Technologia ułatwia optymalizację procesów

Kilka ostatnich lat prosperity gospodarczej uśpiło czujność wielu przedsiębiorców, którzy mimo symptomów nadchodzącego spowolnienia nadal realizowali strategie dynamicznego rozwoju swoich firm. Pandemia wszystko zmieniła.

Optymalizacja – to słowo jak mantra przewijało się w ubiegłym roku w rozmowach menedżerów. Najczęściej za hasłem optymalizacja kryło się jednak gorączkowe szukanie oszczędności. Firmy zamrażały projekty rozwojowe, cięły rozdęte wydatki i likwidowały stanowiska pracy. Klasycy ekonomii mówią jednak, że optymalizacja nie jest i nie może być procesem jednorazowym. Nie polega też tylko na ograniczeniach kosztów. W rzeczywistości powinna być ciągłym procesem doskonalenia się, poszukiwania sposobów na poprawę wydajności, zmniejszenie różnorakiego marnotrawstwa i optymalizację zasobów w ramach bieżącej działalności. Słownikowa definicja optymalizacji obejmuje wyrażenia takie jak: „zrób tak perfekcyjnie, jak tylko to możliwe”, „w pełni doskonały”, „najbardziej efektywny” czy „najlepsza alternatywa”. Optymalizacja biznesowa jest więc niczym innym jak tylko procesem identyfikacji i wdrażania takich metod działania, które sprawiają, że procesy w firmie są bardziej wydajne i opłacalne. Nie ma jednego uniwersalnego sposobu optymalizacji. Wszystko zależy od konkretnego procesu.

Są jednak wspólne zasady, które można ująć w formie czterech kroków:

1. Zidentyfikuj słabe lub nieefektywne procesy;

2. Zmapuj je;

3. Przeanalizuj i sprawdź, czy są na to lepsze sposoby;

4. Zoptymalizuj proces, restrukturyzując go, automatyzując ub stosując technologię, która całkowicie zmieni sposób jego działania.

Jak widać, wszelkie czynności optymalizacyjne muszą być poprzedzone pomiarami. Wyniki, które dzięki takim danym uzyskuje firma, pozwalają jej wprowadzić na przykład nowe metody, praktyki i systemy, które skracają czas danego procesu, albo zmniejszyć koszty i jednocześnie poprawić wydajność. Umożliwiają też automatyzację powtarzalnych zadań, ograniczenie wszelkiego rodzaju odpadów, uwalnianie zasobów materialnych i ludzkich, wdrożenie technik uczenia maszynowego, które usprawniają działanie sprzętu, czy w końcu zwiększenie sprzedaży poprzez większą satysfakcję klientów. Optymalizacja biznesowa działa najlepiej, kiedy jest napędzana wewnętrznie oraz wspierana przez oprogramowanie wspomagające podejmowanie strategicznych decyzji, które dają najkorzystniejsze efekty.

Bez technologii ani rusz

Tyle mówi teoria. W praktyce firmy stosują różne metody i narzędzia wspomagające procesy w ich firmach. Zapytaliśmy liderów rynkowych o kilka obszarów, ważnych z punktu widzenia kosztów.

Zasoby ludzkie

Działy HR walczą o lepszą efektywność, starając się optymalizować procesy rekrutacji, zarządzania dokumentacją pracowniczą, ewidencją czasu pracy, podnoszeniem kompetencji i karierą pracowników głównie za pomocą technologicznych rozwiązań. Automatyzacja czynności, sztuczna inteligencja, analityka pozwalają skrócić czas większości operacji, poprawić efektywność pracy, panować nad wynagrodzeniami (godziny nadliczbowe, zaległe urlopy, systemy premiowe, benefity) i w końcowym efekcie przyczynić się do dużej redukcji kosztów w całej organizacji. Poza innowacyjnymi narzędziami z obszaru nowych technologii optymalizację procesów HR może wspomóc outsourcing kadr i procesów wspomagających podstawowe funkcje biznesowe oraz prawidłowe zarządzanie projektami. W przypadku tego ostatniego chodzi o to, aby jasno zdefiniować cel projektu, przydzielić ludziom zakres odpowiedzialności, wspólnie ustalić sposób realizacji i na bieżąco kontrolować efekty. Skutecznie przeprowadzony projekt to mniejsze koszty operacyjne, większa produktywność poszczególnych zespołów i krótszy czas procesu. Według tego klucza należy zaplanować rekrutację czy budowanie wizerunku pracodawcy.

ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI

Wysoce wydajne organizacje działają jak udoskonalone sieci, które łączą: kultura, systemy informatyczne i mobilność pracowników. Firmy starają się zmienić struktury organizacji, a niemal połowa z nich w sposób aktywny analizuje i opracowuje nowe modele. Wiele przedsiębiorstw nie tylko projektuje, lecz również faktycznie buduje nowe struktury. Optymalizacja procesów biznesowych jest częścią zarządzania wszystkimi procesami dziejącymi się w firmie. Powinna być elementem codziennej taktyki i długoterminową strategią, dzięki której zostaje uproszczony przepływ pracy między ludźmi, a redukcja personelu nie jest potrzebna, bo wszyscy są dokładnie umiejscowieni w poszczególnych operacjach. Poprawia się też komunikacja, nie ma chaosu, powstaje mniej błędów i różnego marnotrawstwa. To nie wszystko. Niekończąca się fala pozytywnych zmian pomaga skalować biznes pod kątem stabilności, jakości, zasobów, ryzyka czy zgodności z rynkiem.

Finanse

Równie mocno automatyzują się i digitalizują działy finansowe. Organizacje, które nie podjęły wysiłku zautomatyzowania procesów i przeniesienia ich do świata wirtualnego, muszą zwiększać zatrudnienie, żeby móc obsłużyć ciągle rosnący wolumen zadań. W praktyce działania optymalizacyjne w obszarze finansów sprowadzają się więc do implementowania nowych technologii. „Odpowiednie połączenie działań finansów i IT oraz zbudowanie wspólnej strategii dla obu tych obszarów pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, uszczelnienie procesów i może stanowić przykład dla całej organizacji przy wdrażaniu nowych rozwiązań technologicznych – uważa Tomasz Podgórski, członek zarządu firmy Adamed. – Zmienia się również podejście do budowania kompetencji w zespołach. Osoby pracujące w finansach, oprócz wiedzy ze swojego obszaru, wykazują zainteresowanie i poszerzają swoje umiejętności w obsłudze narzędzi analitycznych i wizualizacji danych, znajomości języków programowania (np. DAX) czy zrozumienia najlepszych praktyk w budowaniu hurtowni danych.

Tak pracujący zespół staje się dla obszaru IT idealnym partnerem do wypracowywania usprawnień, wspomagania nowych wdrożeń i implementowania szeroko rozumianej transformacji cyfrowej. Otwartość na stosowanie nowych rozwiązań technologicznych stanowi bowiem najlepszą możliwą drogę do osiągania efektów i dodatkowo motywuje zespół IT do szukania i testowania nowych technologii, co w naturalny sposób wspiera jego rozwój”.

Produkcja

Dojrzałość procesów produkcyjnych, które nie generują niespodzianek i kosztów złej jakości, ale też procesów wspierających – żeby nie nazwać ich administracyjnymi – jest kluczem do przewidywalności tego, co firma produkuje i dostarcza klientom. Niestety, jest to obszar, który nierzadko znajduje się na końcu listy wszelkich zmian, chyba że sytuację zmieni wyraźne zalecenie audytora. „Nie doceniamy potęgi tkwiącej w świetnie skrojonym procesie. Są różne metody oceny tej dojrzałości czy też sprawności procesów, jakimi się posługujemy, więc nie ma znaczenia, którą metodę wybierzemy. Ważny jest rezultat – twierdzi Jacek Rybka, Supply Chain Director w Pratt & Whitney. – Obecny rynek jest niemiłosierny dla firm »długo dumających« lub pracujących według wczorajszych metod w kwestii radzenia sobie z popytem. Standardowe działania to szybka i łatwo dostępna wiedza o stratach w procesie, tzw. wąskich gardłach i dostępności zasobów. Digitalizacja informacji w tym obszarze jest niezbędna i już nie tak trudna do przeprowadzenia. Kluczem do tego znów są dobrze skrojone procesy i higiena danych, jakimi zarządzamy.

Jeśli chodzi o łańcuch dostaw, standardem powinno być wzajemne zrozumienie dostawcy i klienta na temat tego, co ma być dostarczone w krótkiej i długiej perspektywie. Zbyt często podczas analizy problemów występujących w łańcuchu dostaw okazuje się, że strony nie dbają o ten element, a przecież w tej podróży są razem. Warto więc rewalidować procesy zarządzania relacją z dostawcą lub, idąc dalej, połączyć systemy dostawcy i klienta tak, aby mieć pełną transparentność w obie strony”. 

Trend, jaki dziś można zaobserwować w ramach procesów produkcyjnych, to – poza pełną digitalizacją procesu i dostępem do danych na temat wyników uzyskiwanych w czasie rzeczywistym – postępująca ciągle automatyzacja. Oczywiście nie chodzi o automatyzację za wszelką cenę, a o zastąpienie ludzi maszynami w powtarzalnych czynnościach. Roboty minimalizują wpływ czynnika ludzkiego na proces, tym samym ograniczając liczbę błędów lub minimalizując ryzyko narażenia pracowników na szkodliwe czynniki. „Automatyzacja wyzwala sporo emocji wśród ludzi w wielu firmach. Pracownicy pytają, czy będzie jeszcze praca dla nich – mówi Jacek Rybka. – W tym momencie odkrywamy kolejny trend w biznesie, czyli optymalizowanie kadry pod kątem jej otwartości na zmianę i naukę czegoś nowego. Z moich obserwacji wynika, że jest to jedno z największych wyzwań, przed jakimi stoją firmy produkcyjne. Musimy poradzić sobie z tym, jak przejść od fix mindset do grow mindset oraz jak wzbudzić w załodze ciekawość »nowego«. Co prawda firmy doradcze lub szkoleniowe prześcigają się z ofertami szkoleń, warsztatów, ale sądzę, że problem sięga zdecydowanie głębiej, czyli szkolnictwa i tego, jakie »głowy« wypuszczamy na rynek”.

Optymalizacja biznesowa działa najlepiej, kiedy napędzana jest wewnętrznie oraz wspierana przez oprogramowanie wspomagające podejmowanie strategicznych decyzji, zapewniających najlepsze efekty.

Transport

Liderzy branży optymalizują swoją działalność, również szeroko korzystając z najnowszych technologii. Ale nie tylko. Szukają innowacyjnych rozwiązań, które umożliwiają maksymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Na przykład Fresh Logistics Polska, firma specjalizująca się w transporcie żywności, stosuje naczepy grodziowe, które pozwalają na transport produktów spożywczych wymagających przechowywania w różnych zakresach temperatur w jednej naczepie. Z kolei system monitoringu temperatury online wpływa na mniejszą liczbę uszkodzeń (spowodowanych np. przegrzaniem towaru) oraz redukuje opóźnienia. Specyfika logistyki produktów świeżych wymaga monitoringu online całej trasy przesyłki, tak aby finalny odbiorca mógł cieszyć się nie tylko świeżością produktów, ale przede wszystkim ich bezpieczeństwem, którego gwarantem są właściwe warunki termiczne podczas transportu i magazynowania. Dzięki nadajnikom zainstalowanym na środkach transportu można w czasie rzeczywistym monitorować w sposób ciągły temperaturę panującą w naczepach. W przypadku dających się przewidzieć opóźnień działy transportu otrzymują alerty, dlatego mogą z wyprzedzeniem zareagować na potencjalny problem.

Inne rozwiązania techniczne to naczepy typu double deck. Umożliwiają one zwiększenie ładowności standardowej naczepy z 30 palet do 60 (są układane piętrowo), ale wymagają współpracy firmy transportowej i nadawcy, który musi odpowiednio przygotować palety do wysyłki.

Kontenery BDF typu swap body również pozwalają na przewiezienie jednorazowo większej liczby palet (36). Swap bodies funkcjonują jako tzw. pociąg drogowy, czyli ciągnik z dwoma mniejszymi naczepami, na których znajdują się kontenery double deck. Rozwiązanie to nie tylko zapewnia mniejszy współczynnik emisji dla jednej palety, bo w trasę rusza jeden pojazd zamiast czterech, ale też przyczynia się do zmniejszenia pustych przebiegów. Na przykład jeden kontener zostaje odczepiony i pozostawiony na rozładunek w punkcie A, a drugi udaje się pełen dalej do punktu B. Przy standardowych naczepach często nie wykorzystuje się połowy przestrzeni, a do tego traci się czas na rozładunek i załadunek.

W krajach, w których przepisy na to pozwalają, największe firmy transportowe, jak Raben, w przewozach międzynarodowych wykorzystują na przykład tzw. pociąg drogowy w wersji „jumbo”, inaczej LHV. To zestaw składający się z kontenerów typu swap body – mianowicie duży ciągnik, który wiezie za sobą dwa kontenery BDF oraz tradycyjną naczepę typu double deck. Ładowność takiego pojazdu wzrasta nawet do 102 europalet. Takie rozwiązanie nie tylko optymalizuje koszty samego przejazdu, ale też jest korzystne dla środowiska.

Energia

Poprawa efektywności energetycznej często jest kojarzona ze zmniejszeniem zapotrzebowania na energię elektryczną. W rzeczywistości jednak efektywność energetyczna to pojęcie szersze, które oznacza skuteczniejsze zużywanie energii potrzebnej do przeprowadzenia tego samego procesu.

„Firmy mogą osiągać efektywność energetyczną w różny sposób, np. poprzez ograniczenie energochłonności procesów. Co więcej, niektóre rozwiązania mogą być również dla firm źródłem dodatkowych przychodów” – uważa Tomasz Lender, wiceprezes zarządu TAURON Sprzedaż.

Pierwszym krokiem w kierunku efektywnego wykorzystania energii przez każdą firmę powinien być audyt energetyczny. Może on dotyczyć całego przedsiębiorstwa (i objąć obiekty, procesy technologiczne lub produkcyjne, konkretne urządzenia, instalacje) lub konkretnego przedsięwzięcia, które ma służyć poprawie efektywności energetycznej. Audyt energetyczny wskazuje obszary, gdzie kryją się możliwości poprawy efektywności. Informuje o zużyciu energii przez budynki, instalację przemysłową oraz zamontowane urządzenia.

„Audyt efektywności energetycznej muszą wykonać przedsiębiorstwa, które ubiegają się o tzw. białe certyfikaty – wyjaśnia Tomasz Lender. – Są one wystawiane w ramach potwierdzenia, że została zaoszczędzona określona ilość energii w wyniku inwestycji, które służą poprawie efektywności energetycznej. Efektem audytu jest ocena opłacalności ekonomicznej danego przedsięwzięcia i możliwej do uzyskania oszczędności energii. W tym przypadku korzyść jest podwójna. Po pierwsze, przedsiębiorstwo optymalizuje zużycie mediów energetycznych; po drugie, uzyskuje dodatkowe przychody ze sprzedaży białych certyfikatów. Audyt może być wykonywany w dowolnym terminie, ale przed rozpoczęciem wdrażania audytowanego projektu”.

Drugim krokiem jest prawidłowe zarządzanie energią, które pomaga obniżyć zużycie ciepła i energii elektrycznej. Pozwala efektywniej zarządzać układami ogrzewania, wentylacji, klimatyzacji (HVAC) w budynkach wielkokubaturowych czy sterować oświetleniem. Zarządzanie energią musi opierać się na nowoczesnych, inteligentnych rozwiązaniach technologicznych, które dostosowują zużycie energii oraz ciepła do zmiennego obciążenia obiektu. System powinien na bieżąco monitorować parametry, które wpływają na stopień komfortu użytkowników, czy alarmować, gdy wystąpi sytuacja krytyczna, np. awaria urządzeń HVAC.

Źródłem finansowych korzyści mogą być również redukcja mocy na życzenie i kompensacja energii biernej, jeśli taką usługę oferuje zakład energetyczny, z którym firma ma podpisaną umowę.

Na koniec warto wspomnieć o jednej z najtańszych form pozyskiwania energii – fotowoltaice. Coraz więcej firm decyduje się na wytwarzanie ekologicznej energii. Poza zmniejszeniem kosztów zakupu energii (ok. 20 tys. zł rocznie) zyskują korzyści wizerunkowe, ponieważ są postrzegane jako podmioty prowadzące działalność w sposób odpowiedzialny społecznie.

PRZECZYTAJ MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE RAPORT GŁÓWNY »

E-podpis sposobem na sprawne funkcjonowanie firm 

Przenoszenie firmowych procesów do sfery cyfrowej w okresie pandemii stało się konieczne dla całej gospodarki. W czasie gdy wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej lub częściowo zdalnej, procesy takie jak podpisywanie umów, aneksów czy dokumentacji pracowniczej musiały zostać przeniesione do sfery online. Konieczne stało się wprowadzenie lub szersze stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Strategia lean management wsparta nowymi technologiami 

Firma Fresh Logistics Polska zaczęła pracę w kulturze lean w 2016 roku. Program funkcjonuje pod nazwą Better Every Day. Zakłada podejście do udoskonalania procesów w małych krokach.

Redukcja kosztów i wzrost wydajności dzięki telematyce 

Lockdown i restrykcje związane z przemieszczaniem się boleśnie odbiły się na kondycji branży transportowej. Aż 38% europejskich operatorów transportowych spodziewa się, że w porównaniu z 2019 rokiem ich przychody będą niższe.