Pracownicy z Dalekiego Wschodu

Do tej pory Bisar rekrutował pracowników z Europy Wschodniej, głównie Ukrainy. Coraz częściej jednak obywatele tego kraju traktują Polskę zaledwie jako przystanek na drodze do państw starej Unii. Nie chcą pracować za najniższą polską stawkę, dlatego decydują się na wyjazd. To powoduje bardzo dużą rotację – coraz trudniej rekrutować ludzi ze Wschodu i coraz trudniej ich utrzymać. Dlatego w zeszłym roku rozpoczęliśmy pracę nad ofertą zatrudnienia ludzi z Azji. Rozpoczęliśmy współpracę z partnerami z Bangladeszu, Nepalu, Wietnamu, Indii i Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Tacy pracownicy są atrakcyjni, gdyż starają się o dwuletnie bądź trzyletnie zezwolenie – przedłużając wizę co roku. Niebezpieczeństwo rotacji personelu zostaje zminimalizowane. Poza tym Azjaci najczęściej zostają w Polsce i starają się zalegalizować pobyt w Unii Europejskiej, zostać rezydentem, płacić podatki i pracować legalnie. Niestety, proces rekrutacji pracowników z Azji spowalnia długi czas oczekiwania na wizę. Polskie konsulaty – zwłaszcza ten w New Delhi w Indiach – nie nadążają za potrzebami rynku pracy.

Outsourcing procesów

Bisar wprowadził rozwiązanie, które nie jest innowacyjne w skali Europy, ale bardzo dobrze sprawdza się w przypadku zatrudniania cudzoziemców. Jest to typowy outsourcing. W jego ramach firma Bisar nie tylko zapewnia określoną liczbę pracowników, ale też odpowiada za dany proces klienta – wykonanie określonego planu dotyczącego czasu pracy lub wyprodukowania sztuki towaru leży w naszej gestii. Takie rozwiązanie umożliwia korzystającej z niego firmie większą elastyczność, ponieważ jeżeli w danym zakładzie zachodzi pilna potrzeba przyspieszenia produkcji, można zatrudnić pracowników z innych miast. Firma Bisar przejmuje ryzyko tej współpracy. Gwarantuje szybką realizację zleceń, zamówień i usuwa konieczność legalizacji pracy nowych osób. Popularność tego rodzaju usług rośnie w bardzo szybkim tempie. Outsourcing jest narzędziem wykorzystywanym przez pracodawców w celu zmniejszania liczby etatów w zakładzie pracy lub przenoszenia obowiązków związanych z obsługą kadrowo‑płacową osób zatrudnionych w danej firmie na inny podmiot.

Outsourcing polega na wyodrębnieniu z podstawowej struktury przedsiębiorstwa poszczególnych zadań i przekazywaniu ich w celu realizacji podmiotom zewnętrznym. Analogicznie, w outsourcingu procesów wraz z wydzieleniem konkretnych działań odbywa się również przeniesienie pracowników do innego pracodawcy. Przenoszone są całe procesy produkcyjne lub operacyjne na terenie zakładu pracy klienta wraz z nadzorem nad ich rezultatem. Każdemu klientowi przydzielamy koordynatora odpowiedzialnego za nadzór nad projektem, bieżącą komunikację, logistykę oraz opiekę nad pracownikami. Gdy firma klienta liczy ponad 50 osób, wówczas koordynator pracuje na stałe w zakładzie należącym do klienta. Jego zadaniem jest monitorowanie bieżących potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie personalnym. Koordynator pozostaje w stałym i bezpośrednim kontakcie zarówno z klientem, jak i z pracownikami.

Krok po kroku

Przed wdrożeniem usługi następuje integracja systemu kadrowo‑płacowego. Współpracując z klientem, ustalamy procedury i schematy działania, a następnie rekrutujemy pracowników długoterminowych. Drugim pośrednim etapem wdrożenia usługi jest outsourcing personalny, w ramach którego Bisar przejmuje pełną odpowiedzialność za rekrutowanych pracowników, jak również wszelkie rozliczenia kadrowo‑płacowe oraz ewidencję czasu pracy. Na terenie zakładu klienta instalujemy autorski system Rejestratorów Czasu Pracy (RCP), wprowadzamy koordynatorów oraz brygadzistów, którzy w uzgodnieniu z klientem zarządzają personelem. Na tym etapie prowadzimy szkolenia nowych pracowników w zakresie procesów i technologii obowiązujących w firmie klienta. Aby skutecznie zarządzać powierzonymi procesami, Bisar pozyskuje wiedzę dotyczącą pracy na systemach klienta, a także przygotowuje analizę prawną i technologiczną w celu wydzielenia linii produkcyjnej lub procesu na potrzeby outsourcingu procesowego.

Ostatecznie dochodzi do przejęcia danej linii produkcyjnej lub procesu w wyodrębnionej części zakładu klienta, a odpowiedzialność za efekty pracy spoczywa na firmie Bisar. Rozliczenie za wykonane usługi następuje na podstawie Miesięcznych Protokołów Odbioru, które są sporządzane na podstawie zaakceptowanych przez klienta dziennych protokołów zdawczo‑odbiorczych. Nadzór klienta nad wykonywaną usługą może się ograniczyć jedynie do kontroli zakresu i ilości wykonywanych prac (jedynie poprzez składane zlecenia). Oznacza to również, że menedżerowie klienta nie mogą planować czasu pracy, w tym tworzyć grafików pracy personelu pracującego w outsourcowanych procesach, decydować o jego urlopach lub godzinach nadliczbowych, wydawać bezpośrednich poleceń służbowych z wyjątkiem akcji związanych z BHP w ramach obowiązków ustawowych (akcja ratownicza, zagrożenie zdrowia lub życia), decydować o szkoleniach BHP ani o prawach i obowiązkach wynikających z zatrudnienia pracowników firmy Bisar.

Klient korzystający z outsourcingu procesów musi pogodzić się z tym, że nie będzie bezpośrednio zarządzał wszystkimi osobami pracującymi w jego firmie. To Bisar zarządza wszystkimi aspektami czasu pracy związanymi z realizacją świadczonych usług i rozlicza je. Dobiera swój personel, tworzy grafiki zawierające czas i miejsce wykonywania pracy. Podejmuje decyzje o zmianie miejsca wykonywania usługi i prowadzi ewidencję czasu pracy. Niemniej jednak coraz więcej dużych kontrahentów firmy Bisar przechodzi na tę formę współpracy. Przykładem jest firma z Pomorza, zajmująca się przetwórstwem ryb. Przeprowadzono w niej zmianę formy współpracy z agencji pracy tymczasowej na outsourcing procesów. Dzięki temu udało się przyspieszyć czas wdrażania pracowników z trzech tygodni do trzech dni, zwiększyć wydajność procesów, a także szybkość reakcji na zmieniające się potrzeby produkcyjne. Decyzja o zatrudnieniu pracowników z Filipin zaowocowała zmniejszeniem rotacji personelu do 5% i wydłużeniem średniego okresu pracy jednego pracownika nawet do trzech lat. Te dane pokazują, że outsourcing procesów może doprowadzić do większej optymalizacji przedsiębiorstw.

Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »

Outsourcing dziś i jutro 

Outsourcing jest potężnym narzędziem do poprawy efektywności i napędzania zmian biznesowych. Wbrew pozorom wymaga od obu stron kontraktu inwestycji „z góry”.

Tańsza energia dzięki outsourcingowi 

Obniżanie kosztów energii elektrycznej zużywanej przez organizację to więcej niż tylko korzystne umowy z dystrybutorami. Oszczędności przynieść mogą również dostępne w outsourcingu narzędzia stale podnoszące efektywność energetyczną przedsiębiorstw.

Multidyscyplinarny partner biznesowy 

Jedna z największych firm doradczych w Polsce oraz jedna z wiodących sieci doradców i konsultantów biznesowych na świecie rozpoczynała działalność od konsultingu gospodarczego i usług audytorskich.

Outsourcing jako sposób zarządzania ryzykiem 

Ryzyko jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Można próbować je zminimalizować lub całkowicie wyeliminować. Okazuje się, że nie wszystkie jego czynniki są brane pod uwagę w sprawozdaniach spółek.