Firmy optymalizujące wykorzystanie narzędzi do automatyzacji mogą zmniejszyć presję odczuwaną przez zespoły.
Nawet w najlepszych czasach menedżerowie mają długą listę zadań do zrealizowania, będących odzwierciedleniem szerokiej gamy priorytetów – należą do nich zajmowanie się codzienną działalnością, śledzenie postępów na drodze do osiągnięcia celów firmy, planowanie przyszłości, nadzorowanie poszczególnych osób w swoich zespołach i znacznie, znacznie więcej. Ponadto tempo pracy w firmach wzrosło gwałtownie w ostatnich latach, a wraz z nim wzrosła jeszcze bardziej jej złożoność.
Teraz, gdy pandemiaCOVID‑19 wywróciła wszystko do góry nogami, lista zadań wydłużyła się jeszcze bardziej – a z powodu redukcji personelu, nieobecności oraz nowych sposobów pracy te zadania trzeba teraz realizować, mając do dyspozycji mniejsze zespoły.
W swojej pracy z szeroką gamą branż, od pakowanych dóbr konsumpcyjnych po ropę naftową i gaz, widzę, że niektóre firmy z większym powodzeniem od innych dostosowują się do tych gwałtownych zmian: dotyczy to organizacji, które wdrożyły technologie kognitywne.
Zrozumieć automatyzację kognitywną
Technologie kognitywne, będące produktem badań nad sztuczną inteligencją, opracowywane są od dziesięcioleci. Thomas H. Davenport i Vikram Mahidhar zaproponowali niezłą ich definicję w swoim artykule opublikowanym w roku 2018. Głosi ona, że te technologie „wykorzystują zdolności – takie jak wiedza, percepcja, ocena oraz odpowiednie środki dla wykonania określonych zadań – które kiedyś stanowiły wyłączną domenę istot ludzkich”. O ile większość firm i liderów rozumie nowatorski i destabilizujący potencjał technologii kognitywnych, jak podkreślają Davenport i Mahidhar, większości z nich brakuje jednocześnie jakiejkolwiek strategii wykorzystania takich technologii.
Jedną z najważniejszych spośród tych technologii jest automatyzacja kognitywna. Sprowadza się ona do prostej idei: maszyny gromadzą tony danych, przetwarzają je w czasie rzeczywistym i w wyniku tego pokazują firmie, jakie kroki najlepiej będzie podjąć. Działa, gdy firmy umożliwiają załadowanie informacji na temat swoich transakcji w pojedyncze miejsce w chmurze. Tam AI przetwarza informacje w sposób ciągły, wyciąga wnioski i odsyła z powrotem kluczowe informacje.
Automatyzacja poznawcza oferuje menedżerom ogromny potencjał. Na przykład systemy takie mogą zarządzać dostawami, gwarantując, że właściwa ilość produktów trafia do obszarów najwyższego zapotrzebowania przy użyciu najszybszych kanałów wysyłkowych. Ponadto mogą śledzić produkcję, proces zakupów, zapasy, kwestie finansowe i tak dalej.
To samo dotyczy obsługi klienta. Jeśli różni klienci zgłaszają podobny problem, ale przy wykorzystaniu różnych platform (takich jak witryny internetowe, Twitter, telefon, czat oraz aplikacje) i różnych języków, automatyzacja kognitywna może pomóc w znacznie szybszym analizowaniu danych, niż mógłby to zrobić człowiek, agent obsługi klienta, znaleźć podobieństwa i zwrócić uwagę menedżerów na problem, którym należy się zająć.
Jest oczywistym, że automatyzacja kognitywna jest przydatnym narzędziem dla menedżerów w środowiskach stabilnych. W czasach kryzysu, takiego jak pandemia koronowirusa, te technologie są jeszcze bardziej potrzebne firmom.
Automatyzacja kognitywna w czasach COVID‑19
Od nagłego pojawienia się pandemii COVID‑19 nieomal każdy aspekt biznesu jest niestały i nieprzewidywalny. Na przykład kanały wysyłkowe zostały zablokowane, co wprowadziło chaos do łańcuchów dostaw. Wytrąciło to z rytmu nie tylko logistykę, ale także produkcję. Często, aby zbudować jakiś produkt, fabryki potrzebują komponentów z wielu krajów. Jeśli dotychczasowy dostawca nie jest w stanie dostarczyć komponentów do fabryki, trzeba znaleźć innego – i to szybko.
Dysponując automatyzacją kognitywną, firmy mogą lepiej to zrobić. Takie systemy są w stanie pokazać, że wysyłka z Chin nie dotrze do fabryki w Indiach, ale za to fabryka w Malezji jest w stanie masowo produkować ten sam sprzęt i wysłać go do Indii, i to korzystając ze specjalnej trasy gwarantującej obecnie najkrótszy czas dostaw, zważywszy na warunki pogodowe i otwarcia kanałów.
Jednocześnie konsumenci szukają obecnie innych produktów i usług niż przed pandemią. Popyt się zmienia częściowo w reakcji na zmieniające się zalecenia ze strony rządu oraz urzędników odpowiedzialnych za zdrowie publiczne. Do czasu, gdy wzrost lub spadek zapotrzebowania stanie się jasny dla wytwórców produktów lub usług, zapotrzebowanie może ponownie ulec zmianie. Często skutkuje to opóźnieniem utrudniającym firmom zdobycie i zmagazynowanie towarów, których klienci w danej chwili szukają.
Dzięki automatyzacji kognitywnej to opóźnienie może szybko zniknąć. Na przykład firmy mogą zostać bezzwłocznie zaalarmowane, że popyt w Cleveland wzrósł, a w San Francisco zmalał, i odpowiednio przekierować wysyłki.
Łatwiejsze zarządzanie ludźmi
Kiedy powyższe zadania zostaną powierzone systemom automatyzacji kognitywnej, menedżerowie mają więcej czasu, aby skoncentrować się na tym, czego maszyny nie są i nie będą w stanie ogarnąć w przewidywalnej przyszłości, czyli na zarządzaniu ludźmi.
Pracownicy muszą wiedzieć, na czym polegają ich nowe zadania, jakie są cele organizacji, jak zmieniają się roczne projekcje i jak może wyglądać przyszłość firmy w perspektywie krótko- i długofalowej. Muszą wiedzieć, co mają mówić klientom oraz innym interesariuszom. Muszą wiedzieć, co mogą zrobić, aby pomóc firmie zatrzymać dalsze ponoszenie strat. Menedżerowie muszą poświęcić pracownikom dość czasu, aby przekazać im taką wiedzę.
Obecne warunki są szczególnie stresujące. Wielu pracowników martwi się o utratę pracy. Stres i niepokój mogą zmniejszyć wydajność, a jednocześnie zwiększyć rotację personelu i czas nieobecności w pracy. Poza samą czystą empatią menedżerowie powinni skoncentrować się na mocnych zachętach biznesowych, aby zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa.
Ostatnią rzeczą, z jaką menedżerowie powinni się borykać podczas pandemii, jest zajmowanie się lawiną zadań, którymi mogą się zająć maszyny. Maszyny nie zarażą się ludzkim wirusem. Zoptymalizujmy nasze użycie maszyn tak, aby jak najszybciej zmniejszyć presję odczuwaną przez nasze zespoły.
