Różne osobowości pracowników, ich wiedza i doświadczenie, a także odmienna specyfika pracy poszczególnych zespołów, z jednej strony zwiększają kreatywność, z drugiej zaś są przyczyną potencjalnych konfliktów. Sposób aranżacji przestrzeni biurowej i metoda jej zmiany mogą wpłynąć na klimat pracy.
Partnerem materiału jest Mikomax Smart Office.
Przyczyny konfliktów o przestrzeń biurową mają różne podłoże. Na co dzień mogą być związane z przedmiotem działalności zespołów, jak np. w przypadku zespołu ds. sprzedaży i zespołu ds. reklamacji korzystających z tej samej sali dla klientów zewnętrznych. Ze sposobem aranżacji biura – mała przestrzeń kuchenna przypadająca na dużą liczbę zatrudnionych osób może sprzyjać rywalizacji o dostęp do stołu lub ekspresu do kawy. Duże zagęszczenie indywidualnych miejsc pracy, szczególnie w przypadku ekstrawertyków, może okazać się nie do zniesienia – i nie chodzi tu jedynie o hałas, ale o zapewnienie przestrzeni egocentrycznej, której każdy potrzebuje. W codziennej pracy projektanci wykorzystują takie rozwiązania jak np. #Hush Phone do szybkich rozmów telefonicznych w celu poprawy akustyki biura i zapewniania odpowiednich miejsc do rozmów telefonicznych.
Konflikty mogą powstawać również na styku zarządzania i przestrzeni, np. w przypadku zespołów, których system premiowy jest oparty na konkurencji w zdobywaniu klientów. Zróżnicowanie sposobów pracy, np. w przypadku jednoczesnych rozmów kilku osób i konieczności pracy w skupieniu innych, bywa przyczyną sprzeczek. W tego typu przypadkach zastosowanie znajduje zróżnicowanie funkcjonalne przestrzeni z wykorzystaniem takich mebli jak np. #Hush Work do pracy indywidualnej lub #Hush Closed do spotkań kilku osób. Rozwiązanie to jest szczególnie atrakcyjne, gdy są potrzebne zmiany punktowe bez kompleksowej zmiany aranżacji. Konflikty związane z przestrzenią mogą powstawać także na tle kulturowym, gdy np. okazuje się, że pokój relaksu znajduje się w pobliżu najbardziej konserwatywnych działów nieakceptujących relaksu i odpoczynku w godzinach pracy. Można wymienić wiele przyczyn i przykładów antagonizmów związanych z przestrzenią biurową.
Organizacje bardzo szybko zauważają potrzebę powrotu do harmonii w przypadku podstawowych dysfunkcji przestrzeni, np. braku dostępności miejsc spotkań, zużycia mebli, braku miejsca związanym z rozwojem firmy i zestarzeniu się aranżacji przestrzeni biurowej, czyli wówczas, gdy jest już potrzebna zmiana całej aranżacji biura. Coraz częściej dostrzegają również rozdźwięk pomiędzy rozwojem technologii i nowymi sposobami pracy a ich obecną przestrzenią biurową. Niektóre mierzą się z bardziej złożonymi problemami generującymi konflikty w organizacji, jak np. przestrzenne łączenie różnych części firmy, fuzje, chęć wzmacniania poczucia jedności lub budowy tzw. wspólnoty wyobrażonej w ramach zróżnicowanej kulturowo organizacji. Inne poprzez zmianę przestrzeni biurowej chcą z jednej strony zachować swoją tożsamość, z drugiej – przystosować się do wymagań współczesności, czyli wymagań nowej generacji i rozwoju technologicznego (np. rozwój pracy mobilnej i smart workingu, z którymi wiąże się rozmycie granicy pomiędzy pracą i czasem wolnym oraz przestrzenią pracy i relaksu). Im większe zróżnicowanie sposobów wykonywania pracy, podejścia do przestrzeni i kultury wewnątrz firmy, tym bardziej przestrzeń staje się elementem zarządzania podtrzymującym harmonię wewnątrz organizacji. Przedsiębiorstwa często uświadamiają sobie, jak bardzo wrażliwe jest środowisko pracy, dopiero wtedy, kiedy trzeba podjąć decyzję o wprowadzaniu w nim zmian. Z myślą o firmach, które chcą wprowadzić zmiany w biurze, stworzyliśmy Smart Working Guide Book for Poland dostępny pod adresem www.mikomaxsmartoffice.pl/smart‑working‑guidebook.
Przyjrzyjmy się trzem różnym sposobom organizacji przestrzeni, uwzględniając zarówno sposób tworzenia harmonii w ramach organizacji, jak i potencjalne konflikty. Pierwszym będzie biuro z wieloosobowymi pokojami, gabinetami oraz salami konferencyjnymi i niewielkimi kuchniami. Dzięki podzielonej przestrzeni różne części organizacji tworzą osobne światy z własnymi normami i sposobami pracy, tzw. silosy, co zapobiega konfliktom, ale również osłabia komunikację i współpracę wewnątrz organizacji. Firma, nie chcąc wydać dużo pieniędzy i rezygnować z wieloosobowych pokoi, postanowiła zróżnicować przestrzeń funkcjonalnie. Wykorzystała system meblowy #Hush i dzięki temu zwiększyła funkcjonalność biura, nie wprowadzając znacznych zmian w układzie pomieszczeń.
W drugim przypadku przedsiębiorstwo postanowiło wprowadzić otwartą przestrzeń. Chciało w ten sposób zwiększyć poczucie wspólnoty pracowników oraz powiększyć przestrzeń spotkań i regeneracji, optymalnie wykorzystując przy tym przestrzeń indywidualnych miejsc pracy. Wszystkie racjonalne i funkcjonalne rozwiązania związane z biurem jako efektywnym narzędziem pracy zostały już wypracowane. Okazuje się jednak, że przyczyny konfliktów zarówno podczas zmiany, jak i po jej zakończeniu mogą być związane z hierarchią. Rezygnacja z gabinetów spowodowała, że w nowo powstałej przestrzeni typu open space pracownicy (szczególnie młodsi stażem) nie wiedzą, kto należy do kadry zarządzającej, w związku z czym zmienia się ich podejście do przełożonych. Natomiast kadra zarządzająca szuka sposobów na podkreślenie swojej pozycji w nowych warunkach. Również kultura różnych części firmy, od sposobów pracy po korzystanie z przestrzeni, która przedtem nie budziła kontrowersji, nagle staje się przyczyną sporów. Jednym z przykładów jest konflikt pomiędzy osobami, które wykorzystują kuchnię do biznesowych rozmów przy kawie, a tymi, którzy podczas posiłku chcą odciąć się od pracy i związanych z nią tematów. W tym przypadku istotne są już nie tylko rozwiązania architektoniczne i dobór odpowiednich mebli, ale działania z zakresu zarządzania zmianą.
Coraz częściej poza wieloosobowymi pokojami, otwartymi przestrzeniami w biurze pojawia się system współdzielonych miejsc pracy – ta zmiana należy do najbardziej rewolucyjnych. W trzecim przypadku na obecnej przestrzeni typu open space pracownicy mają własne miejsca pracy. W związku z tym nadal nie dowiadują się, na czym polega specyfika pracy kolegów z innych zespołów w takim stopniu, w jakim oczekuje tego firma. Organizacja jest w trakcie przechodzenia od współpracy procesowej do podejścia projektowego opierającego się na ścisłej współpracy różnych jednostek firmy.
Wprowadzenie systemu współdzielonych biurek ma wspomóc szerszą zmianę środowiska pracy. Przedsiębiorstwu udało się przekonać kadrę zarządzającą do nowego rozwiązania, a dobrze przeprowadzony proces zarządzania zmianą zminimalizował opór pracowników wobec niej. Okazuje się jednak, że pomimo wdrożenia projektu (uwzględniającego wyniki badania i bardzo dobrze przygotowanego pod względem funkcjonalnym) pracownikom brakuje poczucia przynależności do zespołu. W firmie spada poziom zaufania i rodzą się konflikty. Poczucie wspólnoty odbudowuje na wyższym poziomie dział HR, podejmując takie działania, jak punktowe zmiany aranżacji i stworzenie dużej przestrzeni do spotkań dyrektora generalnego firmy z podwładnymi, kawiarni, miejsca na wystawy fotografii z podróży służbowych i niewielkiej sali gimnastycznej. W tych miejscach różni pracownicy będą się ze sobą kontaktować i wchodzić w inne niż tylko zawodowe relacje. Finalnie firma wypracowała nowy model miejsca pracy, zapewniający nie tylko funkcjonalność, ale także będący symbolem udanych zmian w kulturze organizacyjnej.
Projektowanie biura wymaga stworzenia wizji na podstawie danych o sposobach wykonywania pracy i wykorzystaniu przestrzeni – jest to warunek konieczny, ale niewystarczający do utrzymania harmonii w środowisku pracy. Dopiero uwzględnienie kultury organizacji i jej wewnętrznego zróżnicowania pozwala przewidzieć potencjalne problemy i konflikty związane ze zmianą typu przestrzeni oraz im zapobiec. Czasem okazuje się, że personalizacja biurek dla różnych działów (np. zastosowanie w jednej przestrzeni biurek typu flexido, a w innej flexido gwiazda lub przepierzenia między biurkami w kolorze, który wybrali pracownicy) pozwala częściowo przezwyciężyć opór wobec systemu współdzielonych miejsc pracy. Jedną z przyczyn tego oporu jest brak wpływu na zagospodarowanie własnego biurka. Dlatego coraz częściej w podejmowanie decyzji dotyczących aranżacji przestrzeni biurowej angażuje się pracowników. Na tym, aby wizja architekta była zgodna z potrzebami personelu i organizacji, czuwa konsultant. Obecnie zmiana przestrzeni biurowej stała się interdyscyplinarnym projektem, wymagającym zaangażowania różnych specjalistów wewnątrz organizacji (np. działów HR, administracji, komunikacji, IT) oraz spoza niej (konsultantów i architektów wnętrz).
