Nigdy w historii ludzki umysł nie był zmuszony do przetwarzania tak dużej ilości danych, jak ma to miejsce obecnie. Jakie są tego efekty? Przede wszystkim czynniki te mogą znacząco wpływać na poziom stresu, a także stać się przyczyną spadku nastroju oraz obniżenia efektywności w pracy.
Według Global Web Index od 2012 r. czas poświęcany na korzystanie z nośników mobilnych wzrósł o 200%. Z kolei Mashable wyliczył, że co minutę na świecie wysyłane są 204 miliony maili, a National Center for Biotechnology Information wskazuje, że nasze >skrzynki mailowe sprawdzamy 30 razy na godzinę. Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego dowodzą, że średnio co 3 minuty jesteśmy rozpraszani i odrywani od pracy, a powrót do stanu skupienia zajmuje nam ok. 23 minuty. W konsekwencji podnosi się nasz poziom stresu, a spada efektywność.
Realia skłaniają pracodawców do refleksji nad sposobem zagospodarowania przestrzeni biurowej oraz zaoferowania pracownikom bardziej komfortowych warunków pracy. Wszystko po to, by w dobie niezliczonej liczby bodźców człowiek miał szansę na chwilę zasłużonego odpoczynku.
Jak wynika z raportu CBRE „Wellness. Poznaj biurową przyszłość”, do 2040 roku granice między pracą a życiem prywatnym zostaną zatarte. A to w naturalny sposób zmieni postrzeganie miejsca pracy. Obecnie 8 na 10 pracowników przyznaje, że oferta firmy, z którą obecnie współpracują, będzie czynnikiem decydującym o zatrudnieniu i zatrzymaniu ich przez następne 10 lat. Wniosek jest zatem jeden – biura powinny bardziej sprzyjać pracownikom.
Natury nie da się oszukać, jednak można działać na jej korzyść
Jonathan Spira i Joshua Feintuch podają, że każdy pracownik traci średnio 28% swojego czasu pracy z powodu różnego rodzaju dystraktorów i problemów z koncentracją. Chcąc być bardziej efektywni, często powtarzamy sobie „pracuj intensywniej”, „bądź bardziej skoncentrowany”. Prawda jest jednak taka, że nieważne jak bardzo będziemy się starać, utrzymanie permanentnego skupienia jest fizycznie niemożliwe. Mózg jest „pożeraczem energii”, a skupienie limitowanym zasobem. Natura, nie chcąc dopuścić do utraty cennego surowca, wyposażyła mózg w fizjologiczny mechanizm kontrolujący poziom aktywności. Stosunkowa łatwość wytrącenia nas ze stanu skupienia ma za zadanie kontrolować cenną energię mózgu. Funkcjonowanie tego organu jest cykliczne i kompatybilne z rytmem utraty energii oraz regeneracji. W sytuacjach, kiedy chcemy „oszukać” naturę i usiłujemy pozostać w skupieniu dłużej, niż pozwala na to fizjologia, nie potrafimy efektywnie się uczyć, gorzej zapamiętujemy, popełniamy błędy. Pojawiają się wówczas irytacja, pesymizm i inne negatywne emocje, które powodują, że stajemy się nieproduktywni. W tym miejscu kluczowe staje się środowisko pracy, które powinno możliwie najbardziej sprzyjać „zbieraniu myśli”.
Multitasking jest passé – postaw na flow
Natłok spraw powoduje, że bardzo często próbujemy wykonywać wiele czynności jednocześnie, np. odpowiadamy na maile podczas spotkań, zerkamy na notatki podczas konwersacji, przeglądamy strony internetowe w trakcie rozmowy telefonicznej. Naukowcy z Uniwersytetu Michigan dowiedli, że wielozadaniowość (multitasking) nie sprzyja koncentracji. Skupienie uwagi na wielu zadaniach jest niemożliwe. Nawet jeśli działamy w ten sposób, to jedynie wydaje nam się, że mamy zdolności do multitaskingu. W istocie przerzucamy uwagę z jednego zadania na inne. Wyjątek stanowią czynności, za które odpowiedzialne są inne części mózgu, np. jazda na rowerze (zadanie manualne) i rozmowa (zadanie werbalne). David Meyer, ekspert badający multitasking, twierdzi, że wykonywanie kilku czynności w tym samym czasie poważnie degraduje procesy myślowe. Z kolei Eyal Ophir, Clifford Nass, i Anthony D. Wagner dowodzą, że im częściej przeskakujemy z czynności na czynność, tym dłużej trwa wykonywanie wszystkich zadań, a tym samym popełniamy więcej błędów i de facto… jesteśmy bardziej rozproszeni.
Mówiąc prościej, im większa wielozadaniowość, tym mniejsza skuteczność.
Przeciwieństwem multitaskingu jest flow – stan, w którym człowiek całkowicie skupiony jest na jednym zadaniu. Jego osiągnięcie jest ogromnym wyzwaniem dla pracowników, jednak naukowcy wskazują, że można go uzyskać dzięki regularnemu trenowaniu uważności. Pionierem badań funkcjonowania mózgu poddawanego medytacjom jest dr Richard Davidson. Obserwował on buddyjskich mnichów i dowiódł możliwości trwałej przebudowy mózgu pod wpływem regularnych medytacji (tzw. neuroplastyczność). Oczywiście spędzanie tysięcy godzin na medytacji nie jest najlepszym rozwiązaniem dla przeciętnego śmiertelnika, jednak jak donosi „Psychiatry Research”, 30 minut ćwiczeń uważności dziennie przez 8 tygodni jest w stanie zmienić fizjologicznie mózg i zmniejszyć próg wrażliwości na wykrywanie zagrożeń. W istocie oznacza to, że angażując się w uważność, osiągniemy zdolność kontrolowania uwagi i będziemy potrafili nie dopuścić do rozproszenia.
Nowe technologie i odpowiednia infrastruktura balansują środowisko pracy
Z najnowszych danych CBRE „EMEA Occupier Survey 2018” wynika, że 62% przedsiębiorstw planuje w ciągu najbliższych 3 lat zwiększyć nakłady inwestycyjne na technologie związane z nieruchomościami. Eksperci zwracają uwagę, że nowe rozwiązania będą bardziej niż dotychczas skupiały się na pracowniku, a nie na budynku. Dziś dwie na trzy firmy inwestują w systemy zarządzania energią, w przyszłości postawią raczej na aplikacje dla personelu i klientów – to właściwy krok w stronę poprawy komfortu pracy.
W obecnych czasach niewiele biur ma odpowiednio zrównoważone środowisko pracy. Przeważają w nich otwarte przestrzenie, brakuje miejsc wspierających pracę w skupieniu. Jak zatem powinny być one zaprojektowane, aby wspierały funkcjonowanie ludzkiego mózgu, a nie osłabiały go? Biurowych dystraktorów nie da się zupełnie wyeliminować, jednak środowiska pracy powinny wspierać pracę w skupieniu, dając ludziom narzędzia i rozwiązania umożliwiające osiąganie i utrzymywanie stanu flow. Pracownicy powinni mieć możliwość wpływania na poziom wizualnej i akustycznej izolacji, a także kontrolowania bodźców w swoim otoczeniu.
Zgodnie z e‑bookiem CBRE Po pierwsze człowiek! Czyli jak stworzyć idealną przestrzeń do pracy? każde biuro powinno być zaprojektowane jako przestrzeń różnych, wzajemnie uzupełniających się stref i przestrzeni, gdzie dowolnie można wybierać najbardziej odpowiednie miejsce dla aktualnie wykonywanych czynności. Pamiętajmy, że dzień w biurze to sinusoida – każdy człowiek indywidualnie realizuje różne zadania i przechodzi przez kolejne fazy pracy mózgu. W związku z tym nie ma jednego, powtarzalnego schematu, który odpowiadałby potrzebom każdego z nas. Dlatego ważne jest, aby jeszcze w fazie projektowania przestrzeni założyć wiele opcji jej zagospodarowania i spojrzeć na projekt biura holistycznie.
Miejsce pracy powinno być narzędziem, które w efektywny sposób będzie wspierało pracowników w lepszym zarządzaniu swoją uwagą, aktywacją i reaktywacją umysłu, a ci powinni sami wybrać najbardziej odpowiednie miejsce dla aktualnie wykonywanych czynności.
Eksperci CBRE wskazują 5 trendów biurowych opartych na strategii dbania o dobrą kondycję pracowników, na które już teraz powinni zwrócić uwagę pracodawcy.
Trend 1. Swoboda
Brak sztywnego harmonogramu pracy, biuro stanowiące przestrzeń do wymiany myśli oraz wspólnych spotkań to podstawa idei wellness, która – jak dowodzą badania – w dłuższej perspektywie wpływa na jakość pracy oraz zaangażowanie zespołu.
Trend 2. Dbanie o starsze generacje pracowników
Prognozy Głównego Urzędu Statystycznego zakładają, że już w 2050 roku w Polsce zabraknie nawet 10,5 mln pracowników w wieku produkcyjnym, niezbędnych do utrzymania aktualnego stosunku do osób w wieku emerytalnym. Oznacza to, że w interesie pracodawców jest budowanie programów oraz warunków pracy zachęcających do pozostawania jak najdłużej aktywnym zawodowo.
Trend 3. Zdrowy tryb życia
W interesie pracodawców jest troszczenie się o zdrowie pracowników – dzięki temu m.in. obniża się wskaźnik absencji. Dlatego nowoczesne biura powinny być projektowane w taki sposób, aby zachęcać i motywować do dbania o siebie.
Trend 4. Obniżenie poziomu stresu pracowników
Z wykorzystaniem różnych metod i udogodnień należy pomagać pracownikom w obniżeniu poziomu stresu. Do podstawowych rozwiązań należą m.in. oferowanie elastyczności w zakresie wyboru czasu i miejsca pracy, a także zaaranżowanie stref relaksu.
Trend 5. Indywidualne podejście
Każdy pracownik ma inne potrzeby – czego innego oczekuje młody rodzic, a czego innego student, który stara się godzić pracę z nauką. Dlatego firmy powinny podejść do tych osób indywidualnie. I to nie tylko w zakresie elastyczności godzin pracy.
