Odnosząc się do wyzwania, przed którym stanęli menedżerowie Turbo Event, warto zwrócić uwagę na specyficzne warunki prowadzenia biznesu takiej firmy.
Agencje eventowe mają charakterystyczną strukturę, ponieważ zwyczajowo zatrudniają dużo więcej wolnych strzelców i podwykonawców niż pracowników na etatach. Ta proporcja wynosi nawet 20 do 1, co znacząco odbiega od średniej większości przedsiębiorstw. Koncepcja koncertu, zawodów, festiwalu czy innych wydarzeń jest opracowywana i zarządzana siłami wewnętrznymi, ale realizacją dużych projektów zajmuje się cała armia zewnętrznych podwykonawców i dostawców. Dlatego kluczem do sukcesu organizowanego wydarzenia są, poza samym pomysłem, umiejętności logistyczne i zdolność do skutecznego zarządzania firmami i pracownikami wynajętymi do konkretnego projektu.
Warto podkreślić, że na powodzenie wydarzenia i sukces biznesowy mają wpływ nie tylko wynajęci ludzie. Satysfakcja sponsorów i klientów zależy od wielu czynników zewnętrznych, które najpierw trzeba przewidzieć, a następnie skutecznie kontrolować. Występują tu jednak liczne niedające się przewidzieć aspekty, nie mówiąc już o kontroli. Należą do nich choćby warunki pogodowe, które nawet przy doskonałej organizacji mogą popsuć imprezę i skutecznie pozbawić klientów i sponsorów oczekiwanej korzyści. W tym kontekście warto zadać sobie pytanie, co należy zrobić, by w tak nietrwałym i ryzykownym biznesie znaleźć receptę na budowanie trwałych relacji z obecnym klientem i dodatkowo pozyskać nowych. Sukces firmy zajmującej się organizacją różnego rodzaju eventów zależy od dwóch czynników – powtarzalności i kreatywności. Dobrego przykładu dostarcza bukareszteńska agencja należąca do sieci Publicis, organizująca w Rumunii popularne wydarzenie o nazwie Liberty Parade. Jest to impreza plenerowa, głównie muzyczna, ale z bogatą oprawą wizualną, przeznaczona dla ludzi młodych, ale dorosłych, która gromadzi kilkadziesiąt tysięcy uczestników, najczęściej poprzebieranych w kolorowe stroje. W przypadku rumuńskiej agencji, tak jak w opisywanej firmie Turbo Event, los organizacji był uzależniony od jednego kluczowego partnera. Dla Turbo Event była nim firma ubezpieczeniowa, a dla agencji – koncern tytoniowy, który jako jedyny duży sponsor decydował o być albo nie być tej firmy. Mimo uzależnienia od tego jednego sponsora, z niewielkimi przerwami, od lat udaje się organizować tę wielką imprezę, a z roku na rok przybywa coraz więcej potencjalnych klientów zainteresowanych kojarzeniem swojej marki z paradą. O sukcesie agencji decydują następujące czynniki, skłaniające do patrzenia na tego typu działalność w sposób wielowymiarowy:
nieustannie rozbudowywana i aktualizowana koncepcja parady;
wprowadzanie dodatkowych formatów marketingowych dla klienta;
systematycznie rozbudowywany portfel mniejszych sponsorów, których można kojarzyć ze sponsorem głównym. Należą do nich firmy odzieżowe, motoryzacyjne, producenci napojów itd.;
zaangażowanie celebrytów i medialnie rozpoznawalnych postaci w działania promocyjne towarzyszące paradzie, a potem ich udział w samej imprezie;
dywersyfikacja geograficzna przy zaangażowaniu lokalnych władz (mniejsze imprezy poza centrum); ? szerokie wykorzystanie mediów społecznościowych;
wyjście poza kalendarz samej imprezy – zapowiedzi w mediach i miękkie przejście do klasycznej komunikacji; ? budowanie pozytywnych doświadczeń klientów, sponsorów i uczestników parady w trakcie przygotowań i trwania samej imprezy oraz po niej.
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny: »
Uniezależnić się od kluczowych klientów
Paweł Kubisiak PL, Agnieszka Węglarz PLWasza prezentacja zrobiła na nas wielkie wrażenie. Oczywiście nie przesądza to jeszcze o wygranej w naszym konkursie, ale już znaleźliście się wśród trzech firm, z którymi będziemy kontynuować rozmowy – powiedział Wiktor Mioduszewski, dyrektor marketingu Olympia Banku.
Ponadto organizatorzy parady kierują się jedną nadrzędną zasadą – wszystko, co da się wymyślić, można zrobić. To był i nadal jest klucz do sukcesu w branży wymagającej tak dużej kreatywności, jaką jest sektor eventowy.
Wydarzenie, które jest podstawą bytu firmy, nie trwa dzień, tydzień czy miesiąc. W mediach społecznościowych oraz w Internecie jest obecne na długo przed i po. Podobne eventy mogą też mieć różne mutacje – wersje zimowe i letnie, plenerowe i halowe, przez co trwają przez cały rok i docierają do miłośników różnych form spędzania wolnego czasu. Organizacja zdolna realizować takie cykliczne przedsięwzięcia przez cały rok może przywiązać klienta na długo. Potrafi też stworzyć wiarygodne portfolio, które jest w stanie sprzedawać kolejnym sponsorom z dużą szansą na powodzenie.
Należy też pamiętać, że największym i, niestety, często występującym wrogiem firm eventowych jest skłonność do prowizorki oraz improwizacji. Narzuca to w pewnym sensie charakter współpracy z ogromną rzeszą podwykonawców. Jednak precyzyjny plan, a później dobry producent i field manager powinni temu zaradzić. Bez dobrego planu i sprawnego zarządzania realizator tego typu przedsięwzięcia zostanie co najwyżej gwiazdą jednego sezonu.
