Rozwiązania online wspomagają outsourcerów w świadczeniu usług dla biznesu. Podnoszą ich jakość i efektywność, pozwalają obniżyć koszty i przyspieszają procesy. Bez nich, na przykład w HR, przebiegałyby one znacznie wolniej.
Partnerem materiału jest ADP Polska.
Pandemia koronawirusa wywołała swoiste trzęsienie ziemi dla gospodarek wielu państw. Firmy, niezależnie od ich wielkości, zostały zmuszone do przeorganizowania modelu pracy. Wdrożenie pracy zdalnej z dnia na dzień było nie lada wyzwaniem. Sposobem na zdanie tego testu w wielu przypadkach okazała się współpraca z zewnętrznymi wyspecjalizowanymi firmami, które przejęły część procesów, realizując je między innymi w trybie online. Ostatnia dekada to bez wątpienia czas, w którym można zaobserwować bardzo dynamiczny rozwój sektora usług outsourcingowych. Zlecanie części zadań lub projektów na zewnątrz organizacji ma wiele zalet. Mniejsze firmy, które często nie posiadają odpowiednich zasobów, mogą powierzyć procesy wyspecjalizowanemu podmiotowi. Zyskują dzięki temu gwarancję zachowania najwyższych standardów realizowanych świadczeń, co w kontekście procesów HR jest bardzo istotne. Z kolei w przypadku większych firm mnogość zadań i ich specyfika często wiąże się z koniecznością użycia kompleksowych narzędzi ułatwiających zarządzanie całym procesem.
Digitalizacja, digitalizacja i jeszcze raz digitalizacja
Badań na temat przyczyn, dla których przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing usług, jest wiele. Z reguły wnioski są podobne. Najczęstszą motywacją biznesową firm były i są: redukcja kosztów, zwiększenie efektywności operacji, a także umożliwienie transformacji procesów występujących w firmie. To jednak nie wszystko. Wdrożenie tego typu rozwiązań to także możliwość zyskania przewagi konkurencyjnej, której efektem może być rozwój biznesu, ale także – zwłaszcza w czasach kryzysu – utrzymanie pozycji rynkowej.
Niewątpliwie trendem, który odegrał (i odgrywa) najważniejszą rolę w outsourcingu HR, była digitalizacja. Jeszcze kilka lat temu ograniczała się ona do zmiany tradycyjnych rozwiązań na ich elektroniczne wersje, np. przeniesienia papierowych wersji dokumentów do świata cyfrowego. Potencjał cyfryzacji nie był dostatecznie wykorzystywany, jednak już wtedy firmy szukały rozwiązań optymalizujących czas realizacji zadań. Używano coraz to nowszych narzędzi IT – chmurę obliczeniową, analitykę, big data czy choćby podpis elektroniczny. Firmy wdrażały cyfrowe narzędzia, które nie tylko upraszczały codzienną pracę, ale także zwiększały bezpieczeństwo. Co istotne, także polscy pracownicy pozytywnie odnoszą się do choćby pracy zdalnej. Aż 33% ankietowanych w badaniu Workforce View 2020, przeprowadzonym przez ADP, uważa, że mogłoby pracować zdalnie. W przypadku 17% respondentów taka możliwość jest wpisana w oficjalną politykę ich firmy.
Pandemia akceleratorem zmian
Pandemia COVID‑19 wywołała istotne zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Najważniejszą z nich było przeniesienie, jeśli to było możliwe, całej działalności w tryb pracy zdalnej. W przypadku procesów HR objęło to wiele odcinków – od procesów rekrutacyjnych, przez ewidencjonowanie czasu pracy, aż po rozwiązania kadrowo‑płacowe. Największe znaczenie zaczęła zatem odgrywać elastyczność, dzięki której pracownicy mogli wykonywać swoje zawodowe obowiązki z domu, a wszystkie procesy odbywały się bez ryzyka poniesienia strat przez firmę.
Już dziś obserwujemy trend rosnącego zainteresowania firm wdrażaniem rozwiązań online. Wyniki raportu „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”, przygotowanego przez kancelarię prawną Deloitte Legal wspólnie z Obserwatorium.biz i Asseco Data Systems, wskazują, że aż 56% firm podczas pandemii wdrażało projekty z pracą zdalną. Drugim najczęstszym obszarem, w ramach którego realizowano projekty digitalizacyjne, były procesy wewnętrzne w firmie, związane z obiegiem dokumentów i podpisywaniem umów online. To dowód na to, że branża HR stała się pierwszym działem biznesowym w firmie, który został zmieniony przez digitalizację. Jednym z przykładów rozwiązań wprowadzonych w czasie pandemii i dotyczących procesów kadrowo‑płacowych jest produkt ePakiet 0, wprowadzony przez ADP – lidera rynku usług kadr i płac w Polsce. Założeniem ePakietu 0 jest całkowite przeniesienie do online wszystkich elementów procesu zatrudniania nowego pracownika – od aktywacji zatrudnienia, przez kompletowanie dokumentów i zgłoszenie do ZUS, aż po weryfikację poprawności danych. ePakiet 0 opiera się na trzech filarach – uproszczonym procesie, zwiększonej elastyczności pracodawcy oraz maksymalnym wykorzystaniu automatyzacji. Co ciekawe, rozwiązanie to wykorzystywane jest obecnie nie tylko przez firmy, które muszą zabezpieczyć się przed konsekwencjami kryzysu, ale także przez te, które chcą wykorzystać ten czas do zyskania przewagi konkurencyjnej.
Outsourcing usług jest opłacalny, ponieważ likwiduje konieczność budowania i utrzymywania własnych zasobów i infrastruktury z tym związanej, zapewniając przy tym wysoką elastyczność.
Choć wydawać by się mogło, że outsourcing usług, zwłaszcza oparty na narzędziach cyfrowych, wymaga pewnych nakładów finansowych, tak naprawdę rozwiązanie to może okazać się opłacalne. Przede wszystkim dlatego, że likwiduje konieczność budowania i utrzymywania własnych zasobów i infrastruktury z tym związanej, zachowując przy tym wysoką elastyczność. Ogranicza też czas i niewątpliwie zwiększa cyberbezpieczeństwo, które w dobie pracy zdalnej poddane jest dużej próbie.
Dobre perspektywy outsourcingu HR
Znaczenie outsourcingu procesów HR w najbliższych latach będzie rosnąć – i to niezależnie od wielkości firmy. Potwierdzają to wyniki ankiety przeprowadzonej w 2019 r. przez serwis Clutch wśród właścicieli i menedżerów małych firm. Aż 37% małych firm korzystało z outsourcingu przynajmniej jednego procesu biznesowego, a ponad połowa planowała to zrobić. Najczęściej zlecanymi zadaniami biznesowymi była księgowość.
Motorem napędowym rozwoju branży usług dla biznesu będzie postęp technologiczny. W związku z brakiem pracowników, upowszechnieniem się pracy zdalnej czy choćby wystąpieniem sytuacji kryzysowych, takich jak pandemia koronawirusa, wiele przedsiębiorstw będzie zmuszonych do korzystania z zewnętrznych zasobów. I choć z badania wynika, że głównym powodem outsourcingu procesów biznesowych przez małe i średnie firmy jest wzrost wydajności, lepszy dostęp do specjalistycznej wiedzy czy większa elastyczność, autorzy badania zwrócili uwagę na dodatkowe elementy, m.in. zachowanie poufności informacji.
Oczywiście, popularyzacja outsourcingu usług HR wynika również z innych wyzwań, jakie mają przed sobą firmy. Świadomość klientów z roku na rok rośnie także w obszarze coraz większych wyzwań związanych z dostosowaniem wewnętrznych rozwiązań do wciąż zmieniającego się lokalnego prawa w zakresie HR. Te zmiany stają się dla firm ogromnym problemem, dlatego coraz częściej decydują się na dostawcę zewnętrznego. Niezwykle istotne staje się takie dobierania partnera biznesowego, aby mógł on dzięki wieloletniemu doświadczeniu wspierać firmę czy to w czasach kryzysu, czy prospertity, czy też dynamicznie zmieniającego się prawa.
