Ten artykuł możesz także odsłuchać!
Pracownicy polskiego oddziału brytyjskiego banku dowiadują się z internetu o przejęciu ich firmy przez amerykański koncern. Zarząd unika przekazania zatrudnionym przejrzystych informacji, co drastycznie obniża ich zaangażowanie i pogarsza atmosferę w zespole. Kilku kluczowych menedżerów zastanawia się, jak zapanować nad chaosem, zanim odbije się on na wynikach banku.
Zofia Starska od dłuższego czasu walczyła z nawykiem sprawdzania telefonu tuż przed snem i od razu po przebudzeniu. Po tym, jak przeczytała obszerny artykuł o negatywnym wpływie światła emitowanego przez urządzenia cyfrowe na zdrowie, postanowiła wprowadzić drobne zmiany do swojego stylu życia. Od jakiegoś czasu przed automatycznym sięgnięciem rano po telefon i czytaniem wiadomości oraz powiadomień z mediów społecznościowych próbowała najpierw porozciągać się i pomyśleć o trzech rzeczach, które czynią ją szczęśliwą. „To nastroi mnie pozytywnie na resztę dnia, zanim wejdę w cały ten korporacyjny młyn” – myślała. Wyrobienie sobie pozytywnych nawyków nie należało jednak do łatwych zadań. Wciąż zwlekała z zakupem tradycyjnego budzika, przez co – chcąc, nie chcąc – nad ranem musiała sięgnąć po telefon. Starała się jednak wyłączać alarm w telefonie po omacku, aby dziesiątki wiadomości nie skusiły jej do wpatrywania się w ekran. Tego wtorkowego poranka jednak Zofia złamała swoją słabo zakorzenioną zasadę. Sięgnęła po telefon i jak tylko otworzyła oczy, zobaczyła kilkanaście powiadomień z Twittera. Kliknęła na listę i od razu skoczyło jej ciśnienie. Dowiedziała się, że Grupa MY, globalny potentat na rynku finansów, energii i zdrowia, przejmuje Bank 55 – ten sam, w którym Zofia pracuje jako dyrektor HR. Na domiar złego informacja o tym krąży we wszystkich mediach biznesowych. Zofia nie miała pojęcia o planowanym przejęciu. „To musi być fake news” – pomyślała i wyskoczyła z łóżka, myśląc o tym, że dziś poranne rozciąganie i dziękowanie losowi za pozytywne aspekty życia nie ma najmniejszego sensu.
Szwankująca komunikacja
Jadąc metrem, zdążyła wysłać kilka e‑maili do członków swojego zespołu oraz do działu komunikacji. Dostała również informację o spotkaniu zarządu z szefami działów. Uświadomiła sobie wówczas, że informacja o przejęciu może być prawdziwa. Ale dlaczego nikt o tym w firmie nie wiedział? Jak tak ważna informacja mogła przedostać się do mediów, zanim została zakomunikowana pracownikom? Kto ją ujawnił? Zofia przypomniała sobie, że przed podjęciem pracy w brytyjskim Banku 55 zapoznała się z jego historią i zwróciła uwagę na liczne fuzje i przejęcia w przeszłości tej instytucji. Ale nie zaniepokoiły jej one w żaden sposób. Przecież banki często się łączą. Od początku pracy Zofii w firmie nikt ani razu nie wspomniał o tym, żeby kiedykolwiek miały miejsce jakieś problemy z przekazywaniem informacji o zmianie.
Informacja musiała już chyba dotrzeć do wszystkich w banku. Gdy Zofia weszła do windy, zobaczyła kilku pracowników wpatrzonych w ekrany smartfonów, czytających kolejne doniesienia medialne na temat Banku 55. Poczuła narastające zdenerwowanie – pracownicy mogą przecież myśleć, że ona sama wiedziała o przejęciu i celowo ukrywała przed nimi ważne informacje. Wzięła głęboki oddech, myśląc o tym, że nie może się nakręcać – co jeszcze bardziej ją stresowało.
Rozmowa z Jerzym Van Bookiem, szefem komunikacji Banku 55, tuż po wyjściu z windy nie zmniejszyła jednak jej zdenerwowania. Menedżer zmierzał w kierunku kuchni. Na widok Zofii zareagował grzecznym skinieniem, ale nawet się nie zatrzymał, gdy ta podbiegła do niego, aby zapytać o doniesienia medialne.
– Oczywiście, że słyszałem o tych przeciekach – powiedział Van Book, przewracając oczami i poprawiając mankiet eleganckiej koszuli.
– Ale czy wiesz, jak ta informacja przedostała się do mediów, a przede wszystkim czy w ogóle jest prawdziwa? – dociekała Zofia.
Jerzy odchrząknął, po czym odpowiedział nazbyt uprzejmym tonem, aby można było uznać jego słowa za szczere:
– Niestety, niewiele wiem. Wybacz, ale chciałbym napić się kawy, zanim wezmę udział w dzisiejszym dramacie.
Dziwiło ją, że dyrektor komunikacji może aż tak unikać bezpośrednich rozmów z innymi pracownikami. Osobiście uważała go za zbyt wyniosłego. „Może jest bardzo poukładanym człowiekiem i twój ekstrawertyzm wprowadza nadmierny chaos w jego codziennym funkcjonowaniu?” – Zofia przypomniała sobie, jak zareagowała jej przyjaciółka na jedną z opowieści o Jerzym.
Wracajcie do swoich obowiązków!
W sali konferencyjnej przed spotkaniem zarządu z szefami działów panowało wyraźne poruszenie. Najgłośniej zachowywała się szefowa działu zarządzania ryzykiem Marta Leitner.
– Mówię wam – dało się słyszeć, jak opowiada kilku osobom na tyle głośno, aby słyszeli ją wszyscy w pomieszczeniu. – Byłam już raz w takiej sytuacji w Match Banku. Przecież oczywiste jest, że część z nas po prostu straci pracę. W poprzedniej firmie przynajmniej nas poinformowali o połączeniu, zanim informacja przedostała się do mediów, ale tutaj, jak widać, nie liczą się z ludźmi.
– Marto, przecież jeszcze nie wiemy, co dokładnie się dzieje! – zaoponowała Zofia. Podeszła do grupy, starając się mówić spokojnym głosem. – Póki co nie wiemy, jak ta informacja przedostała się do mediów i wątpię, żeby ktokolwiek z nas o tym wiedział.
– Kochana, w jakim ty świecie żyjesz? – zapytała Marta, wybuchając przy tym nerwowym śmiechem. – Nie wierzę, że nikt z nas nie wiedział o przejęciu.
– Ja nie wiedziałam! Jurek też nie! – odpowiedziała Zofia, wskazując na Jerzego, który z założonymi na głowę słuchawkami pisał coś na swoim macbooku.
W tym momencie do pomieszczenia wszedł wiceprezes firmy Mateusz Doroszewski, na którego podczas urlopu prezesa spadł niewdzięczny obowiązek ugaszenia pożaru.
− Usiądźcie, proszę – powiedział, wychodząc na środek.
W sali dało się zauważyć poruszenie. Zofia podeszła do Macieja Kownackiego, szefa działu operacyjnego. Znała go jeszcze z czasów studiów, przez co łączyła ich przyjacielska więź.
– Słyszeliście pewnie o doniesieniach medialnych – zaczął wiceprezes. − Za osiem miesięcy mamy zostać wchłonięci przez Grupę MY. Zdaję sobie sprawę, że ta informacja jest dla was szokiem, i przyznam, że nawet my, członkowie zarządu, nie wiemy, jak wydostała się do mediów. Natomiast skoro już wszyscy się z nią zapoznali, to możemy ją tylko potwierdzić, choć ubolewam, że dowiedzieliście się o przejęciu w taki sposób. Wiem, jakie obawy wiążą się z przejmowaniem firm, dlatego od razu powiem, że za przejęciem nie będą szły masowe zwolnienia. Przecież nowy właściciel naszej firmy nie prowadzi bankowości detalicznej na polskim rynku, w której my się specjalizujemy. A to oznacza, że nie należy siać paniki! – zakończył dosadnie wiceprezes, widząc zakłopotanie na twarzach szefów działów. – Przekażcie więc swoim podwładnym, że wszystko funkcjonuje jak dawniej, klientów mają obsługiwać w oddziałach bez żadnych zmian. Przejęcie w żaden sposób ich na razie nie dotyka. Mają przystąpić do swoich codziennych obowiązków.
Spraw, by Twój biznes był SMART »
– Ale nie możemy zbyć ludzi jedynie zdawkowym komunikatem – zwróciła uwagę Zofia.
– To znaczy? – zapytał Doroszewski.
– Nie jest prawdą, że zmiana nie dotknie pracowników, musimy więc zaplanować szersze działania – powiedziała Zofia stanowczym głosem.
– Ale na razie proces przejęcia jeszcze nie został sfinalizowany, a wiele szczegółów nie jest dopiętych! – żachnął się Doroszewski. – Pani Zuziu, szanuję pani…
– Zofio… – przerwała Starska.
– Przepraszam, szanowna pani Zofio – poprawił się Doroszewski, używając przy tym jednak nieco protekcjonalnego tonu. – Jako dyrektor HR wie pani, że dobro naszych pracowników powinno być dla nas najważniejsze. Dlatego chyba zgodzi się pani ze mną, że nie ma powodu, żeby siać panikę wśród pracowników.
– Absolutnie nie zamierzałam siać paniki. Wręcz przeciwnie. Jeżeli chcemy, żeby pracownicy byli spokojni, powinniśmy przekazać im przejrzyste informacje, co czeka naszą firmę w najbliższej przyszłości, jak proces zmiany może wpłynąć na ich sytuację. Chyba lepiej, żeby dostali czytelną informację od nas, a nie dowiadywali się o kolejnych działaniach z mediów. Poza tym powinniśmy rozważyć przeprowadzenie warsztatów z zarządzania zmianą. Część tych warsztatów zdecydowanie powinniśmy poświęcić na wyjaśnienie pracownikom psychologicznych mechanizmów odnajdywania się w nowych okolicznościach, aby zadbać o atmosferę w zespole i efektywność ich pracy. W gruncie rzeczy może pracownicy powinni być aktywnie zaangażowani w zmianę? – zastanawiała się głośno Zofia.
– Nie widzę takiej potrzeby – powiedział wiceprezes. – Jako że pracownicy nie mają wpływu na tę sytuację, rozmawianie z nimi o niej nie ma sensu. Poza tym jest to po prostu niemożliwe, bo sami nie wiemy, jak ten proces będzie wyglądał. Informacja do mediów przeciekła w dość niefortunnym dla nas momencie, kiedy wiele elementów procesu nie jest jeszcze finalnie uzgodnionych. Dlatego waszym zadaniem jest teraz zapanowanie nad wzburzeniem pracowników i uspokojenie ich.
– Jeżeli mogę coś dodać – podniósł rękę Jerzy Van Book. – Moim skromnym zdaniem warsztaty mogą okazać się bardzo pomocne w przechodzeniu przez zmianę. Nie musimy na nie poświęcać tygodni. Nawet takie trwające pół dnia sprawią, że ludzie poczują, że firma o nich dba – powiedział spokojnym głosem.
W wyniku przejęcia w Banku 55 panowała nerwowa atmosfera. Brak jasnych informacji ze strony zarządu i powstające w zespole konflikty tylko pogarszały sytuację.
– W sumie to bardzo dobry pomysł – odpowiedział wiceprezes.
Zofia w tym momencie spojrzała wymownie na Macieja.
– Powiedziałam dokładnie to samo minutę temu… – szepnęła poirytowana.
– Ale nie masz na imię Jerzy i nie nosisz spinek do koszuli! – odpowiedział przez zęby Maciej, nie odrywając spojrzenia od wiceprezesa.
W kolejnych tygodniach w firmie panowała nerwowa atmosfera. Podkręcała ją Marta, która spacerowała pomiędzy biurkami i rzucała kąśliwe uwagi. Najwyraźniej w jej mniemaniu były one bardzo zabawne: „Jak tam? Szukasz nowej pracy?”; „Rozmawiałam z Markiem z IT. Mówił, że drastycznie wzrosła liczba wyszukiwań ofert pracy z naszych serwerów”; „Zastanawiam się, czy już widnieją jakieś fejki w internecie o naszym banku”.
– Marto, czy możesz przestać wzbudzać panikę? – zapytała po cichu Zofia, prosząc Martę na stronę.
– Przecież ja ją rozładowuję! Żartami! Jestem menedżerem dobrego nastroju – Marta ponownie wybuchnęła śmiechem.
– Nie rozładowujesz jej. Chodzisz i mówisz o szukaniu nowej pracy! Ostatnie, na czym nam zależy w tym momencie, to utrata kolejnych pracowników, a odejście części z nich i tak jest nieuniknione. Dobrze, że przekonaliśmy zarząd do organizacji warsztatów z zarządzania zmianą – przynajmniej tyle. Mów o tym, a nie o szukaniu pracy. Teoretycznie powinnaś analizować ryzyko, a nie je zwiększać!
– Ale ja dokładnie przeanalizowałam ryzyko. W mojej poprzedniej firmie około 12% pracowników zmieniło miejsce pracy w ciągu sześciu miesięcy od „informacji” o zmianie. Ten odsetek może być znacząco większy u nas, zważywszy na fakt, że pracownicy dowiedzieli się o zmianie z mediów, a nie od prezesa, a zarząd dodatkowo zamiata sprawę pod dywan i robi z ludzi idiotów. Ty, jako była dziennikarka, chyba się ze mną zgodzisz.
– Zgadzam się, że proces nie przebiega najlepiej i trzeba koniecznie przekonać prezesa do lepszej komunikacji. Jednak uwierz mi, twoje uwagi brzmią demotywująco i pogarszają sytuację.
– Ktoś musi mówić głośno o zmianach, gdy nasz naburmuszony dyrektor komunikacji produkuje komunikaty dla mediów, zamiast zwołać konferencję i zadbać o komunikację wewnętrzną.
– Też pewnie ma związane ręce, zwłaszcza że nikt z nas nie wie, jak ten proces będzie przebiegał. Wiesz, że Jerzy zawsze rzetelnie przekazuje informacje. Jedno jest pewne, twoje wbijanie szpilek nie poprawi sytuacji. Poczekaj na warsztaty, tam możesz przedstawić swoje wątpliwości, ale nie siej teraz zamętu. Być może powinnyśmy zostać ambasadorami zmiany, a nie krytykami.
– Nie wierzę, że dwie osoby zdołają przeprowadzić organizację przez transformację. Jej rzecznikami powinni być prezes i cały zarząd.
– Zgadza się. Przekonajmy więc zarząd, że warto zaangażować pracowników w zmianę. Jak zobaczy nasze zaangażowanie, uwierzy w nasze dobre intencje.
– Przypadkiem podsłuchałem waszą dyskusję – do rozmowy wtrącił się Maciej Kownacki. – Zosiu, nie wiem, czy zauważyłaś, ale w zespole powstaje rozłam. Niektórzy na papierosie mówią o szukaniu nowej pracy, inni zaczynają się kłócić.
– Niewiele potrzeba, żeby w takiej sytuacji powstał konflikt – skomentowała Zofia.
Przeczytaj komentarze polskich ekspertów »
Roman Przybylski: Czasami trzeba podejmować zasadnicze działania
Zarządzanie zmianą, Studium przypadku Roman Przybylski PLW sytuacji przejęcia to inwestor powinien być najbardziej zainteresowany przekazaniem pracownikom niezbędnych informacji we właściwej formie.
Michał Nitka: Ważne, aby dać pracownikom szansę na uczestniczenie w dyskusji dotyczącej zmiany
Zarządzanie firmą, Studium przypadku Michał Nitka PLWyzwania Banku 55 są typowe dla firm, które mają do czynienia z przejęciami. W mediach i na rynku może pojawić się plotka czy też przeciek o transakcji, podczas gdy firma nie jest gotowa lub po prostu nie może przekazać pracownikom pełnych informacji o połączeniu.
