Outsourcing jest opcją wartą rozważenia, szczególnie tam, gdzie okres „biznesowego” życia inwestycji jest krótszy niż okres jej księgowej amortyzacji. Dotyczyć to może na przykład infrastruktury informatycznej, która często wymaga modernizacji.
Firma outsourcingowa staje się pożądanym partnerem dla przedsiębiorstwa wówczas, gdy potrafi zapewnić kompetencje wyższe, niż mogłoby ono mieć czy rozwinąć u siebie (i to w ramach osiągalnego budżetu klienta). Zlecenie pewnych procesów biznesowych czy operacji na zewnątrz to zatem Środek prowadzący do bardziej efektywnego wykorzystania pieniędzy na inwestycje. Pozwala zastąpić wydatki kapitałowe (na przykład związane z modernizacją infrastruktury) wydatkami operacyjnymi (za usługi kupowane u outsourcera). Jest więc opcją szczególnie wartą rozważenia tam, gdzie okres „biznesowego” życia inwestycji jest krótszy niż okres jej księgowej amortyzacji. Typowym przykładem takiej inwestycji jest właśnie infrastruktura informatyczna, która często wymaga modernizacji. Wykorzystanie usług outsourcingowych pozwala przerzucić problemy inwestycji w komputery i sieć na outsourcera i zastąpić je umową SLA.
Aby ocenić efektywność takiego posunięcia, trzeba porównać koszty zakupionych usług z ewentualnymi kosztami własnymi oraz przemyśleć potencjalne skutki uwolnienia Środków inwestycyjnych, które mogłyby lepiej wspierać inicjatywy ważne dla podstawowej działalności firmy. Ponadto decyzję o outsourcingu powinna poprzedzić restrukturyzacja przedsiębiorstwa.
Nawiasem mówiąc, wiele firm nie umie ustalić swoich realnych kosztów IT, choć obecnie obserwuje się wymuszone przez rynek próby ich wyceny (przedsiębiorstwa pragną być bardziej efektywne, anie tylko ciąć wydatki, jak to miało miejsce wcześniej). Pomocne mogą być mierniki, np. „ABC costing”, dostarczające danych do analizy kosztów wsparcia procesów biznesowych przez IT ido oceny, czy warto je ponosić. Co ważne, są to dane obiektywne, odpada więc ryzyko, że zarząd bierze pod uwagę tylko szacunki szefa firmowego IT, który, co się często zdarza, broni swojego działu.
Jednak nie tylko koszty są ważne. Bardzo istotny jest także inny argument: że takie rozwiązanie zapewnia szybką reakcję na zmiany technologiczne i lepszą jakość usług.
Outsourcing rozważany jest najczęściej jako działanie zorientowane na poprawę efektywności operacyjnej w sytuacji, kiedy firma nie potrafi dobrze zarządzać własnymi zasobami. Los ten spotyka często zespoły realizujące procesy ważne dla przedsiębiorstwa, jednak nie zaliczane do jego podstawowej działalności: na przykład transport czy serwis infrastruktury IT w firmie produkcyjnej. Outsourcer staje się wówczas partnerem atrakcyjnym, ale pod warunkiem, że jego sposób działania pozwala uzyskać efekt skali, zapewniający jego partnerom poprawę efektywności. Zewnętrzny usługodawca nie powinien zatem mieć tylko jednego klienta.
Outsourcing może być również rodzajem strategii kompetencyjnej – kiedy firma nie jest wstanie zbudować samodzielnie odpowiednich kompetencji w istotnym obszarze swojej działalności. Na rynku talentów specjaliści wysokiej klasy często są przyciągani przez firmy niszowe, w których mają lepsze Środowisko rozwoju zawodowego, wyższą kulturę organizacyjną i większą siłę przetargową wobec przedsiębiorstw poszukujących ich umiejętności (skądinąd tworzy to również swoisty „efekt skali kapitału intelektualnego”). Klient powinien jednak zawsze pamiętać, że może uzależnić się całkowicie od outsourcera, co łączy się z ryzykiem poważnych kłopotów i strat, gdyby z jakichś względów współpraca została zerwana. Należy się zwłaszcza wystrzegać uzależnienia od usługodawcy, którego nie stać na unowocześnianie oferty technologicznej i udoskonalanie standardów zgodnie z najlepszymi praktykami biznesowymi.
W szczególnej sytuacji są takie przedsiębiorstwa, jak współczesny bank, firma telekomunikacyjna czy ubezpieczyciel, dla których strefa IT (bezpieczne, niezawodne systemy pod silną kontrolą) jest fundamentem działania. Tutaj outsourcing nie zawsze jest możliwy, a w Polsce niekoniecznie się opłaca (głównie z powodu niewielkiej liczby sprawdzonych firm outsourcingowych, które obsługiwałyby np. więcej niż jeden bank). Powstają poza tym problemy związane z ustawą o ochronie danych osobowych czy też dyskusje, kto prawnie odpowiada za bezpieczeństwo danych: outsourcer, jego klient, czy może obaj partnerzy razem. Niemniej jednak to właśnie duże koncerny telekomunikacyjne czy banki są najbardziej podatne na outsourcing IT, pod warunkiem, że otrzymają wysoką jakość po konkurencyjnej cenie.
