Co zrobić, aby twoi pracownicy, którzy dotychczas siedzieli biurko w biurko, z dnia na dzień zaczęli efektywnie pracować, siedząc na kanapie albo przy stole w kuchni? Oprócz zapewnienia im oczywistych rzeczy, takich jak sprzęt, technologia i narzędzia online, jako menedżer masz jeszcze jedno zadanie – musisz stawić czoło wirtualnej komunikacji i uzbroić się w mnóstwo empatii.
Kiedy będziesz pamiętać, że pracujesz z ludźmi, nie tylko zauważysz ich twarze na ekranie komputera, ale także usłyszysz, co naprawdę mają ci do powiedzenia i zrozumiesz ich potrzeby. Dopiero wtedy zdalne zarządzanie przyniesie efekty, na których tak bardzo ci zależy.
Jesteś gotowy na przyspieszony kurs zdalnego zarządzania?
Reguła 1. Ustal reguły
Jasne zasady pozwalają uniknąć zamieszania, niepotrzebnych tarć i nieporozumień. Dlaczego? Każdy wie, czego może oczekiwać od innych: kto w jakich godzinach pracuje, kiedy ma przerwy, czy woli wysłać mail, czy zadzwonić. Zasady eliminują wrażenie, że poszczególni członkowie zespołu mają uprawnienia, których inni nie posiadają.
Jak to zrobić?
Nie zakładaj i nie myśl, że wiesz najlepiej. Zapytaj swoich pracowników, w jakich godzinach najchętniej zaczynaliby i kończyli pracę, kiedy chcą się spotykać, a kiedy odbywać odprawy. Znajdź rozwiązanie, które będzie akceptowalne dla większości i które jest elastyczne.
Razem z zespołem ustal, jak będziecie się ze sobą komunikować, czy odbieracie telefony po godzinach pracy, czy nie, ile czasu dajecie sobie na odpowiedź, co zrobicie w sytuacjach wyjątkowych? Postarajcie się przewidzieć jak najwięcej możliwych scenariuszy.
W obliczu kryzysu i zagrożenia koronawirusem wybierz pracę zdalną. Stwórz wirtualny zespół, który nie będzie miał problemów z komunikacją i budowaniem długotrwałych relacji.
Opracujcie też jasne KPIs (cele) – bo tylko wtedy będziesz mógł wyegzekwować od swoich pracowników, co, na kiedy i jakiej jakości ma być zrobione. Może trzeba będzie zweryfikować dotychczasowe cele? Nierzadko te, które działają w warunkach tradycyjnego przychodzenia do biura, przy pracy zdalnej wymagają ponownego przemyślenia.
Raz dziennie spotykaj się z zespołem na krótką odprawę (ustalcie jej godzinę i czas, jaki ma do dyspozycji każdy członek zespołu, np. 2 minuty). Dzięki niej wszyscy będą wiedzieli, nad czym kto pracuje i na jakim jest etapie.
Praca zdalna to współpraca, więc każdy musi czuć, że ma na nią wpływ. I powinien mieć swój udział w opracowaniu reguł.
Reguła 2. Postaw na mocne relacje osobiste
Praca zespołowa to silne relacje osobiste – im bardziej ludzie się znają, tym lepiej i wydajniej potrafią współpracować. Zespoły zdalne z natury rzeczy mają mniej interakcji osobistych niż te, które siedzą obok siebie. Dlatego tak ważne jest, by ich członkowie mieli do siebie zaufanie i czuli się ze sobą związani. Ważna jest też technologia, która nie może zawodzić – nie ma nic bardziej irytującego niż zakłócenia podczas wideokonferencji.
Jak to zrobić?
Mimo że każdy z nas ma mało czasu i nie chce tracić go na długie rozmowy telefoniczne czy wideo, zamiast zaczynać wirtualne spotkania od przechodzenia przez agendę – zadaj kilka otwartych pytań: co robiliście w ten weekend? jakie macie plany na kolejny? Jest to prosty sposób na nawiązanie relacji i pokazanie, że jesteś rzeczywiście ciekawy, co słychać u drugiej osoby. Im zespół lepiej się zna, tym bardziej osobiste są pytania.
Zadbaj o jakość połączeń wideo i wybierz program do ich obsługi, który zaakceptuje cały zespół. Upewnij się, że wszyscy mają dostęp do szybkiego internetu. Jeśli ma to być ważne narzędzie do budowania relacji, musi być nie tylko intuicyjne, ale też niezawodne.
Jak stworzyć dobry wirtualny zespół? Sięgnij po sprawdzone rady i studia przypadku, dzięki którym poznasz najlepsze zasady budowania relacji i komunikacji w zespole oraz skutecznego motywowania i współdziałania.
Reguła 3. Daj się widzieć
Choć wydaje się to oczywiste, większość firm nadal chętniej korzysta z połączeń audio niż z wideo. Wideo to dużo więcej niż tylko zgoda na patrzenie na siebie. Język niewerbalny jest tak samo ważny, jak słowa, które wypowiadamy. Kiedy ludzie nie widzą wyrazu twarzy i gestów, zgadują. A wtedy rodzą się domysły, niedopowiedzenia i konflikty. Całkowicie zbyteczne.
Jak to zrobić?
Ważne spotkania organizuj z możliwością rozmowy wideo. Przed spotkaniem uprzedź uczestników, że będą się widzieli.
Bycie widocznym w pracy zdalnej mobilizuje do uczestniczenia w rozmowie. Zgrane zdalne zespoły pozwalają każdemu członkowi zabrać głos i podzielić się swoimi przemyśleniami. Jeśli zobaczysz kogoś, kto próbuje włączyć się do rozmowy, daj mu głos. Inaczej nie usłyszysz zdania wszystkich, a najgłośniejsi przejmą kontrolę.
Pozwalając uczestnikom mówić pojedynczo i zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem (np. każdy ma przed sobą koło, na którym są wypisane imiona osób biorących udział w spotkaniu), nie tylko poznasz wszystkie opinie, ale także okażesz innym szacunek.
Reguła 4. Promuj obecność
Jeśli podczas wideokonferencji komuś zadzwoni telefon, dla pozostałych jest to dużo bardziej irytujące, niż gdyby stało się to w biurowym pokoju czy sali konferencyjnej. Praca i spotkania online wymagają od pracowników wyczucia i dużo uważniejszego zachowania niż praca w biurze.
Jak to zrobić?
Na początku spotkania poproś zespół o wyciszenie telefonów i położenie ich w miejscu niewidocznym dla innych (warto to uwzględnić w wypracowanych regułach).
Świadomie nawiązuj kontakt wzrokowy z osobą po drugiej stronie ekranu. Bądź wyczulony na zaangażowanie innych – jeśli ktoś wydaje ci się nieobecny duchem, zapytaj go, co się dzieje.
Kiwnij głową lub powiedz „dziękuję” po tym, jak ktoś powie coś, z czym się zgadzasz. Spraw, by zespół poczuł, że naprawdę go słuchasz i koncentrujesz na nim całą swoją uwagę.
Unikaj rozmów z osobami, które nie uczestniczą w waszym spotkaniu, a np. weszły do pokoju, w którym pracujesz. Jeszcze przed wirtualnym spotkaniem poproś dzieci, by nie przeszkadzały ci podczas rozmowy.
Po kilku wideokonferencjach usiądź z zespołem i przeanalizujcie, co wam najbardziej przeszkadza w transparentnej komunikacji online. Przez pierwszy miesiąc pracy dopisujcie do swojej listy kolejne elementy, na które będziecie zwracać uwagę.
Reguła 5. Zapewnij kontakt w realu
Interakcji osobistych nie można zastąpić. Praca zdalna nie oznacza, że twój zespół nigdy się więcej nie zobaczy.
Jak to zrobić?
Dopóki ze względu na zagrożenie epidemiologiczne trzeba zostać w domu – rano możecie spotykać się na wirtualne kawy, a raz w tygodniu umówcie się na godzinę porozmawiania o niczym. Takie wirtualne spotkania budują relacje i pozwalają na dostrzeżenie perspektywy drugiego człowieka.
Przynajmniej raz w miesiącu spotykaj się indywidualnie z każdym członkiem zespołu i proś o informację zwrotną, co powinniście ulepszyć w budowaniu waszych relacji. Ludzie proszeni o pomoc chętnie dzielą się swoimi przemyśleniami.
Kiedy wszystko wróci do normy – wykorzystaj oszczędności, jakie daje praca zdalna, i przeznacz je na działania integracyjne w świecie realnym.
