Firmy wiedzą więcej, niż im się wydaje. A przynajmniej mogą wiedzieć, jeśli chcą i potrafią po wiedzę sięgnąć. Ona ciągle krąży – w procesach, w narzędziach, w głowach pracowników. Gdyby tak ją zebrać, zestawić, zapisać w jednym miejscu – któż by nie chciał? Zła wiadomość: prawdopodobnie Ty – jeśli jeszcze tego nie robisz! Jak się za to zabrać?
Findability – znajdowalność, czyli możliwość dotarcia do interesującej nas informacji – od ręki, na żądanie. Choć najczęściej ten termin kojarzy się z pozycjonowaniem w wyszukiwarce Google, nie chodzi tylko o to – tak naprawdę to dopiero czubek góry lodowej. Równie ważna jest umiejętność agregowania i przetwarzania informacji wewnątrzorganizacyjnych, ponieważ stają się one podstawą alokowania odpowiednich zasobów do wyznaczonych zadań. Jak to się dzieje?
Siła enterprise search
Załóżmy, że chcesz dokonać zakupu ważnego dla firmy surowca. Czy, zanim podejmiesz decyzję, chciałbyś mieć możliwość dotarcia do informacji bazowych i analizy, która mówi, jakie było jego wykorzystanie do tej pory, co przyniosło największe straty i dlaczego? Oczywiście. Jednak zazwyczaj, aby wyciągnąć takie dane z organizacji, trzeba zajrzeć do kilku źródeł – nachodzić się, samodzielnie przetworzyć dane i liczyć, że nie popełniło się błędu.
Jeśli jednak miałbyś dostęp do firmowego Google’a i w kilka kliknięć mógł dotrzeć do kluczowych informacji, podjąłbyś szybszą i prawdopodobnie bliższą optimum decyzję. I o to właśnie chodzi w znajdowalności – o takie wykorzystanie narzędzi enterprise search podpiętych pod kluczowe procesy i takie skategoryzowanie oraz skatalogowanie wiedzy, aby zapanować nad wewnątrzorganizacyjnym big data.
To wciąż bardzo niedoceniany i pomijany aspekt działalności firm, które deklaratywnie dążą do ciągłej optymalizacji procesów, ale faktycznie niewiele robią w tym zakresie. Skąd to wiemy?
Niski poziom znajdowalności informacji
Nie, to nie tylko wniosek podparty intuicją, choć z nią zgodny. Potwierdzają to również badania. Jakiś czas temu byłem na konferencji Findability Day zorganizowanej przez Findwise – lidera technologii agregujących wiedzę organizacyjną i pomagających nią zarządzać, który działa również w Polsce. Ogłoszone podczas wydarzenia wyniki badania Enterprise search and findability survey 2015 wskazują jasno, że ponad 50% firm ocenia wyszukiwanie informacji wewnątrzorganizacyjnych jako trudne i bardzo trudne, poniżej 10% jako łatwe i bardzo łatwe. Wniosek: inwestujemy mnóstwo pieniędzy, by optymalizować procesy i produkcję, ale nie dostarczamy adekwatnych narzędzi, by to robić. Jednocześnie praktycznie żadna z badanych organizacji nie uznała umiejętności wyszukiwania informacji w firmie za nieważną.
Nie jest to pozytywne zjawisko, ponieważ nikogo nie trzeba przekonywać, że dane są podstawą podejmowania trafnych decyzji (rozmawialiśmy o tym jakiś czas temu z Pawłem Motylem).
Wspomniane badanie pokazuje również, jakie są najczęstsze bariery w wyszukiwaniu pożądanych informacji:
pracownicy nie wiedzą, gdzie szukać,
firma nie dysponuje odpowiednimi narzędziami,
firma dysponuje zbyt dużą ilością narzędzi i są one zbyt skomplikowane,
cały proces szukania zajmuje zbyt dużo czasu.
Jak widzimy, tylko dwa typy zjawisk są związane z technologią, dwa kolejne z procesami i wiedzą. Brzmi znajomo?
3 poziomy znajdowalności
No dobrze, ale nie wszystkie organizacje radzą sobie tak źle z informacjami wewnątrzfirmowymi – w końcu intranety czy aplikacje zakupowe i inne optymalizujące zarządzanie projektami oraz produkcją są coraz bardziej popularne. I dobrze. Jak zatem sprawdzić, czy obrany kierunek jest właściwy i dokąd zmierzamy?
Wspomniany raport tu także służy podpowiedzią. Możemy podzielić firmy według poziomu dojrzałości:
poziom pierwszy – wyszukiwanie w pionach – nieskoordynowane informacje i inicjatywy,
poziom drugi – jeden silnik wyszukiwania dla wszystkich – technologia agregująca informacje jako centrum biznesu,
poziom trzeci – targetowane wyszukiwanie – całościowe podejście służące ciągłej optymalizacji i łączeniu ze sobą różnych danych.
A jak to wygląda u Ciebie w firmie? Na którym poziomie jest Twoja organizacja?
Być może temat wydaje się dość abstrakcyjny. Może jest to wciąż nowinka. Niemniej to uderzające, jak dużo naszego wysiłku lokujemy w działaniach związanych z ciągłą poprawą, jak ważną rolę odgrywa dla nas redukcja kosztów, a tak naprawdę – jak mało mamy rzetelnej wiedzy, gdzie w organizacji faktycznie powinniśmy podejmować takie działania. Dobra wiadomość na koniec: ta wiedza jest w firmach – wszędzie – wystarczy ją znaleźć.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Wpływ big data na sukces biznesowy »
