Biuro odgrywa ważną rolę w życiu organizacji, dlatego jego zmiana powinna być przemyślana i poprzedzona dokładną analizą. Proces relokacji należy dobrze zaplanować i rozpocząć odpowiednio wcześniej przed wyznaczonym terminem przeprowadzki. Poniżej kilka najważniejszych aspektów procesu, na które warto zwrócić uwagę.
Zdefiniuj potrzeby twojej firmy i określ budżet, jakim dysponujesz
Dla różnych organizacji biuro oznacza coś innego i pełni nieco odmienną funkcję. Z jednej strony może np. być elementem wizerunkowo‑sprzedażowym, zwiększającym prestiż firmy, a z drugiej stanowić typowe wsparcie dla biznesu i wpisywać się w strategię operacyjną. Innego biura poszukiwać więc będzie kancelaria prawna, innego zaś firma produkcyjna. Ta pierwsza skoncentruje się zapewne na prestiżowym budynku w centralnej części miasta, dla drugiej natomiast większe znaczenie będzie miała bliskość zakładu produkcyjnego i węzłów transportowych oraz możliwość dogodnej komunikacji pomiędzy oddziałami i podmiotami, z którymi firma współpracuje. Dlatego w tym miejscu kluczowe jest określenie roli biura.
Następnie trzeba się zastanowić, czego potrzebuje nasza organizacja i ustalić dokładny budżet, którym dysponujemy. Aby ułatwić sobie wybór i podjąć najlepszą decyzję, możemy skorzystać z pomocy doradcy, który na podstawie aktualnej wiedzy rynkowej przedstawi listę potencjalnych nieruchomości w interesującym nas mieście.
Warto także przeanalizować sytuację na rynku pracy i zastanowić się nad lokalizacją nowego biura. W dzisiejszych czasach firmy konkurują ze sobą o najlepszych pracowników. Atrakcyjne biuro z licznymi udogodnieniami, możliwością szybkiego dojazdu zachęca przyszłych pracowników, aby to naszą firmę rozpatrywać jako lepszego pracodawcę. Stanowi więc dodatkowy atut.
Jaki model pracy panuje w Twojej organizacji?
Przemyśl, jaki charakter ma mieć Twoja nowa siedziba. Czy w Twojej firmie pracuje się wyłącznie z biura, czy przeważa praca zdalna, a może funkcjonuje model hybrydowy? Jeżeli odpowiesz sobie na to pytanie, łatwiej będzie zaprojektować biuro. W pierwszym przypadku zazwyczaj występuje więcej pojedynczych stanowisk pracy przypisanych do każdego pracownika, co wpływa także na metraż biura. Model hybrydowy zakłada z kolei rotacyjne stanowiska pracy i koncentruje się na miejscach pracy wspólnej. Przy przewadze pracy zdalnej w organizacji główną rolą biura jest ta reprezentacyjno‑wspierająca, która służy wymianie informacji lub pracy projektowej. Taki model sprawdza się najczęściej w firmach usługowo‑sprzedażowych.
Jeżeli posiadasz budżet, to warto zdecydować się na przeprowadzenie badania strategii środowiska pracy. Na podstawie analizy można dowiedzieć się, jaka powinna być nowa przestrzeń pracy, by pracownicy mogli korzystać z niej w pełni efektywnie. Wynikiem badań strategii środowiska pracy jest ustalenie wytycznych do aranżacji nowej powierzchni biurowej np. ile potrzebujemy stanowisk pracy, ile miejsc do pracy w ciszy (ang. focus room) i sal konferencyjnych, jak duża powinna być przestrzeń, a w efekcie, jaki układ biura będzie najkorzystniejszy dla twojej firmy. Więcej na temat budowania strategii środowiska pracy znajdziesz tutaj.
Dowiedz się, co obecnie dzieje się na rynku biurowym
Podejmując decyzję o zmianie siedziby firmy warto przyjrzeć się sytuacji na rynku biurowym oraz panującym na nim trendom. Aktualne informacje można znaleźć np. w raporcie CBRE Warszawski rynek biurowy 1 kw. 2021. Pomimo panującej pandemii zainteresowanie nową powierzchnią biurową wciąż się utrzymuje. W pierwszym kwartale 2021 r. stołeczny rynek powiększył się o 8%. Najemcy, pomimo ostrożności związanej z Covid‑19, są skłonni do zawierania nowych umów. Największym zainteresowaniem cieszą się biura zlokalizowane w strefach poza centrum miasta. To ważna wskazówka dla przyszłego najemcy.
Nie liczy się tylko cena najmu biura
– Niektóre firmy mają tendencję do podejmowania decyzji przede wszystkim na podstawie ceny. Nie jest to do końca właściwe działanie. Dokonując wyboru biura, należy pamiętać, że oprócz ceny liczy się także stan i jakość budynku, przez którą rozumiemy np. klasę materiałów oraz zastosowanych technologii, nowoczesną klimatyzację i wentylację, energooszczędność, dostępne udogodnienia i certyfikaty, które posiada budynek – podkreśla Olga Świnarska, Starszy Konsultant w Dziale Powierzchni Biurowych CBRE.
Wysoka jakość oraz zastosowane nowoczesne technologie sprawiają, że codzienne użytkowanie biura staje się łatwiejsze. Ich obecność często wpływa na cenę najmu biura, jednak warto niekiedy wybrać droższą ofertę, by cieszyć się nową przestrzenią przez dłuższy czas.
Na tym etapie procesu relokacji powinniśmy przystąpić do podejmowania ostatecznej decyzji, skupiając się wyłącznie na 2‑3 budynkach, z których przy uwzględnieniu zarówno finansowych, jak i pozostałych aspektów wybierzemy ten optymalny dla naszej organizacji.
Negocjacje umowy najmu biura
Podczas negocjacji umowy najmu biura liczy się nie tylko wsparcie prawne. Równie ważne jest posiadanie wiedzy z zakresu nieruchomości komercyjnych i uwzględnienie w umowie najmu najważniejszych punktów. Trzeba pamiętać o takich aspektach jak np. zabezpieczenie w umowie kwestii technicznych, a także zadbanie o jej elastyczność w przypadku rozwoju firmy lub koniecznej redukcji przestrzeni. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule „Zmieniasz biuro? Sprawdź najważniejsze elementy umowy najmu”.
Od projektu biura do realizacji
Kiedy kwestie formalne zostały już domknięte nadszedł czas na przygotowanie projektów wykonawczych i architektonicznych nowego biura. Tutaj nieocenione będzie wsparcie doświadczonego architekta, który wskaże aktualne trendy w projektowaniu powierzchni biurowych i uwzględniając nasz budżet oraz preferencje odnośnie do wyglądu biura, przygotuje odpowiedni projekt.
Na etapie realizacji, warto skorzystać ze wsparcia specjalisty do spraw technicznych – Menadżera Projektu. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego stresu i potencjalnych błędów. Taka osoba dzięki swoim kompetencjom z łatwością będzie koordynować i sprawdzać prace aranżacyjne, a także zarządzać budżetem i dbać o to, aby wszystko było realizowane zgodnie z harmonogramem. Menadżer Projektu wesprze nas również przy odbiorze biura i zwróci uwagę na wszelkie niedociągnięcia, wskaże ewentualne usterki oraz wady istotne naszej nowej powierzchni biurowej.
Przeprowadzka – ciesz się nowym biurem
Przed ostateczną przeprowadzką warto wybrać odpowiednią firmę transportową, która sprawnie przeprowadzi proces. Należy również zaplanować harmonogram wraz z zarządcami nowego i obecnego budynku. Pamiętajmy o niezbędnych zgodach. Nie zawsze możemy przenosić meble i sprzęty w dogodnej dla nas porze, czasami tego rodzaju prace można przeprowadzać jedynie w weekendy lub w godzinach wieczornych, tak aby nie zakłócać normalnego funkcjonowania budynku. Trudnością może okazać się np. brak windy towarowej i konieczność korzystania ze standardowych wind dla pracowników budynku.
– Warto wspomnieć o pracownikach, którzy są najważniejszą częścią firmy. Pamiętajmy, aby odpowiednio przywitać wszystkich w nowym biurze i dać wskazówki, jak będziemy teraz pracować i jak możemy wykorzystywać nową przestrzeń. Niektórzy mogą się czuć onieśmieleni i początkowo mieć trudności nawet z prostymi czynnościami jak np. obsługa nowych sterowników do klimatyzacji. Pracownicy często zadają też pytania o korzystanie ze stref do relaksu, mając obawy, że zostanie to źle odebrane przez pracodawcę – zwłaszcza jeżeli w poprzednim biurze takich udogodnień nie było. Kiedy zmieniamy zwykłe stanowiska pracy na tzw. hot deski, to również powinniśmy wytłumaczyć nowe zasady kooperacji. Na pewno warto stworzyć instrukcję, jak wykorzystywać nową przestrzeń biurową w prawidłowy sposób. W procesie reorganizacji można skorzystać z doświadczenia ekspertów i usługi zarządzania zmianą w organizacji tzw. change management. Usługa ta pozwoli organizacji przygotować się do zachodzących zmian, a także zapewni jej prawidłowe wdrożenie – podsumowuje Olga Świnarska, Starszy Konsultant w Dziale Powierzchni Biurowych CBRE.
Kontakt do eksperta:
Olga Świnarska
Starszy Konsultant w Dziale Powierzchni Biurowych CBRE
olga.swinarska@cbre.com
Tel. +48 608 662 228
