Audyt prowadzony przez zagranicznych właścicieli bez wątpienia stanowi co najmniej niedogodność dla każdego przedsiębiorcy. Firma Green Seeder oraz prezes Marcin Stefańczyk mieli okazję zweryfikować to w praktyce. Niestety, jego uniknięcie nie jest możliwe, ponieważ właściciele mogą przeprowadzać kontrole rutynowe niewynikające wcale z podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w danej firmie. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie organizacji, zanim dojdzie do wizyty zagranicznych audytorów.
Sposób zachowania Marcina Stefańczyka oraz funkcjonowania zarządzanej przez niego spółki świadczy o tym, że zarówno prezes, jak i firma nie są przygotowani do takiej sytuacji. Wizyta audytorów wywołała niemałe poruszenie wśród pracowników i nieco sparaliżowała prezesa. W tej sytuacji trudno całkowicie wyeliminować emocje, jednak można tak nią zarządzać, aby ograniczyć negatywne konsekwencje stresu. Sprawne działanie utrudnia jednak brak procedury postępowania na wypadek niespodziewanej kontroli. Taki dokument powinien dokładnie określić role poszczególnych pracowników i sposób postępowania w pierwszych chwilach wizyty kontrolerów. W Green Seeder nikt nie zweryfikował tożsamości audytorów oraz ich korporacyjnego umocowania do przeprowadzenia audytu (dowody tożsamości, upoważnienie etc.).
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny »
Mam kontrolę w firmie. Co robić?
Zarządzanie firmą, Audyt Robert Sroka PL, Jarosław Grzegorz PL, Jakub Szczepaniak PLDo siedziby Green Seeder, przyjechali przedstawiciele z centrali. W przedsiębiorstwie rozeszła się pocztą pantoflową informacja, że Amerykanie kontrolują firmę pod kątem dokumentów związanych z procedurami antykorupcyjnymi i ich praktycznym stosowaniem.
Prezes wyraźnie odczuł konsekwencje przyjętego w organizacji stylu zarządzania, szczególnie brak zarządzania ryzykiem korupcji. Bezwzględne zaufanie do współpracowników wynikające z powiązania relacji osobistych z zawodowymi, w połączeniu z brakiem odpowiednich procedur oraz systemu kontroli wewnętrznej, obróciło się przeciwko spółce. Stefańczyk nie weryfikował docierających do niego sygnałów o możliwych nieprawidłowościach w Green Seeder, nie zlecił także weryfikacji ich wiarygodności. Można też z dużym prawdopodobieństwem założyć, że funkcjonujący w organizacji kodeks etyczny nie był od dawna aktualizowany, nic nie wiadomo na temat szkoleń dla pracowników, które miałyby na celu podnoszenie ich świadomość prawnej oraz etycznej.
Akceptowanie czynników sprzyjających popełnianiu przestępstw korupcyjnych oraz brak kontroli wewnętrznej stwarzają w Green Seeder ryzyko wystąpienia korupcji. Nieopracowanie wewnętrznych procedur antykorupcyjnych lub ich niestosowanie naraża nie tylko samą spółkę, ale także jej amerykańskich właścicieli na dotkliwe sankcje finansowe.
Jednak kluczowe są straty wizerunkowe i reputacyjne, jakie może ponieść organizacja w związku z uwikłaniem w proceder korupcyjny. Szczególnie ważny dla prezesa Green Seeder może być fakt, że to znacząco utrudni współpracę z renomowanymi kontrahentami, którzy stosują wysokie standardy zarządzania ryzykiem braku zgodności z normami (compliance), w zakresie których nie mieści się współpraca z podmiotami uwikłanymi w proceder korupcyjny.
W konsekwencji w Green Seeder powinien powstać system kontroli wewnętrznej, w tym profesjonalna jednostka compliance. W firmowych zasadach zarządzania ryzykiem bezprawnych działań należy uwzględnić procedury antykorupcyjne, co umożliwi identyfikowanie obszarów działalności najbardziej narażonych na korupcję, a także stosowanie środków zaradczych, adekwatnych do zidentyfikowanego zagrożenia. Prezes powinien także rozważyć wprowadzenie systemu anonimowego informowania o nieprawidłowościach. Jest to doskonałe źródło informacji o potencjalnych lub rzeczywistych przypadkach nadużyć w organizacji lub o obszarach potencjalnie stwarzających takie ryzyko. Efektywny system informowania o nieprawidłowościach może pomóc przedsiębiorcy w uniknięciu kary, a także może ochronić przed utratą reputacji.
Przy okazji warto zaznaczyć, że nawet najlepiej zaprojektowany system antykorupcyjny nie wyeliminuje całkowicie ryzyka nadużyć. Można je jednak znacznie ograniczyć, egzekwując wprowadzone procedury oraz rozwiązania organizacyjne, a także kontrolę sposobu ich funkcjonowania w praktyce. Działania prezesa nie mogą zatem mieć charakteru jednorazowego, powinny zostać nakierowane na zmianę kultury organizacji, stałe podnoszenie świadomości pracowników, reagowanie na zmiany otoczenia prawnego oraz biznesowego. Takie podejście pozwoli na ciągłe uwzględnianie ryzyka korupcji w modelu działania Green Seeder oraz przygotowanie się na mogące wystąpić w przyszłości podobne audyty antykorupcyjne.
Przeczytaj pozostałe komentarze »
Adam Sanocki: Brak procedur wprowadza chaos organizacyjny
Zarządzanie firmą, Audyt Adam Sanocki PLW sytuacji kryzysowej, a szczególnie w jej początkowej fazie, podejmowane decyzje są kluczowe dla przyszłości firmy.
