Najem biura jest zazwyczaj długoterminowym zobowiązaniem. Proces bywa skomplikowany i czasochłonny, wymaga również znajomości wielu zagadnień. W momencie podejmowania decyzji o nowym biurze należy sprawdzić i rozważyć kilka kluczowych aspektów. Poniżej wymieniamy te najważniejsze, które warto przeanalizować przed podpisaniem umowy najmu.
Partnerem materiału jest CBRE.
Negocjuj warunki umowy
Umowa najmu biura jest złożona, nieraz liczy dziesiątki stron, a wraz z załącznikami ich liczba wzrasta nawet do stu. Każdorazowo warunki oraz zapisy umowy są negocjowane indywidualnie, a jej nadrzędny cel stanowi zabezpieczenie stron pod względem finansowym. Podczas podpisywania dokumentu najmu biura należy brać pod uwagę zapisy uwzględniające tzw. złe czasy, czyli sytuacje nieprzewidywalne.
Negocjacje umowy najmu biura bywają bardzo czasochłonne. Składają się na nie m.in. wielokrotne spotkania stron, ustalenia biznesowe, prawne, czy kwestie techniczne. Przedłużające się rozmowy, mogą skutkować różnymi rodzajami ryzyka, z czego skrajnym przypadkiem jest pozostawanie firmy bez głównej siedziby. Warto więc skorzystać z usług doświadczonego doradcy ds. nieruchomości, który profesjonalnie przeprowadzi nas przez cały proces.
– Wynegocjowanie korzystnych warunków najmu wymaga fachowej wiedzy, dotyczącej zarówno potrzeb najemców, specyfikacji technicznej biura, kwestii prawnych, jak i dogłębnej znajomości rynku nieruchomości biurowych.. Wszystkie istotne szczegóły muszą być zawarte w umowie i przedstawione w sposób przejrzysty – mówi Magdalena Zagórska, Zastępca Dyrektora w Dziale Powierzchni Biurowych CBRE.
Zwróć uwagę na stawkę czynszu i koszty eksploatacyjne
Wiele osób, poszukując siedziby dla swojej firmy, zadaje sobie kluczowe pytanie – ile kosztuje wynajęcie biura? Z pozoru oczywistością wydaje się określona w umowie stawka czynszu najmu. Nie wszyscy jednak wiedzą, że najczęściej wyrażona jest w euro, a płatność realizowana w polskich złotych. W założeniach finansowych należy również uwzględnić waloryzację czynszu. Trzeba także zwrócić uwagę na opłaty eksploatacyjne związane z zarządzaniem i techniczną obsługą nieruchomości, które są proporcjonalne do zajmowanej powierzchni oraz na to, co dokładnie wchodzi w ich skład (np. sprzątanie części wspólnych). Po stronie najemcy znajdują się również opłaty licznikowe za zużycie mediów. Umowa musi więc określać procedury rozliczania mediów i kosztów. Na całkowity koszt biura składa się więc wiele elementów.
Wspominając o kwestiach finansowych związanych z biurem, należy również zaznaczyć dodatkowe benefity dla najemcy np. w postaci rabatów czynszowych.
Netto, czy brutto? Sprawdź powierzchnię najmu biura
Definicja powierzchni biurowej wraz z jej dokładnym określeniem, a także kryteria pomiarów powierzchni najmu to niezbędne punkty do uwzględnienia w umowie dotyczącej nowego biura.
– Pamiętajmy, że to powierzchnia brutto stanowi podstawę do wyliczenia miesięcznych kosztów najmu powierzchni biurowej. Rozumiemy przez nią powierzchnię najmu netto powiększoną o powierzchnie wspólne budynku/projektu. Powierzchnia najmu netto zaś to ta, którą faktycznie zajmuje najemca. Obejmuje zarówno powierzchnię biurową, jak i inne pomieszczenia przeznaczone na wyłączność dla najemcy, np. toalety – podkreśla Magdalena Zagórska.
Podpisując umowę najmu, warto także przyjrzeć się metodom i kryteriom pomiaru, które przyjmuje wynajmujący w danym budynku. Jest to bardzo istotne w przypadku, kiedy powierzchnia biurowa zawiera niestandardowe elementy np. skosy. Na rynku powierzchni biurowych stosowane są międzynarodowe normy m.in. BOMA oraz TEGoVA, preferowane głównie przez zagranicznych właścicieli budynków różniące się od norm polskich. Wyniki pomiarów mogą się różnić w zależności od przyjętej metody, a więc także wpływać na wysokość ponoszonych przez najemcę kosztów.
Trzy, a może pięć lat – ustal czas trwania umowy najmu
Umowę najmu biura zawiera się standardowo na 5 lat bądź dłużej, czasem możliwy jest krótszy termin np. 3‑letni (najczęściej w przypadku starszych nieruchomości). Bardzo istotne jest doprecyzowanie dat rozpoczęcia i wygaśnięcia umowy, a także okoliczności jej wypowiedzenia i ewentualne kary umowne.
Warto również uregulować kwestie opóźnienia przekazania lokalu przez wynajmującego, aby uniknąć różnych utrudnień np. sytuacji, w której przeprowadzamy się z jednego biura do drugiego i z powodu przesunięć nasza firma pozbawiona będzie siedziby.
Zwróć uwagę na zabezpieczenia
Wynajmujący zawsze oczekuje zabezpieczenia w postaci gwarancji bankowej lub kaucji gwarancyjnej, trzeba więc pamiętać o określeniu terminu jej dostarczenia po podpisaniu umowy, a także o terminie zwrotu po wygaśnięciu umowy.
Jeżeli chodzi o interesy najemcy, to warto zabezpieczyć elastyczność tzn. możliwość ekspansji bądź zmniejszenia powierzchni biura w trakcie trwania umowy, a także możliwość podnajmu w przypadku nadzwyczajnej sytuacji. Warto też zastanowić się nad sytuacjami wyjątkowymi, które sprawią, że z przyczyn od nas niezależnych, korzystanie z biura będzie niemożliwe lub ograniczone. Na wypadek takich sytuacji należy uregulować kwestie zakłóceń korzystania z lokalu z winy wynajmującego.
– Podpisywanie umowy najmu to bardzo złożony proces, na który składa się wiele elementów. Można wymienić jeszcze szereg innych, niewspomnianych w tym artykule, do których należą np. koszty aranżacji, standard wykończenia, zakres odpowiedzialności najemcy i wynajmującego, czy kwestie techniczne. Dlatego też warto korzystać z doradztwa profesjonalistów, aby wynegocjować najkorzystniejsze warunki najmu nowego biura. Pamiętajmy, że biuro to inwestycja długoterminowa, która ma wspierać rozwój naszego biznesu. Wybór odpowiedniego miejsca, poprzedzony analizą oraz rzetelna weryfikacja zapisów umowy najmu to kwestie kluczowe, które pomogą w pełni korzystać z powierzchni biurowej – podsumowuje Zagórska.
Kontakt do eksperta:
Magdalena Zagórska
Zastępca Dyrektora w Dziale Powierzchni Biurowych, CBRE
magdalena.zagórska@cbre.com
Tel. +48 694 448 096
