Rosnący poziom kwalifikacji pracowników i liczba skomplikowanych zadań sprawiają, że firmy muszą sięgać po nowe rozwiązania pozwalające zwiększyć poziom efektywności pracy. Wiele czynników warunkujących dobre samopoczucie i wydajność zatrudnionych osób zależy od otoczenia, w którym pracują.
Partnerem materiału jest:
Dynamiczny rozwój nowych technologii, rosnące znaczenie pracy opartej na wiedzy oraz globalizacja otwierają przed przedsiębiorstwami nowe możliwości, ale stawiają też ogromne wyzwania. Co to oznacza dla firm i pracowników?
Bogdan Rogala: Te same czynniki, które stwarzają firmom nowe szanse rozwoju, zmuszają jednocześnie pracowników do ciągłego dostosowywania się do dynamicznie zmieniających się warunków pracy. Rośnie złożoność wykonywanych zadań, bezdyskusyjna staje się konieczność wdrażania innowacji, nasila się presja konkurencji. Ponadto działalność firm ma coraz częściej charakter usługowy, co wiąże się z koniecznością budowania długotrwałych relacji z klientami. W tym nowym środowisku biznesowym i na dynamicznie zmieniającym się rynku pracy firmy stają przed trudnymi wyzwaniami. Pracodawca, chcąc pozyskać najlepszych pracowników, często oferuje nie tylko elastyczne podejście do godzin pracy, ale także przyjazną atmosferę i komfortowe warunki biurowe. Kandydaci już podczas rekrutacji proszą o możliwość obejrzenia potencjalnego miejsca pracy i uzależniają swoje zatrudnienie od atmosfery w biurze. Nic więc dziwnego, że organizacja i wystrój wnętrz mogą w znaczący sposób wpłynąć na postrzeganie firmy oraz na lojalność zatrudnionych osób. Zatem niezmiernie istotne jest, aby firmy stwarzały pracownikom takie warunki pracy, które ułatwią komunikację, usprawnią pracę zespołową, pobudzą kreatywność, ale przede wszystkim sprawią, że pracownik będzie się czuł w pracy równie dobrze jak we własnym domu.
Czego oczekujemy od współczesnych biur?
Jeszcze nie tak dawno biura projektowane były zgodnie z jedną zasadą. Miały zapewniać wyłącznie podstawowe warunki do wykonywania pracy. Ich główna wada polegała na tym, że choć były one wykonane zgodnie z wysokimi standardami budowlanymi, to nie mogły odpowiadać potrzebom wielu firm, które uzależniają swoją działalność od kreatywności swoich pracowników. Wraz z wkroczeniem nowej generacji na rynek pracy oraz dynamicznym rozwojem gospodarki opartej na wiedzy zaszła zmiana w myśleniu o miejscu pracy. Pragniemy już nie tylko pracować bardziej efektywnie, ale również wykonywać swoje obowiązki w sprzyjającym, dostosowanym do naszych indywidualnych potrzeb otoczeniu.
Jakie dostrzega pan główne trendy w aranżacji biur?
Obecnie obserwujemy dwa takie trendy. Pierwszy z nich to branded office. Coraz więcej przedsiębiorstw stara się, by ich przestrzeń do pracy odzwierciedlała również ich strategię i markę. Tego rodzaju podejście jest niezwykle ważne nie tylko dla klientów, ale również dla pracowników, którym łatwiej wtedy utożsamić się z firmą. Styl branded office w dużej mierze wpływa na satysfakcję z pracy, ale powinien też stanowić odzwierciedlenie kultury organizacyjnej panującej w firmie. Dlatego doskonałym sposobem na uzyskanie zaangażowania pracowników jest umożliwienie im współdecydowania o sposobie aranżacji tej przestrzeni. Nie ograniczamy się przy tym do samego stanowiska pracy. Jeżeli pracownicy będą mieli wpływ na każdy detal sal konferencyjnych, pokoi spotkań oraz przestrzeni przeznaczonych na relaks czy intensywną pracę twórczą, wtedy czuć się będą tak, jakby aranżowali swój własny dom. To podejście jest więc doskonałym sposobem na utrzymanie wysokiego poziomu motywacji, zaangażowania i satysfakcji, zaś wspólne decydowanie o wykończeniu biura jest jednym ze sposobów na skuteczne zintegrowanie zespołu.
Drugim ważnym trendem jest human centric approach. Coraz większa różnorodność wykonywanych przez nas zadań i coraz głębsza specjalizacja poszczególnych zespołów sprawiają, że niezbędne jest zindywidualizowane podejście do projektowania i aranżacji biur. Wymagają tego zarówno różne typy działalności, jak i różne działy poszczególnych firm. Dlatego staramy się najpierw poznać strategię firmy i rodzaje zadań, jakie ona wykonuje, by w pełni zrozumieć jej wymagania co do zajmowanej przestrzeni. Dobrze zaprojektowane biuro stanowi dla użytkowników istotną wartość dodaną, ale aby przygotować taki dobry projekt, człowiek i jego potrzeby zawsze muszą znajdować się w centrum zainteresowania projektanta. Zacieranie granic między domem i biurem nie jest tylko fanaberią dla wybranych, sprawdza się w większości branż – pracowników wprawia w dobre samopoczucie i powoduje wzrost wydajności.
Właściwie wykorzystane światło może przyczyniać się do poprawy wielu zdrowotnych aspektów pracy.
Na jakie aspekty wystroju biur należy położyć nacisk, by zwiększyć efektywność pracowników?
Przede wszystkim musimy poznać ich realne potrzeby. Jeżeli więc tworzymy koncepcję obszaru, na którym praca będzie polegać na stałym kontakcie pomiędzy ludźmi, wybierzemy dużą przestrzeń z biurkami ustawionymi w taki sposób, by zagwarantować łatwy kontakt wzrokowy i szybką komunikację. Dotyczyć to może na przykład działów marketingu czy designu, w których kreatywne rozmowy i zespołowe burze mózgów są szczególnie ważne. Natomiast gdy projektujemy obszar dla działu nastawionego na samodzielne wykonywanie zadań, powinien on spełniać całkiem odmienne wymagania. Powinien na przykład uwzględniać możliwość skupienia się i brak nadmiernego kontaktu ze współpracownikami. Wydaje się przy tym być niezwykle ważne, żeby każda firma odpowiadała nie tylko na oczekiwania całych zespołów. Należy brać także pod uwagę indywidualne preferencje poszczególnych osób i starać się ułatwiać im wykonywanie zadań dzięki mądrze zaprojektowanym stanowiskom pracy. Jednym z najważniejszych czynników mogących wpływać na efektywność i satysfakcję płynącą z pracy jest oświetlenie.
Dlaczego kwestia oświetlenia biura jest taka ważna?
Światło generalnie ma ogromny wpływ na nasze zdrowie i samopoczucie. Intensywność i różnorodność obowiązków biurowych niesamowicie wzrosła. Jeżeli zaniedbamy oświetlenie, będziemy musieli liczyć się z przykrymi konsekwencjami, takimi jak nadwyrężenie wzroku czy ogólne zmęczenie organizmu, co zwykle prowadzi do pogorszenia koncentracji i efektywności pracy. Okazuje się, że naturalne światło słoneczne oddziałuje nie tylko na funkcjonowanie zmysłu wzroku, ale również na wiele procesów biologicznych. Obecnie wiemy, że kontroluje ono wiele biochemicznych przemian zachodzących w ludzkim organizmie bądź też wpływa na nie pośrednio. Wiemy też, że pełni istotną rolę w procesie wydzielania ważnych hormonów, takich jak kortyzol i melatonina, znacząco oddziałując na funkcjonowanie ludzkiego zegara biologicznego. Liczne badania poświęcone oświetleniu w miejscu pracy dowodzą, że światło słoneczne wywiera korzystny wpływ na samopoczucie pracowników. Dlatego preferują oni zwykle stanowiska robocze w pobliżu okien oraz pomieszczenia oświetlone światłem dziennym.
Ale ze względu na porę roku czy specyfikę pracy nie zawsze można zapewnić pracownikom dostęp do światła dziennego…
To prawda, że najlepiej czujemy się w świetle dziennym. Jednak pracujemy obecnie coraz dłużej w pomieszczeniach zamkniętych i dlatego rola oświetlenia sztucznego jest tak istotna. Dzięki nowoczesnym technologiom LED i systemom sterowania oświetlenie sztuczne jest coraz bardziej zbliżone do naturalnego światła dziennego i podąża jego rytmem. W tym aspekcie szczególne znaczenie ma poziom natężenia światła oraz temperatura barwowa, która jest dostosowana do wykonywanych przez pracownika zadań i zmieniającego się rytmu dobowego. Światło białe lub chłodne pobudza nas do koncentracji i aktywności, podczas gdy ciepła barwa światła sprzyja wyciszeniu się i relaksowi.
Jakimi zasadami należy się kierować, projektując system oświetleniowy w biurze?
Przede wszystkim powinien on być odpowiedni do zadań wykonywanych w danym miejscu pracy. Okazuje się, że różne sceny świetlne mogą stymulować wykonywane w biurze czynności – dlatego też trzeba dopasować oświetlenie do typu aktywności. Inne światło musi towarzyszyć nam, gdy prowadzimy konferencję, inne – gdy uczestniczymy w burzy mózgów, potrzebujemy się skoncentrować na trudnym zadaniu. Pamiętajmy też, że wybrane rozwiązania oświetleniowe muszą korespondować z innymi aspektami środowiska pracy, takimi jak natężenie światła dziennego i wystrój wnętrza, podnosząc tym samym komfort pracy. Poza tym właściwie wykorzystane światło może przyczyniać się do poprawy wielu zdrowotnych aspektów pracy. Może działać uspokajająco, przyczyniać się do redukcji stresu oraz niwelować inne obciążenia o charakterze fizycznym i psychologicznym.
Jakie rozwiązania technolo‑giczne wybierają firmy, którym zależy na wysokim standardzie oświetlenia?
Dzięki wiedzy na temat wpływu światła na jakość i efektywność pracy coraz więcej firm decyduje się na kompleksowe systemy sterowania oświetleniem w biurze, które łączą wysoką energooszczędność z optymalnym poziomem oświetlenia. Mamy już takie systemy, które umożliwiają pracownikowi samodzielne sterowanie oświetleniem poprzez urządzenia mobilne. Jest on w stanie dostosowywać scenę świetlną do swoich indywidualnych preferencji. To niesamowicie fascynujące, jak umożliwienie pracownikowi kształtowania jego indywidualnego stanowiska pracy podnosi jego autonomię, poziom zadowolenia i jak pozwala mu poczuć się w biurze jak w domu.
We wrześniu zeszłego roku zakończył się remont warszawskiego biura Philips Lighting. Jakie najważniejsze zmiany aranżacyjne zostały wprowadzone?
Przy okazji remontu naszego warszawskiego biura mieliśmy okazję wcielić w życie wiele innowacyjnych koncepcji, o których mówiłem. W większości przypadków w procesie projektowania i aranżacji oprócz zespołu fachowców udział brali również pracownicy. To oni artykułowali swoje potrzeby i decydowali o każdym elemencie wystroju, dzięki czemu mogliśmy dołożyć starań, by przestrzeń firmy spełniała indywidualne wymagania każdego działu, zgodnie ze specyfiką i charakterem jego pracy.
Dzięki tym staraniom wspólnie stworzyliśmy biuro przyszłości, które jest ciepłe i przyjazne, sprzyja otwartej komunikacji i kreatywności. Nie ma w nim zamkniętych przestrzeni ani gabinetów dyrektorskich. Wszyscy jesteśmy jednym zespołem i świetnie się w nim czujemy.
Ten tekst jest częścią projektu Biuro: nowa definicja przestrzeni
