Rozwijający się rynek pracownika, dynamika zmieniającego się otoczenia biznesowego oraz nowe regulacje prawne – to prawdziwe wyzwanie dla pracowników dzisiejszych organizacji. Sprostanie nowym wymogom i szybkie wdrażanie zmian angażuje przede wszystkim managerów, a także coraz więcej komórek w firmach: działy finansów, IT, kadrowo‑płacowe. Aby mogły one poradzić sobie z konkurencją i stały się liderami na rynku, potrzebują wsparcia w biznesie od każdego managera oraz działu.
W związku z tym postanowiliśmy znaleźć odpowiedzi na pytania: co powoduje, że niektóre firmy rozwijają się szybciej, inne wolniej? W jakim kierunku zmierzają obecnie działy HR i na jakie bariery napotykają? Przed jakimi wyzwaniami stają działy kadrowo‑płacowe polskich firm – na rynku polskim i międzynarodowym? Jakie są trendy i wyzwania dla polskich firm na dziś?
Nad odpowiedziami zastanawiali się uczestnicy śniadania biznesowego „Jak pokonać bariery hamujące sukcesy działów kadrowo‑płacowych i HR?”, które miało miejsce 28.02.2018 roku w Warszawie. Organizatorami byli: ICAN Institute, „Harvard Business Review Polska” i TMF Poland.
Przed główną debatą głos zabrał dyrektor ICAN Reasearch: Mariusz Smolński, który przedstawił wyniki raportu „ Trendy i wyzwania polskich firm: efektywność działu personalnego”, opracowanego wspólnie z przedstawicielami TMF Group, dyrektorami zarządzającymi: Patrycją Strzelecką i Mikołajem Plucińskim.
Celem badania było przyjrzenie się firmom, które rozwijają się w tempie powyżej 20% wzrostu zysków i przychodów, utrzymując to tempo przez co najmniej trzy lata. Badanie pozwoliło wyodrębnić obszar, w którym wszystkie funkcje w strukturze organizacyjnej wspierają biznes. Zauważalnym trendem w działach IT było poszerzenie jego działań o dostarczanie nowych systemów wspierających sprzedaż. Finanse, poza zarządzaniem, angażowały się w dostarczanie dodatkowych środków na inwestycje, monitorowanie kosztów, marży – na poziomie produktów czy kanałów – mówił Mariusz Smoliński o globalnym trendzie w minionym 2017 roku.
Wspomniane badanie przeprowadzono wśród trzystu przedstawicieli firm średnich i dużych: dwustu z rynku polskiego i stu z rodzimego i zagranicznego. Badani byli dyrektorami, kierownikami, specjalistami od kadr i płac oraz głównymi księgowymi z mniejszych firm.
Zgodnie z wynikami raportu wiodące działania firm polskich na rynku krajowym w najbliższej przyszłości będą skupione na poszukiwaniu talentów, które zdaniem przedstawicieli działów HR stają się najważniejszą inwestycją w firmę.
Z kolei na rynkach międzynarodowych z kolei mowi się raczej o tendencji pozyskiwania pracowników, z których talenty będzie można zrekrutować później. Działania HR będą tu skoncentrowane bardziej na budowaniu silnej marki pracodawcy, ponieważ to wspomaga proces rekrutacji – dodał Mariusz Smoliński.
Wyniki raportu wykazały również, że główną barierą, związaną ze wzrostem efektywności działów HR we wsparciu biznesu jest nadmiar zadań administracyjnych (ponad 80% wskazań). Wymieniono tu optymalizację, jakość, elastyczność i efektywność – związaną z uproszczeniem i automatyzacją. Warto zaznaczyć, że każdy z obszarów został podobnie oceniony przez firmy polskie – na rynku krajowym, jak i polskie na rynku międzynarodowym. Na drugim miejscu podano brak odpowiednich systemów, co hamuje efektywność działów HR.
Na podobne wyniki badań powołała się w dalszej części spotkania Patrycja Strzelecka, dyrektor zarządzająca TMF Poland. W swojej prezentacji oparła się na wynikach prac Global Payroll Association – organizacji zrzeszającej osoby, które profesjonalnie zajmują się payrollem w skali globalnej.
Trzy głowne wyzwania stoją przed osobami zarządzającymi globalnymi procesami payrollowymi. Na pierwszym miejscu brak wiedzy lub niedostateczna wiedza o regulacjach w poszczególnych krajach. Druga rzecz to pewna niespójność polityk, regulaminów wewnętrznych, które firmy globalne mają z regulacjami i z przepisamiw kolejnych krajach. Trzecia rzecz to problemy w zarządzaniu lokalnymi dostawcami. Nie ma jednego, globalnego systemu payrollowego, którego można by używać dla wszystkich swoich lokalizacji, dla wszystkich swoich krajów – mówiła Patrycja Strzelecka.
Występujące obecnie platformy, które integrują dane z różnych systemów payrollowych, pozwalają na przesyłanie informacji oraz udostepnianie skonsolidowanych raportów płacowych, pasków wynagrodzeń w formacie jednolitym dla wszystkich pracowników we wszystkich krajach – pełniąc tym samym funkcję zastępczą wobec globalnego systemu payrollowego i pozwalając na konsolidację wszystkich tych procesów. Ochrona danych osobowych z uwzględnieniem Rozporządzenia UE (RODO), które wchodzi w życie od 25.05.2018 roku, podnosi wymagania co do bezpieczeństwa danych dotyczących osób fizycznych i tym samym wypiera znane dotychczas, stare metody przesyłania plików płacowych mailami.
Od jakichś ośmiu, dziesięciu lat widzimy bardzo duże zapotrzebowanie na kwestie wsparcia w zakresie payrollu. Jest to chyba najsilniej, najdynamiczniej rozwijający się kierunek usług TMF w kraju i na świecie – mówił Mikołaj Pluciński podczas swojej prezentacji.
W drugiej części spotkania odbyła się debata ekspercka podczas której rozmawiano o trudnościach i rosnącej roli dostawcy usług zarządzania kadrami i płacami. Udział w debacie wzięli:
Patrycja Strzelecka, dyrektor zarządzająca TMF Poland
Mikołaj Pluciński, prezes zarządu, dyrektor zarządzający TMF Poland
Aleksandra Krzyżowska, Global Payroll Director MoneyGram
Wiktor Doktór, prezes Fundacji Pro Progressio
Mariusz Smoliński, dyrektor działu badań i analiz ICAN Institute
Bardzo dużą zmianą, za którą jeszcze wiele firm outsoursingowych nie nadaża, jest przejście od payroll processing do prawdziwego partnerstwa, które dotyczy porozumienia z firmą w zakresie compliance i tego jak sobie radzić z różnymi wyzwaniami prawnymi na tych rynkach. I tu jest na pewno jeszcze wiele do zrobienia, ale to jest ten kierunek, w którym muszą iść – stwierdziła Aleksandra Krzyżowska
Ważną kwestią dla pracowników w chwili obecnej okazuje się możliwość pełnego dostępu do wszystkich informacji kadrowo‑płacowych przy użyciu komputera domowego, laptopa czy telefonu. Swobodny wgląd w rejestrację czasu pracy oraz w rozliczenia urlopów byłby szczególnie cenionym narzędziem przez pracowników w dzisiejszych firmach.
To jest taka przyszłość. Widzę, ze to będzie konieczność w zakresie usług payrollowych, które będziemy dostarczali – mówił Mikołaj Pluciński.
Podczas debaty podjęto temat określenia kierunku w jakim zmierza obecnie outsoursing kadr i płac.
Zdecydowanie zmierza w kierunku specjalizacji. Widzimy, że firmy outsoursingowe bardzo mocno zaczynają się specjalizować w konkretnych zadaniach. Zaczynają być ekspertami. Rozumieją dane zagadnienia, rozwijają się od strony informatycznej, robotyzacyjnej, zwiększają swoje kompetencje, śledzą na bieżąco regulacje prawne – stwierdził Wiktor Doktór.
Ponadto zwrócił też uwagę na fakt akwizycji w tym środowisku.
Outsourserzy kupują siebie konsolidując się. Zwiększają tym pole rażenia, swoje kompetencje – zarówno na poziomie danego kraju jak i globalnie. To jest trend, który widzimy. Podkreślił również, iż w obszarze outsoursingu płacowo‑kadrowego w najbliższym roku wzrośnie zainteresowanie usługami payrollowymi – mówił.
Interesujesz się tematyką HR? Dołącz do Klubu HR!
To wyjątkowa społeczność liderów HR, którzy chcą pełnić strategiczne funkcje w swoich organizacjach. Aktywizujemy przedstawicieli działów personalnych, uzupełniamy i doskonalimy ich kompetencje biznesowe oraz tworzymy przestrzeń do wartościowego networkingu. Dowiedz się więcej!
Istotnym zagadnieniem, poruszonym podczas debaty, była potrzeba lepszego zautomatyzowania procesów związanych z zarządzaniem kadr i płac. Firmy oczekują możliwości wprowadzania danych tak, aby pracownicy mogli samodzielnie aplikować dane do systemu. Potrzeba też automatyzacji w sprawdzaniu naliczania listy płac.
Na pewno taką rzeczą, na którą ja ciągle czekam, bo w systemach kadrowo‑płacowych jeszcze tego nie widziałam, takiego dobrze rozwiniętego, to jest odczytywanie pisma. To będzie teraz coraz ważniejsze gdy przechodzimy w Polsce na e‑teczki – powiedziała Aleksandra Krzyżowska. Dodała również, że oczekuje algorytmów, które będą robiły część opisów po zeskanowaniu dokumentu.
Uczestnicy debaty, rozmawiając o automatyzacji wskazywali na szerokie spectrum czynności tworzących proces.
Automatyzacja zakłada elektroniczne obiegi dokumentów, jakichkolwiek: księgowych, kadrowych – mówiła Patrycja Strzelecka, zwracając też uwagę na robotyzację i potrzebę uczenia systemów kategoryzowania czynności oraz typów kosztów, transakcji – poprzez rozpoznawanie określonych słów.
Środowisko informatyczne w firmach nie do końca jest do tego przygotowane. Nawet procesowo, firmy jeszcze nie do końca wiedzą co chcą z czym połączyć, żeby to działało. Połączenie teorii z praktyką na dzień dzisiejszy nie funkcjonuje. Czy będzie funkcjonowało? Myślę, że tak, i że szybciej niż nam się wydaje – stwierdził Wiktor Doktór.
Respondenci biorący udział w omawianym badaniu stwierdzili, że dzisiejszy outsoursing nie dotyczy jedynie optymalizacji kosztów, ale odnosi się też do wartości dodanej – budowanej przez systemy i wiedzę. Pod koniec debaty pojawiło się pytanie o wybór dostawcy, który w sposób optymalny obsłuży organizację.
Podstawową kwestią na którą firma musi zwrócić uwagę jest to, czy model biznesowy, który oferuje dana firma outsoursingowa pasuje do naszego modelu. Czyli ile osób chcielibyśmy zostawić u siebie, które będą tymi płacami zarządzać? Można wyoutsoursować też wprowadzanie danych do systemu, a można to mieć po swojej stronie. Czy my już mamy ustruktyryzowane procesy, czy dopiero chcemy je ustruktyryzować? Jak bardzo chcielibyśmy zintegrować nasz system kadrowy, nasze systemy, z systemem czy systemami płacowymi tamtej firmy? Jakie będzie wsparcie techniczne do tej integracji? Raportowanie. Jak bardzo chcielibyśmy mieć skonsolidowane raportowanie? Call Center. Czy chcielibyśmy sami odpowiadać na pytania pracowników, czy chcemy wyoutsoursować też tę funkcję? No i zakres. Niektóre firmy robią tylko płace… tu trzeba się zastanowić nad wieloma rzeczami – przekonywała Aleksandra Krzyżowska.
Wiktor Doktór: Współpraca z outsourserem to nie jest porzucenie problemów. My chcemy outsoursera, który będzie częścią naszej machiny organizacyjnej. Musimy mieć do niego zaufanie.
Aleksandra Krzyżowska: Jako klient zawsze chciałabym u dostawcy poznać nie tylko dział sprzedaży, ale też ten dział operacji, który później już będzie z nami współpracował.
Mikołaj Pluciński: Wybór outsoursingu to jest tak naprawdę wybór ludzi.
