Gdy wyzwania rynkowe i technologiczne nakładają się i wzajemnie wzmacniają, przedsiębiorstwom powinno zależeć na optymalizowaniu zarządzania procesami płacowymi i wydatkami służbowymi. Można dzięki temu zapobiec występowaniu ryzyka zapaści finansowej i zwiększyć bezpieczeństwo firmowych danych.
Partnerem materiału jest:
Wprowadzanie odpowiednich technologii oraz optymalizacja procesów biznesowych pozwalają ograniczyć ryzyko operacyjne oraz zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa. Nowe technologie, które podlegają permanentnej aktualizacji, zmieniają funkcjonowanie biznesu. Przenikanie się innowacji nakręca konkurencyjność cen oraz rozwiązań biznesowych. Brak stabilności skłania przedsiębiorstwa do aktywnego zarządzania zmianami, ponieważ zmiany stopniowo stają się standardem. Dyrektorzy finansowi zyskują rolę liderów zmian w wielu firmach, co wymusza na nich ciągłe poszukiwanie optymalizacji kosztów we wszystkich sferach działalności. Obszarem, który przejawia duży potencjał do optymalizacji, jest zarządzanie procesami płacowymi oraz wydatkami służbowymi.
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny: »
Proces wpisany w strategię i kulturę organizacyjną
Strategia | Innowacje Partycja Strzelecka PL, Grzegorz S. Woelke PL, Waldemar Siwak PL, Dariusz Frydrych PL, Krzysztof Łazor PL, Sławomir Dąbek PL, Hubert Laszczyk PL, Marcin Kostecki PL, Paweł Szczepankowski PL, Michał Góra PLSkala innowacji i usprawnień zależy od wielkości przedsiębiorstwa, przedmiotu działalności oraz branży.
Innowacja w optymalizacji procesów płacowych
Warunkiem pomyślnego wdrażania optymalizacji w przedsiębiorstwie jest zadbanie o przejrzystość danych płacowych. Duże znaczenie ma także kontrolowanie operacji związanych z obsługą kadrowo‑płacową. Z obserwacji TMF Group, globalnego dostawcy usług biznesowych od ponad 20 lat obecnego na polskim rynku, wynika, że wraz z rozwojem i zwiększaniem się zasięgu geograficznego działalności operacyjnej przedsiębiorstw coraz większym wyzwaniem staje się dla nich koordynowanie obsługi płacowej oraz utrzymywanie jej spójnego modelu. W efekcie rodzi się silna potrzeba uzyskania scentralizowanego obrazu wszystkich operacji płacowych przy jednoczesnym spełnieniu lokalnych wymogów prawnych.
Według badania Global Payroll Management Survey 2016, przeprowadzonego przez Bloomberg BNA – na zlecenie TMF Group – liczącego się na światowym rynku eksperta ds. usług kadrowo‑płacowych, księgowo‑podatkowych, sekretariatu korporacyjnego oraz finansowania strukturalnego, przyszłość efektywnego międzynarodowego zarządzania obsługą płacową kształtować będzie technologia, pod warunkiem używania bezpiecznych systemów IT. Ankieta była próbą przybliżenia aktualnych wyzwań stojących przed organizacjami związanymi z globalną obsługą płac, rozwiązań, jakie stosują w celu osiągnięcia lepszej efektywności oraz zapewnienia przepływu poufnych danych wewnątrz firm prowadzących międzynarodową działalność.
Z badania wynika, że połowa przedsiębiorstw nie stosuje żadnych protokołów zabezpieczających transgraniczną wymianę danych, a prawie dwie trzecie międzynarodowych firm (61%) prowadzących działalność w sześciu lub więcej krajach przekazuje poufne dane płacowe za pośrednictwem poczty elektroni‑cznej. Jest to więc z pewnością obszar, w którym istnieje ogromny potencjał i potrzeba wprowadzenia usprawnień zarówno w dużych firmach międzynaro‑dowych, jak i w mniejszych krajowych organizacjach.
Świadcząc kompleksowe usługi dla międzynarodowych organizacji, konieczne jest elastyczne i proaktywne podejście. Firma TMF Group, wychodząc naprzeciw zaobserwowanym potrzebom oraz wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie zdobyte na ponad 80 rynkach, opracowała produkt TMF Horizon. Jest to bezpieczna platforma umożliwiająca przedsiębiorstwom przeglądanie i wymianę danych oraz przekazywanie raportów płacowych w celu zapewnienia sobie nad nimi większej kontroli, zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym. TMF Horizon koncentruje informacje w jednym miejscu, dzięki czemu procesy płacowe są tak samo widoczne w centrali, jak w odległych oddziałach. Rozwiązanie dostępne za pośrednictwem wielu urządzeń, np. komputera stacjonarnego, smartfona lub tabletu, umożliwia scentralizowanie oraz ujednolicenie obsługi płacowej w firmie w celu zapewnienia większej wydajności i produktywności.
Dla obciążonego pracą dyrektora finansowego taka funkcjonalność jest bezcenna: łączy system płacowy z systemem finansowym, umożliwiając śledzenie procesu przetwarzania listy płac, ułatwia też przygotowywanie raportów w skali globalnej oraz krajowej. Funkcjonalność TMF Horizon jest także ogromnym ułatwieniem dla dyrektora HR, umożliwia mu bezpośrednie komunikowanie się z pracownikami oraz szybkie i skuteczne rozwiązywa‑nie problemów. Możliwe jest także kontrolowanie dostępu pracowników do dokumentów i przesyłanie powia‑domień w obrębie całej firmy.
Optymalizacja wydatków służbowych
W wielu firmach proces zarządzania wydatkami służbowymi jest rozproszony. Wynika to z faktu, że zadania z tego obszaru wykonuje jednocześnie wielu pracowników. Dane nie są gromadzone w jednym miejscu, ponieważ każda z tych osób jest odpowiedzialna tylko za fragment procesu. Grozi to chaosem, który w dużych organizacjach może sparaliżować kontrolę i doprowadzić do nadużyć. W rezultacie osoby odpowiedzialne za finanse przedsiębiorstwa nie mają pełnej wiedzy o tym, jakie środki przeznacza się na wydatki służbowe oraz jakiego nakładu pracy wymaga obsługa całego procesu. Nie można poszukiwać oszczędności w firmach, jeżeli pełna skala wydatków nie jest znana.
Obserwując rosnące zainteresowanie wydatkami służbowymi w międzynarodowych organizacjach, Grupa TMF stworzyła narzędzie TMF International‑Xpense – rozwiązanie umożliwiające zarządzanie wydatkami. Ten uniwersalny szablon, który można dostosować do potrzeb każdej firmy – zarówno małej krajowej, jak i dużej globalnej – poddając automatyzacji żmudne analizowanie wydatków służbowych pracowników, uwalnia od tego trudu zespoły finansowe.
Narzędzie jest dostępne w ponad 25 językach, można je pozyskać za pośrednictwem strony internetowej i aplikacji; nie wymaga specjalnej infrastruktury IT do zarządzania systemem. TMF InternationalXpense eliminuje ręczne sprawdzanie arkuszy kalkulacyjnych, co do tej pory było zmorą zespołów back office’owych.
Intuicyjny interfejs pozwala na samodzielne wprowadzanie danych, dzięki czemu pracownicy mogą między innymi wyszczególnić rozliczenia z wcześniej ustalonych typów wydatków, uwzględnić specyfikację krajową, podać koszt w lokalnej walucie i wyodrębnić wysokość podatku. Aby ograniczyć dokumentację papierową i kontynuować proces w formie cyfrowej, rachunki są przesyłane elektronicznie i dodawane do każdego rozliczenia.
InternationalXpense wspiera zespoły finansowe w kontrolowaniu zgodności wydatków i w zapobieganiu nadużyciom, ponieważ zyskują one obraz wszystkich kosztów ponoszonych w tym obszarze. Dzięki temu można realnie nadzorować tę sferę działalności firmy i egzekwować jednolitą politykę wydatków w całym przedsiębiorstwie. A specjaliści do spraw finansów mogą skoncentrować się na działaniach strategicznych i w pełni nadzorować bieżącą działalność tego pionu przedsiębiorstw.
Przeczytaj pozostałe komentarze: »
Ponad 70% żmudnych zadań w rękach robotów
Retencja pracownikow Michał Góra PLJak utrzymać pracowników i zaangażować ich w rozwój firmy?
