W dynamicznie rozwijających się firmach w coraz większym stopniu docenia się wartość czasu poświęcanego na zebrania i spotkania pracowników. Liderzy rynku chętnie sięgają po narzędzia oraz metody zarządzania spotkaniami, tak aby były inwestycją w budowanie relacji, a nie kosztem. Co można zrobić, by faktycznie wspierały one komunikację, współpracę i kreatywność?
Partnerami materiału są Eventory oraz Sii.
Gospodarka zorientowana na relacje (relationship‑centric economy) to obserwowana od pewnego czasu istotna zmiana w podejściu do współpracy z klientami. Moje doświadczenia pokazują, że do osiągnięcia sukcesu biznesowego niezbędne jest zaszczepienie wewnątrz firmy kultury organizacyjnej opartej na budowaniu relacji. Tylko osoby wzajemnie się szanujące, słuchające swoich opinii i znające swoje potrzeby będą podobnie traktować klientów. Będą wiedzieć, że relacje są ważne, a zaufanie buduje się długoterminowo. Ten nowy model współpracy, niestety, nie przystaje do rzeczywistości, w której szacunek do czasu pracowników uczestniczących w spotkaniach jest rzadko spotykany.
Steven Rogelberg w artykule Szanuj czas pracowników, opublikowanym na łamach HBRP w marcu tego roku, przedstawił niepokojące wnioski. Amerykańscy menedżerowie spędzają średnio 23 godziny w tygodniu na zebraniach, z czego aż osiem godzin upływa bezproduktywnie. Autor dodaje, że wartość zmarnowanego na bezowocnych spotkaniach czasu osiąga astronomiczną sumę 30 miliardów dolarów rocznie – nie licząc przy tym kosztu, jaki tworzy niewykonywanie generującej przychody i pobudzającej kreatywność pracy. Nieudane spotkania prowadzą do większego niezadowolenia i frustracji, co dodatkowo obniża produktywność zespołu. Konsekwencje tego faktu dotkliwie odczuwa pracodawca, ponieważ zwiększa się rotacja pracowników.
Nie da się ukryć, że to, jak są prowadzone spotkania, ma ogromny wpływ na pozostałe zadania pracowników, w szczególności na jakość wykonywanych obowiązków i współpracę w zespołach. Leslie Perlow, Constance Noonan Hadley, Eunice Eun, autorzy artykułu Połóż kres bezowocnym zebraniom (HBRP lipiec–sierpień 2017, nr 173–174), przytaczają dane, zgodnie z którymi w ciągu ostatnich pięciu dekad spotkań w firmach jest coraz więcej i są coraz dłuższe.
Liderzy rynku nieuchronnie stają przed z pozoru prostym zadaniem: jak i w jakiej formie zorganizować spotkanie współpracowników?
Zanim zwołasz, zaplanuj
Kiedy czeka nas spotkanie z klientem lub inne działanie biznesowe, to większość z nas poświęca dużo czasu na przygotowanie prezentacji i ćwiczenia. Natomiast kiedy organizujemy spotkanie wewnętrzne, to mało kto zdaje sobie sprawę, że do niego również należy się dobrze przygotować. Spotkanie firmowe, zwłaszcza w większej organizacji, jest bardzo zbliżone do eventu – ma cel, agendę, miejsce oraz plan. Chcemy, żeby nasze działanie było efektywne. Najważniejsze to ustalić i przekazać wszystkim uczestnikom cel, dla którego zamierzamy się spotkać. Każdy będzie mógł spokojnie przemyśleć zadany temat i zapoznać się z potrzebnymi danymi. Ta praktyka w dużym stopniu przyczyni się do większego zorientowania uczestników w tematyce spotkania, które w konsekwencji przebiegałoby szybciej i sprawniej. Dobrym zwyczajem jest poproszenie uczestników o komentarz i uwagi dotyczące omawianych kwestii. Prowadzący może uwzględnić te informacje w docelowej agendzie. Jeśli damy uczestnikom możliwość wpływu na przebieg spotkania, to zwiększymy poziom ich zaangażowania.
Zaproś tylko tych, co trzeba
Mając jasno wyznaczony cel, ułatwiamy sobie wybór właściwych osób do zaproszenia. To nie jest trywialna kwestia, ponieważ dobrze przemyślana lista gości – okrojona do absolutnie niezbędnych osób – pozwoli na sprawne podjęcie właściwych decyzji. Steven Rogelberg nazywa spotkanie ze zbyt dużą liczbą uczestników kakofonią głosów i próżniactwem społecznym. Niektóre osoby próbują minimalizować swój wysiłek i ukryć się w tłumie. Bardzo często dzieje się tak, ponieważ nie wiedzą, jaką wartość ma ich udział w zebraniu. Jak więc zdecydować o tym, kto powinien przyjść na spotkanie? Wszystko zależy od celu spotkania, który naturalnie powinien zasugerować udział odpowiednich uczestników. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór osób, które mają kompetencje do podejmowania decyzji w danym temacie lub cieszą się dużym wpływem w organizacji.
Potrzebujesz spotkania czy innej formy wymiany opinii
W każdej firmie marnotrawstwo czasu jest ogromnym problemem, nierzadko związanym z nieefektywnymi spotkaniami. Duże organizacje, w których pracuje ponad 250 osób, na ogół działają w kilku lokalizacjach, przez co częste prowadzenie spotkań bywa trudne. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem mogą być telekonferencje. Redukują koszty, zmniejszają logistykę, ale pamiętajmy, że w ich trakcie nigdy nie mamy pewności, czy wszyscy uczestnicy są skupieni na przekazie. Telekonferencja często kończy się złudnym poczuciem, że została podjęta decyzja, podczas gdy w jej trakcie część uczestników załatwia sprawy prywatne.
Trudniejsze, ale zdecydowanie bardziej skuteczne jest zorganizowanie spotkania (w formie eventu). Jest to bardzo dobra przestrzeń do przekazania ważnych informacji, zebrania opinii, budowania relacji w grupie. W tym przypadku musimy zwrócić uwagę na koszty związane z dobrą komunikacją i organizacją wydarzenia.
Dla efektywności spotkania duże znaczenie może mieć miejsce, w jakim je odbywamy. Regularne zebrania, często odbywające się tydzień w tydzień w tym samym miejscu i o tej samej porze, usypiają i promują bierność wśród uczestników. Rogelberg radzi, by „przenieść spotkanie w inne miejsce, zmienić jego porę z popołudniowej na poranną, eksperymentować z niestandardowymi przedziałami czasu (takimi jak 50 minut zamiast godziny) lub zmienić sposób usadzenia uczestników, aby każdy znalazł się obok lub naprzeciwko innego niż zazwyczaj współpracownika”. W przypadku małych grup warto zerwać z rutyną i odbyć rozmowę na przykład podczas spaceru albo aktywności sportowej.
Narzędzie dla wymagających
Sii jest firmą IT, w której najważniejsi są ludzie – zespół, liczący ponad 4200 osób, stanowi główny kapitał naszej organizacji. Dlatego cały obszar HR jest niezwykle ważny w strategii firmy. W tak dużej strukturze bazującej na ludziach – ich wiedzy i doświadczeniu – wdrażamy szereg rozwiązań, które pomagają zrealizować dwa z pięciu celów biznesowych Sii, są nimi satysfakcja pracowników i zabawa. O skuteczności strategii świadczy dynamiczny wzrost zatrudnienia, a także wyróżnienia w konkursie Great Place to Work. Od kilku lat jesteśmy laureatami najbardziej prestiżowego rankingu HR (w tym roku zajęliśmy drugie miejsce w wśród średnich przedsiębiorstw w Polsce i szesnaste w Europie).
W realizacji misji pomagają nam m.in. narzędzia opracowane na potrzeby HR. Najczęściej są to opracowane w całości i wdrożone w Sii rozwiązania: od koncepcji, poprzez budowę aplikacji, aż po testy i wdrożenie w przedsiębiorstwie. Tak było w przypadku aplikacji Job Changer – innowacyjnego rozwiązania dla pracowników, przeznaczonego do zarządzania zmianą projektu wewnątrz organizacji. Czasem korzystamy z gotowych, dostępnych na rynku rozwiązań, takich jak narzędzie do organizacji eventów firmowych. Zaplanowanie i sprawna organizacja wydarzenia dla ponad 300 osób jest sporym wyzwaniem. Dużo czasu zabierają takie etapy, jak: zbieranie zapisów, badanie preferencji uczestników w zakresie poszczególnych form aktywności podczas wydarzenia. Potrzebowaliśmy narzędzia, które w znacznym stopniu zautomatyzuje ten proces.
Postanowiliśmy skorzystać z Eventory, co pozwoliło znacznie usprawnić proces i pozbyć się „pochłaniaczy czasu”, które odciągały uwagę od istotnych zadań merytorycznych i spowalniały organizację eventu. Dzięki aplikacji mobilnej powstała przestrzeń do komunikacji z uczestnikami oraz miejsce online, w którym znajdowały się wszystkie niezbędne informacje dotyczące wydarzenia. Wykorzystując funkcje platformy, zbadaliśmy preferencje każdego pracownika i mogliśmy dostosować wydarzenie w taki sposób, aby przy optymalizacji zasobów odpowiedzieć na oczekiwania uczestników.
Eventory pozwala na bycie w stałym kontakcie z uczestnikami wydarzenia dzięki systemowi newsów. W ten sposób można motywować i angażować wszystkich do udziału w zaplanowanych formach aktywności, by jak najwięcej z nich skorzystali. Ułatwia to także nawigowanie tak liczną grupą. Cenną funkcją jest możliwość przeprowadzenia ankiety online, z pokazaniem bieżących wyników głosowania. W formie głosowania wybraliśmy temat przewodni kolejnego balu karnawałowego, który co roku organizujemy dla pracowników i osób towarzyszących. Oddając głos pracownikom, wybraliśmy rozwiązanie, które najlepiej odpowiadało ich preferencjom. Poznaliśmy opinie użytkowników na postawione pytanie w czasie rzeczywistym, bez odkładania zadania na później i bez ryzyka nieuzyskania opinii części zespołu.
Joanna Kucharska, chief human resources officer w firmie Sii
Utrzymaj kontrolę nad przebiegiem spotkania
Aby nadać spotkaniom odpowiedni rytm, powinniśmy prowadzić je w podziale na bloki odpowiadające kolejnym punktom agendy. Roger Schwarz, ekspert w dziedzinie psychologii organizacji i autor artykułu Jak planować efektywne spotkania? opublikowanego na hbrp.pl, radzi, by spotkanie rozpoczynać od weryfikacji każdego z punktów agendy, nawet jeśli została stworzona we współpracy z uczestnikami.
Pamiętajmy, że częstym celem spotkania jest podjęcie decyzji biznesowej. Jeśli zależy nam na szybkim uzyskaniu opinii w kwestii z góry określonych rozwiązań, to lepiej posłużyć się ankietą, w której uczestnicy mogą wyłącznie decydować pomiędzy dopuszczonymi scenariuszami.
Dobrą praktyką, którą mogliby stosować liderzy, jest proszenie uczestników o pytania, nie o komentarze. Jest taka prawidłowość, że osoby mające sformułować pytanie są w tym znacznie bardziej precyzyjne niż te, które chcą się po prostu wypowiedzieć.
Druga rada Schwarza dotyczy poświęcenia czasu pod koniec spotkania na jego ocenę. Przy regularnych zebraniach wystarczy odpowiedzieć na dwa pytania: Co zrobiliśmy dobrze? Co chcielibyśmy zrobić inaczej przy okazji kolejnego spotkania? W ten sposób uda nam się zwiększyć satysfakcję uczestników, ich poczucie sprawczości, a także poprawić atmosferę wśród członków zespołów. Autor radzi, jakie pytania warto zadać, by móc rzeczowo dyskutować na temat wykorzystanego właśnie czasu.
Czy agenda została rozesłana w terminie pozwalającym wszystkim się przygotować?
Jak dobrze członkowie zespołu przygotowali się do spotkania?
Jak dobrze udało się ustalić czas potrzebny na przedyskutowanie każdego punktu agendy?
Jak dobrze udało się zorganizować czas w podziale na proces decyzyjny i dyskusję?
Czy udało się uniknąć dygresji? Czy uczestnicy zabierali głos, żeby zwrócić uwagę, kiedy ktoś zaczął odbiegać od tematu?
Jak efektywny okazał się ten proces w przypadku poszczególnych punktów porządku spotkania?
To są bardzo ambitne założenia, narzucamy sobie wysokie standardy. Nikt nie ma czasu spędzać kilka godzin na drukowaniu pytań do uczestników, zbieraniu telefonicznej lub mailowej opinii od poszczególnych osób. Zgodnie z przytoczonym we wstępie artykułem Szanuj czas pracowników, większości z nas zależy, aby te działania przeprowadzić sprawnie. Z pomocą może przyjść technologia.
Zadbaj o spójną komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną
Im większa organizacja, tym więcej pojawia się wyzwań związanych z dobrą komunikacją wewnętrzną. Pracownicy firm mają problem z określeniem ważności informacji. Jakie komunikaty przekazać pocztą elektroniczną, jakie – newsletterem, a które należy przekazać podczas spotkania? W wielu przypadkach wystarcza jednokierunkowa komunikacja, choć wówczas nie mamy pewności, czy odbiorcy zrozumieli przekazane treści. Z pomocą w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej przychodzą spotkania i narzędzia wspierające ich organizację.
Badanie Gallagher’s State of the Sector of Internal Communication przeprowadzone przez firmę konsultingową Gallagher w 2018 roku pokazuje, że aż 60% objętych nim firm z Kanady i Stanów Zjednoczonych nie ma długofalowej strategii komunikacji wewnętrznej. Z tego samego badania wynika, że 23% badanych używa aplikacji mobilnych w komunikacji, a 67% planowało zwiększenie ilości ich zastosowań w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Tego rodzaju aplikacje powinny jednak być dopasowywane do konkretnych potrzeb firmy.
Ten warunek spełnia Eventory. W pierwotnych założeniach aplikacja miała służyć do wsparcia organizatorów wydarzeń, którzy musieli korzystać nawet z 10 narzędzi generujących różne repozytoria danych. Platforma miała więc efektywnie zarządzać wszelkimi informacjami zbieranymi przy realizacji wydarzeń. W ciągu ostatnich dwóch lat okazało się, że bardzo podobne problemy mają firmy zarządzające większą grupą pracowników. Dla nich wyzwaniem jest organizowanie przynoszących efekty spotkań dla dużej liczby uczestników – od 20 do ponad 500 osób. Podczas zebrań i wydarzeń informacje zwrotne od zaangażowanych osób są zbierane w prosty sposób i sprawnie podejmuje się decyzje.
Dlaczego to takie ważne? W dzisiejszym biznesie jesteśmy skupieni na tworzeniu dobrych relacji. Jest to ważne w budowaniu kultury organizacyjnej, ale również w przypadku usług B2B, gdzie właśnie od osobistych, kontaktów zależy to, czy firmy dobiją targu. Eventory ma być wsparciem, ułatwieniem, a nawet zachętą do budowania rzeczywistych relacji w scyfryzowanym świecie, który pozwala ludziom na unikanie kontaktu bezpośredniego i załatwianie większości spraw przez internet.
Eventory ma za zadanie wesprzeć cały proces organizacji spotkań tak, żeby uczestnicy i organizator czuli się bezpiecznie, wiedząc, czego mogą się spodziewać, kogo spotkają, a także mogąc aktywnie uczestniczyć w przebiegu zebrania. Znają powód spotkania, jego cele i agendę. To pomaga łamać bariery pierwszej komunikacji.
Eventory służy także do zarządzania przepływem informacji dotyczących spotkań pomiędzy organizatorem a uczestnikami. Występuje w postaci platformy internetowej połączonej z aplikacją mobilną. Pozwala na łatwe tworzenie agendy, komunikowanie celu spotkania. Wbudowany komunikator umożliwia stałą komunikację pomiędzy uczestnikami, a funkcja zadawania pytań oraz przeprowadzania głosowań na żywo pozwala na pozyskiwanie informacji zwrotnych i opinii. W trakcie spotkania na ekranie można wyświetlać pytania, na które należy odpowiedzieć, oraz prezentować wyniki ankiet. Eventory sprawia, że uczestnicy mogą aktywnie brać udział w zebraniu, a organizator ma narzędzie do zrealizowania efektywnego spotkania.
W budowaniu kultury organizacyjnej niezwykle ważne jest umożliwienie pracownikom tworzenia relacji, ich poczucie wpływu na kształt organizacji oraz poprawna komunikacja. Odpowiednio przygotowane spotkania i eventy wsparte właściwą technologią są kluczowym elementem w kreowaniu dojrzałej i innowacyjnej organizacji realizującej swoje cele biznesowe.
W gospodarce zorientowanej na relacje event marketing oraz wykorzystanie spotkań wewnętrznych, jak i zewnętrznych do rozwoju firmy są ważnymi częściami strategii rozwoju firm. Jest to jednak wciąż mało zbadany obszar na rynku polskim. W Stanach Zjednoczonych regularnie są publikowane materiały analizujące wykorzystanie wydarzeń w przedsiębiorstwach. Pokazują one tendencję wzrostową znaczenia eventów w osiąganiu założonych celów. Chcąc zbadać kondycję tego obszaru w Polsce, Eventory przygotowuje raport o roli eventów w budowaniu kultury organizacyjnej i realizacji strategii biznesowej w największych firmach. Pomoże on zrozumieć, jak liderzy w różnych branżach wykorzystują event marketing w rozwoju organizacji. Więcej informacji o publikacji wraz z możliwością wzięcia udziału w badaniu i zamówieniem raportu można znaleźć na stronie.
