Dla współczesnych firm, które stają przed koniecznością integracji wielu systemów informatycznych, migracja do chmury jest wręcz koniecznością. Przekonała się o tym firma Arcade Beauty, która zdecydowała się na implementację chmury prywatnej dostarczanej przez firmę OVH.
O tym wdrożeniu opowiada nam Michał Maciejewski, menedżer ds. infrastruktury IT na Europę w Grupie Arcade Beauty. Rozmawiał Paweł Górecki, redaktor „Harvard Business Review Polska”.
Grupa Arcade Beauty zajmuje się produkcją szerokiego spektrum próbek, np. dla branży kosmetycznej. Firma powstała ze strategicznego połączenia Arcade Marketing i firmy Bioplan. Fuzja obu tych podmiotów, a także dalszy ich wzrost przyniosły spore wyzwanie pod względem integracji infrastruktury obu organizacji. Celem było stworzenie wspólnego środowiska IT. Aby go zrealizować, firma zdecydowała się na przeniesienie zasobów firmy do prywatnej chmury.
Jestem zwolennikiem umieszczania wysoko dostępnych systemów w chmurze. To obecnie najlepszy, najprostszy i najbardziej opłacalny sposób na bezpieczne współdzielenie zasobów. Bezpieczne, bo chmura prywatna gwarantuje dostęp tylko z wewnątrz firmy – mówi Maciejewski.
Skąd informacja o nowej technologii?
Firma Arcade Beauty dowiedziała się o rozwiązaniu OVH dzięki przeprowadzeniu badań rynku. Jest firmą średniej wielkości. Zaspokojenie jej potrzeb nie wymagało zastosowania najdroższych rozwiązań. **Firma chciała dopasować nowy system do swoich potrzeb pod względem elastyczności, dostępności rozwiązań technologicznych, ale też skalowalności. **
Przedsiębiorstwu zależało na długotrwałej współpracy z dostawcą pożądanego rozwiązania. Szukaliśmy firmy zaufanej, która ma mocną pozycję na rynku. Przebadaliśmy pod tym kątem wszystkie dostępne oferty. Określiliśmy nasze potrzeby i w zestawieniu z propozycjami napływającymi z rynku uznaliśmy, że OVH najbardziej odpowiada na nasze potrzeby, gdyż oferuje bardzo dobry stosunek jakości do ceny – wyjaśnia Maciejewski.
Dodatkowym atutem firmy OVH był fakt, że jest organizacją globalną. Cześć fabryk Arcade Beauty znajduje się we Francji. Ponad 50% działalności firmy obejmuje rynek amerykański. W kontekście obecności na rozmaitych rynkach współpraca z firmą globalną jest bardzo cenna.
Europejska część Arcade Beauty planuje wprowadzenie systemu ERP z prawdziwego zdarzenia, i to – zdaniem Maciejewskiego – jeden z krytycznych czynników, dla których firma zdecydowała się na uporządkowanie całej infrastruktury informatycznej i przeniesienie zasobów do chmury.
Odpowiedni moment na wdrożenie
Okazuje się, że implementacja nowego rozwiązania nie była czasochłonna. Udało się ją przeprowadzić w ciągu weekendu. Choć w tym miejscu należy dodać, że zanim do tego doszło, firma OVH udostępniła środowisko testowe. Próby pozwoliły uniknąć przykrych niespodzianek podczas implementacji właściwej. Tuż po zakończeniu okresu testowego rozpoczęła się migracja do chmury.
Największym wyzwaniem związanym z migracją było odpowiednie wybranie momentu na przeprowadzenie tej operacji. We współczesnej firmie systemy informatyczne muszą działać 24 godziny na dobę, przez siedem dni w tygodniu. Biznes nie może funkcjonować bez maila choćby przez godzinę. Może nie być wody, ale poczta elektroniczna musi działać.
Najpierw więc, jeszcze w czasie testów, musieliśmy tak zaplanować moment migracji, aby przerwa w dostępie do usług IT była jak najkrótsza – podkreśla Maciejewski.
Testowanie rozmaitych scenariuszy migracyjnych było ważne także ze względu na to, jakie systemy przenoszone były do chmury. W pewnym sensie przestawialiśmy meble, których sami nie konstruowaliśmy. Spodziewaliśmy się, że będą tam rozmaite niespodzianki, przeróżne usprawnienia czy rozwiązania dodawane z biegiem lat – mówi Maciejewski.
Wybierając moment na migrację, trzeba było wziąć pod uwagę funkcjonowanie także samego biznesu, a więc uwzględnić różnego rodzaju kluczowe momenty, takie jak zamknięcia projektów czy okresów rozliczeniowych. Musieliśmy tak wybrać moment migracji, by nie kolidował z ważnymi dla firmy działaniami – dodaje. W rezultacie po podjęciu wszystkich tych środków ostrożności migrację udało się przeprowadzić w jeden weekend.
Wyzwania podczas wdrożenia
Przy tego rodzaju migracjach wyzwaniem są nie tylko trudności techniczne, ale też komunikacyjne. Użytkownicy mają zawsze różnego rodzaju pytania i wątpliwości. W przypadku wdrożenia w Arcade Beauty spora część pracy spadła więc na dyrektora komunikacji. Jego zadaniem było wyjaśnienie pracownikom, dlaczego rozwiązanie jest firmie potrzebne.
Korzyści z wdrożenia
Rozwiązanie chmurowe, na które zdecydowała się firma Arcade Beauty, ma tę zasadniczą zaletę, że jest skalowalne. Potrzebne zasoby można dowolnie zwiększać i zmniejszać. W efekcie płaci się tylko za te, z których się rzeczywiście korzysta. Nie inwestuje się w infrastrukturę IT, która później przez większość czasu jest nieużywana.
Firma może też liczyć na stałe wsparcie ze strony ekspertów OVH. System wykorzystuje rozwiązania VMware, które w branży cieszą się bardzo dobrą opinią.
Ogromną ich zaletą jest możliwość zwirtualizowania sieci. Oznacza to, że połączenia pomiędzy poszczególnymi jej węzłami można tworzyć, klikając myszką, bez konieczności przepinania przewodów. Technologia ta pozwala na wprowadzanie zmian w konfiguracji sieci, które wcześniej byłyby niezwykle czaso- i pracochłonne.
Infrastruktura IT tworzy krwioobieg informacji w firmie. Dzięki niej odrębne dotąd działy czy części firmy, które kiedyś były oddzielnymi organizacjami, mogą efektywnie się łączyć, wspólnie podejmować działania mimo różnic geograficznych. Jest to szczególnie łatwe dzięki chmurze, z której można korzystać i w domu, i w pracy, i w podróży*. Uważam, że o ile porównywanie chmury do wynalazku koła może być uznane za nadużycie, to już porównanie jej do opony jest zupełnie zasadne* – podsumowuje Maciejewski.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!
