Odpowiedzialne biura

O projektowaniu biura przyjaznego pracownikom i jego znaczeniu w budowaniu wizerunku odpowiedzialnego przedsiębiorstwa opowiada Przemysław Różowicz, dyrektor działu zarządzania markami, PR i CSR w Grupie Nowy Styl.

Partnerem materiału jest Nowy Styl Group.

Jakie trendy dostrzega pan w obszarze społecznej odpowiedzialności biznesu i jak one wpływają na kształt współczesnego biura?

, coraz więcej z nich decyduje się na tzw. zielone biura – projektowane w zgodzie z ideą zrównoważonego rozwoju i gospodarki o obiegu zamkniętym. Coraz popularniejsza jest też edukacja ekologiczna dotycząca segregacji odpadów, oszczędzania papieru, prądu czy ciepła. Jednak to, do czego jako firma zachęcamy, to całościowe podejście do „odpowiedzialnego biura” jako narzędzia budowania kultury organizacji.

Na czym polega idea odpowiedzialnego biura?

W takim biurze pracownicy firmy mają zdrowe i komfortowe warunki do wykonywania zadań. W czasach powszechnej rywalizacji o talenty pracodawca proponujący pracownikom do wykonywania obowiązków ciemne pomieszczenia i niewygodne stanowiska ma małe szanse na pozyskanie największych talentów z rynku. Dlatego tak istotne jest, by pracodawcy znali dziś podstawy ergonomii pracy i zmiany, jakie zaszły w ostatnich latach. Dziś oprócz troski o zapewnienie właściwego stanowiska pracy dużą rolę odgrywają także starania o dobrostan (wellbeing) pracowników.

Firmy powinny holistycznie wspierać dobre samopoczucie pracowników. Ergonomiczne stanowisko pracy jest absolutną podstawą w trosce o ich zdrowie. Zatrudnieni zbyt wiele czasu spędzają w pozycji siedzącej, nienaturalnej dla kręgosłupa. Stąd pracodawcy coraz częściej inwestują w biurka z regulacją wysokości oraz ergonomiczne krzesła, które można dopasować do każdej sylwetki. Równie ważne jest edukowanie na temat zdrowych praktyk pracy, np. częstych zmian pozycji ciała lub krótkich odpoczynków dla wzroku.

POBIERZ DARMOWY RAPORT: Jak wyłowić utalentowanych kandydatów? » > 

Podczas pracy nad aranżacją i wyposażeniem biur warto rozmawiać nie tylko z kadrą zarządzającą, ale także z pracownikami. W ten sposób można znacznie precyzyjniej określić ich realne potrzeby i zaangażować tak, by w przyszłości identyfikowali się ze swoim miejscem pracy. Już od dłuższego czasu tak właśnie pracujemy z naszymi klientami i partnerami.

Jakie potrzeby dotyczące przestrzeni biurowej mają współcześni pracownicy?

Na podstawie ponad trzech tysięcy wywiadów Grupa Nowy Styl opracowała listę pięciu potrzeb, które pracownicy najczęściej zgłaszają w odniesieniu do przestrzeni biurowej. Wśród fizycznych aspektów środowiska pracy, które najczęściej zakłócają ich dobre samopoczucie, wymieniają klimatyzację i oświetlenie. Tego typu niedogodności deklaruje aż 28% badanych. Pracownicy zwrócili także uwagę na hałas, z tego powodu jest niezadowolonych około 1/3 ankietowanych, mniej więcej tylu, ilu narzeka na niewystarczającą liczbę i rodzaj miejsc do spotkań. Rozwiązanie tego problemu jest bardziej złożone i wiąże się z układem całego biura. Doradzamy firmom zróżnicowane typy organizacji i wyposażenia przestrzeni, jednak zawsze dbamy o to, by biuro pozwalało na wykonywanie wielu rodzajów aktywności. Wydzielenie w biurze stref funkcjonalnych: administracji, koncentracji, komunikacji i regeneracji, zgodnie z ideą Activity Based Workplace, przynosi szereg korzyści. W ten sposób zapewniamy pracownikom możliwość częstej zmiany sposobu pracy, zachęcamy ich do regularnego ruchu w obrębie biura, a dodatkowo dajemy poczucie samokontroli. Pracuj tam, gdzie ci wygodnie i gdzie będziesz najbardziej efektywny – to komunikat, który jest wyrazem zaufania do pracowników i w naturalny sposób poprawia ich samopoczucie.

Styl aranżacji przestrzeni biurowej i atmosfera w firmie (wyczuwalna m.in. w kantynie) mogą lepiej charakteryzować kulturę organizacji niż jej raport CSR czy strona WWW.

Odpowiednie przestrzenie do pracy indywidualnej i współpracy są tak zaaranżowane oraz kompleksowo umeblowane, aby osoby potrzebujące komunikacji i koncentracji nie przeszkadzały sobie nawzajem.

Co może zyskać firma dzięki urządzeniu biura, które sprzyja pracownikom?

W czasach, kiedy technologie umożliwiają wykonywanie wielu prac zdalnie, zwracamy uwagę na rolę biura jako hubu organizacji. Biuro integruje, jest miejscem wymiany wiedzy i doświadczeń między pracownikami oraz tworzenia kreatywnych idei. Szczególne znaczenie mają nieformalne spotkania – zgodnie z badaniami to właśnie wtedy powstaje najwięcej kreatywnych pomysłów. Firmy, którym szczególnie zależy na przyjaznej, rodzinnej atmosferze, podkreślają ją przez wnętrza urządzane w stylu home office. To silny trend zwłaszcza w firmach zatrudniających osoby z generacji Y i Z, które cenią swobodę i nie lubią biznesowej etykiety.

Jakie miejsca w biurze pełnią najważniejszą rolę w motywowaniu pracowników?

W firmach kantyna odgrywa szczególną funkcję kulturotwórczą. Oczywiście, pod warunkiem że jest dobrze urządzona. Na szczęście w tym zakresie jest coraz lepiej. Co prawda nadal 33% pracowników twierdzi, że ich kuchnie są zbyt małe, ciemne i niefunkcjonalne, ale widzimy już znaczący trend, w którym świadomi przedsiębiorcy tworzą atrakcyjne wnętrza, zachęcające do spokojnego zjedzenia obiadu czy wspólnego wypicia kawy. Nowe kantyny zaczynają przypominać klimatyczne kawiarnie, są przestrzenne, ciepłe i wykończone używanymi w domach materiałami, w ich wnętrzu często rozbrzmiewa muzyka. Taka kantyna to doskonała wizytówka, którą firma może się pochwalić nie tylko kandydatom do pracy, ale też potencjalnym klientom. Styl aranżacji przestrzeni biurowej i atmosfera w firmie (wyczuwalna m.in. w kantynie) mogą lepiej charakteryzować kulturę organizacji niż jej raport CSR czy strona WWW.

Jaki wpływ na ochronę środowiska ma dobrze zaprojektowane biuro?

Dotychczas ekologia w biurach koncentrowała się głównie na środowiskowej certyfikacji budynku. Obecnie coraz więcej mówi się o oddziaływaniu zieleni, na zewnątrz i we wnętrzach budynku, na samopoczucie pracowników. Nowe wyzwania postawił też model gospodarki o obiegu zamkniętym. Nawet poprzez wybór odpowiednich mebli (wyprodukowanych z trwałych surowców lub takich, które można przetworzyć) pracodawca przyczynia się do ochrony środowiska.

Trend związany z ochroną środowiska zmierza również w kierunku optymalizacji procesów zakupów i uwzględnienia w nich dodatkowych usług. Możemy się tego uczyć np. od Holendrów. W 2017 roku rząd tego kraju ogłosił pierwszy centralny przetarg na wyposażenie wnętrz ministerialnych budynków. Specyfikację zamówienia przygotowano na podstawie analizy i strategii wypracowanej z doradcami z obszaru gospodarki o obiegu zamkniętym. W praktyce nowe meble stanowiły mniej niż połowę wartości zamówienia. Pozostała dotyczyła usług: lokalnego serwisu, renowacji, inwentaryzacji i zarządzania dostępnym wyposażeniem pomiędzy różnymi lokalizacjami, przetwarzaniem produktów i projektowaniem nowego zastosowania dla nich, utylizacji i recyklingu materiałów. Cieszymy się, bo razem z naszą holenderską spółką Rohde & Grahl stworzyliśmy nowy model obsługi, dzięki któremu realizujemy zamówienie dla holenderskich ministerstw. Konsekwentne działanie w tym obszarze może stać się wyróżnikiem na rynku i kolejnym mocnym punktem w strategii zrównoważonego rozwoju.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Bezbolesna rewolucja » > 

Nowe biuro to proces 

Zmiana sposobu funkcjonowania firmy jest dla pracowników jedną z najbardziej stresogennych sytuacji. Jak bez problemów przeprowadzić?