Korzystanie z rachunków bankowych samo w sobie nie przynosi wartości biznesowej firmom, ale jest niezbędne do ich funkcjonowania.
Każda z nich płaci i otrzymuje płatności, rozlicza się z dostawcami, odbiorcami, urzędami, odprowadza podatki, wypłaca wynagrodzenia. Największe przedsiębiorstwa procesują miesięcznie kilkaset tysięcy płatności. Poza technicznym rozliczeniem – wczytaniem pliku z przelewami, autoryzacją, pobraniem wyciągu, konieczne jest również efektywne zarządzanie płynnością, czyli takie połączenie biegów płatności in i out, aby zmaksymalizować saldo na rachunku i obniżyć koszt finansowania. Nakłada się na to jeszcze korzystanie z narzędzi transakcyjnych oferowanych do optymalizacji sprzedaży – karty płatnicze, bramki i terminale płatnicze, które generują kolejne transakcje wymagające rozliczenia.
Cały ten ruch transakcyjny odbywa się na rachunkach bankowych firmy. W Banku Millennium współpracujemy z przedsiębiorcami, którzy posiadają nawet kilkaset różnych rachunków w różnych walutach, przeznaczonych do określonych celów, projektów, rozliczeń. Liczba rachunków rośnie chociażby wtedy, gdy przedsiębiorca korzysta ze wsparcia unijnego i dla każdego projektu otwiera nowe konto.
W takiej sytuacji przekazanie płatności z systemu finansowo‑księgowego do banku, zapisów na rachunkach bankowych do systemu finansowo- księgowego przedsiębiorstwa, rekoncyliacja wyciągów bankowych, rozliczenie transakcji kartami płatniczymi i coraz częściej e‑commerce, potrafi być wyzwaniem.
Kluczowe jest też cyfrowe bezpieczeństwo firmy. Jak uniknąć fraudów, jak zapewnić, że wszystkie dane z i na rachunki zostaną przeniesione poprawnie do systemu księgowego przedsiębiorstwa? Czy można uniknąć transakcji oszukańczych?
Banki oferują usługę, która zdecydowanie usprawnia i automatyzuje pracę z rachunkami bankowymi, wspierając biegi płatności, zarządzanie płynnością oraz bezpieczeństwo rozliczeń. Potocznie nazywamy ją „WEB SERVICE” lub „API”, a w Banku Millennium jest to Millenet Link. To usługa sieciowa, dzięki której firma ma prostą i wygodną, a przede wszystkim bezpieczną możliwość połączenia swojego systemu finansowo‑księgowego bezpośrednio z system banku. Warto wspomnieć, o czym nie zawsze firmy wiedzą, że wiele systemów księgowych posiada już gotowe „wtyczki” do banku i zazwyczaj wystarczy je udrożnić, aby z nich korzystać, często bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Aplikacje komunikują się ze sobą szybciej, bezpieczniej i bez ograniczeń wynikających z procesów manualnych, a służby księgowe mogą w tym czasie realizować bardziej wymagające zadania.
Jeśli firma korzysta z tego typu usługi, działy księgowe otrzymują konkretne korzyści. Automatyczne, bez konieczności logowania do systemu bankowego, zasilanie systemu księgowego danymi o operacjach na rachunkach: wczytywanie wyciągów, pobieranie historii transakcji dowolnej porze dnia czy też aktualizacja salda. Automatyczne wysyłanie przelewów do banku wraz z ich autoryzacją bezpośrednio z systemu finansowo‑księgowego, bez konieczności przenoszenia plików czy wpisywania transakcji manualnie czy też automatyczne przekazywanie danych o fakturach wykupionych i do wykupu, w przypadku korzystania z faktoringu.
Firmy, które nie są jeszcze gotowe do komunikacji poprzez interfejsy sieciowe, mają możliwość wyboru pomiędzy różnymi modelami integracji, począwszy od prostych, gotowych rozwiązań, opartych na wymianie plikowej, do indywidualnych projektów. Zawsze mogą też liczyć na wsparcie banku w tym procesie.
Automatyzacja procesów księgowych we współpracy z bankiem w krótkim czasie przynosi realne oszczędności procesowe – czas, szybkość, sprawność, bezbłędność, bezpieczeństwo. Nie zawsze jest ona równoważna z redukcją budżetu wynagrodzeń, jej celem jest raczej to, aby móc tymi samymi zasobami zrobić więcej lub mądrzej, a proste czynności pozostawić automatom.
