Wiele firm przez optymalizację rozumie wyłącznie cięcie kosztów i unika wprowadzania głębokich zmian we własnej działalności. Szybkie zwycięstwa mogą jednak prowadzić do jeszcze wyższych kosztów, lub nawet do zatorów w procesach. Żeby skutecznie optymalizować działalność, przedsiębiorstwa powinny przyjąć długoterminową perspektywę i starać się dostrzec powiązania między wszystkimi elementami procesu.
Partnerem materiału jest 4optima.
Chcąc skutecznie i trwale ograniczyć koszty związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, nie wystarczy tylko doraźnie ciąć koszty w wybranych obszarach działalności. Efektywna optymalizacja powinna być przemyślanym, nieustającym procesem weryfikacji zasadności ponoszenia kosztów i ich wysokości w odniesieniu do potrzeb, celów strategicznych, a także możliwości rynkowych. Konieczne jest wnikliwe analizowanie sytuacji, w której się znajdujemy, znajomość dostępnych na rynku rozwiązań i kreatywność w szukaniu usprawnień.
Koszty cięte w prosty sposób powracają w innym obszarze. Skuteczne optymalizacje niosą długofalowe korzyści i zainicjują w organizacji niezbędny rozwój. Diagnozując sytuację firmy i planując kolejne kroki, należy porzucić obawę przed tym, że zmiana generuje problem, zamiast go rozwiązywać. Większa prostota, transparentność, efektywność i nowoczesność wdrażanych rozwiązań, o ile będą umiejętnie komunikowane, zyskają aprobatę większości zespołu.
Jak zacząć optymalizację kosztów
Wybór najlepszego rozwiązania powinien być oparty na starannie zbadanym rynku, do czego posłuży dobrze skonstruowane zapytanie ofertowe. W tym celu na podstawie wnikliwej analizy potrzeb musimy skonstruować precyzyjną specyfikację wyłącznie tych aspektów działalności, które wymagają weryfikacji. Wielu przedsiębiorców ogranicza wsparcie dla działań back‑office do zakupu systemu informatycznego, który umożliwia zgromadzenie danych i raportowanie. Jest to dobry początek – ale tylko początek. Analizy wymagają też: proces wewnętrzny, procesy powiązane, poziom konsumpcji kupowanych dóbr i współpraca między silosami w organizacji, a to wykracza poza możliwości narzędzi do raportowania. Jak to działa w praktyce?
Załóżmy, że pewna duża firma kupuje setki tysięcy wizytówek do swoich placówek. Po rozmowie z nami klient zadał sobie pytanie, czy jest sposób, żeby ograniczyć te koszty. Przeprowadzona przez nas analiza centralnych zakupów w przedsiębiorstwie wykazała błędy w specyfikacji: składając w miesiącu pięć zamówień z jednej placówki, klient płacił za każdą dostawę osobno, ponieważ koszt dostawy był wliczony w cenę kompletu. Nie był zaskoczony tym, że towar bez dostawy jest tańszy niż z dostawą, lecz dopiero przedstawienie pełnych kosztów zakupów prowadzonych w ten sposób od lat i porównanie możliwych rozwiązań skłoniło go do rezygnacji z pozornej wygody i zmiany procesu wewnętrznego. Teraz dostawca wizytówek dostarcza zbiorcze zamówienie do centrali, a dalsza redystrybucja do oddziałów odbywa się przy okazji innych przesyłek. Nasze wdrożenie wyeliminowało nieefektywność i pozwoliło klientowi trwale obniżyć koszty o 35%.
Taka optymalizacja przynosi nie tylko wymierne oszczędności. Najczęściej wiąże się też ze zmianą w kulturze organizacyjnej, otwiera i inspiruje osoby nią objęte – oczywiście, im istotniejszy i szerszy proces, tym bardziej ekscytujący. Przykładem może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, co gwarantuje oszczędność czasu pracy, kosztów druku, konserwacji urządzeń, samego papieru i materiałów biurowych. Oznacza też zmianę we wszystkich procesach, które uczestniczą w owym obiegu dokumentów. Jakie korzyści płyną z takich zmian? Wprowadzenie dokumentów w formie elektronicznej umożliwia wyniesienie z biur nawet 60% szaf, co oznacza uwolnienie dużej przestrzeni w miejscu pracy. Może to prowadzić do efektywniejszego wykorzystania powierzchni, a nawet zmniejszyć potrzebę wynajmu powierzchni. Inną zaletą zniknięcia papierów z biurek jest większe bezpieczeństwo informacji oraz umożliwienie pracownikom pracy zdalnej.
Podobne konsekwencje może mieć optymalizacja w obszarze kosztów telekomunikacji. Można po prostu przedłużyć kontrakt na kolejne lata, jedynie negocjując stawki, ale dużo większe korzyści przyniesie bardziej kompleksowy projekt, który wraz z oszczędnościami da pracownikom dostęp do nowoczesnych narzędzi pracy. Znacząco wpłynie to na ich mobilność, podniesie komfort pracy, poziom satysfakcji i oceny pracodawcy, a nawet podniesie wydajność zespołów, dla których istotnie zmieni się sposób wykonywania obowiązków.
Ten i pozostałe przykłady pokazują, jak firmy, dokonując głębokich zmian, są w stanie nie tylko zwiększyć oszczędności, ale również pozytywnie wpłynąć na jakość pracy. Gdy tylko pracownicy dostrzegą korzyści płynące dla nich samych, a wynikające z optymalizacji, znacznie łatwiej przejdą przez proces zmian.
Optymalizacja floty samochodowej w Medicover Polska
Pierwotnym celem optymalizacji w firmie Medicover Polska była sprawna i tania wymiana 40% floty, powodowana zbliżającym się końcem obowiązywania umowy na wynajem. Jednak po przeanalizowaniu danych dotyczących całej floty zaproponowaliśmy wymianę wszystkich pojazdów, aby zmaksymalizować korzyści. Następnie zweryfikowane zostały potrzeby firmy. Zbadaliśmy, kto i w jakim celu jeździ tymi autami oraz jakie pojazdy najlepiej będą wspierać pracę ich użytkowników. Tak przygotowaną specyfikację techniczną wysłaliśmy do dostawców samochodów z prośbą o przesłanie ofert.
Porównanie propozycji dostawców pozwoliło ograniczyć wybór do kilku modeli w każdym z segmentów, nad którymi również wcześniej pracowaliśmy. Aby zagwarantować klientowi najlepsze propozycje, stworzyliśmy od podstaw segmentację odbiegającą od standardowego podziału rynkowego. Koncentrując się na funkcjonalności, wybraliśmy konkretne elementy, wyszliśmy poza sztywne ramy ustalonych segmentów rynkowych, by uzyskać maksymalne dopasowanie ofert, ignorując obowiązujące klasy pojazdów. Takie ambitne podejście wymagało porównania wielu różnych czynników, takich jak: cena, okres finansowania, łączny przebieg danego modelu i wycena łącznego kosztu wynajmu. W tym celu należało przeanalizować aż 2267 ofert od rozmaitych dostawców, do czego wykorzystaliśmy nasze autorskie algorytmy.
Wypracowane przez nas nowe zaszeregowanie, znacząco zmieniające standardy, do których była przyzwyczajona załoga Medicoveru, mogłoby spotkać się z dezaprobatą w fazie wdrożenia. Żeby tego uniknąć, od początku współpracowaliśmy z przedstawicielami użytkowników. Grupy robocze zagwarantowały wyższą jakość rozwiązań i pełne zrozumienie dla procesu po stronie załogi. Gdy stworzyliśmy szytą na miarę konfigurację, musieliśmy podjąć się negocjacji, biorąc pod uwagę fakt, że wymiana prawie całej floty oznacza kary umowne za wcześniejsze rozwiązanie kontraktów. Partnerskie podejście i rozumienie mechanizmów działania dostawcy pozwoliło nam wynegocjować bardzo satysfakcjonujący kompromis: TCO (całkowity koszt posiadania) całej floty zamykał się na poziomie niższym od wyjściowego o 32%.
Nasza praca nie zakończyła się na złożeniu zamówienia. Dostawa i odbiory aut były przez nas nadzorowane, a w tym czasie współtworzyliśmy nową politykę flotową, tak aby stały monitoring kosztów wypływał z dobrze ustawionego procesu zarządzania samochodami w firmie. Dostarczyliśmy Medicover Polska narzędzie kontrolne, aby obsługa nowego procesu i nowej floty była sprawna i skutkowała stałym, niższym poziomem kosztów. Stały monitoring kosztów po wdrożeniu zmian w firmie umożliwia precyzyjne i efektywne skalowanie optymalizacji.
Monika Bis, dyrektor Działu Centralnych Zakupów i Administracji Medicover Polska, podkreśla ważną rolę zewnętrznego konsultanta przy tego typu projektach: „Konsultant wnosi świeżość spojrzenia i kompetencje w obszarze, w którym się specjalizuje – w naszym przypadku decyzje o wymianie całej floty czy wyjściu poza rynkowe schematy segmentacji prawdopodobnie nie zapadłyby bez sugestii z zewnątrz. Z pewnością byłoby też trudno we własnym zakresie znaleźć zasoby, by skutecznie poprowadzić projekt na tak dużą skalę. Często zapominaną, dodatkową korzyścią jest bezstronność, kluczowa w przewidywaniu i radzeniu sobie z problemami i obawami, które zmiana nieuchronnie budzi w ludziach”.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Przeczytaj pozostałe komentarze »
Kontrolować czy ufać: transparentne wydatki służbowe
Zarządzanie przedsiębiorstwem, Koszty Anna Derlacka PLWydatki służbowe to temat kontrowersyjny w każdej firmie. Na tym polu zawsze istnieje ryzyko pomyłek lub nadużyć. Choć wszystkich nigdy nie da się wyeliminować, to można starać się je ograniczyć.
Proste innowacje dają olbrzymie korzyści
Innowacje, Zarządzanie przedsiębiorstwem Elżbieta Hałas PLSieć drogerii Rossmann od lat aktywnie stosuje standardy GS1, dotyczące identyfikowania towarów. Czy podobny system może działać u dostawców?
Koszt energii to nie tylko cena
Zarządzanie przedsiębiorstwem, Koszty Tomasz Ostrowski PL, Piotr Witek PL, Krzysztof Oczko PLFirmy, które planują zmniejszyć koszty związane z energią elektryczną, powinny zacząć od wykonania gruntownych analiz uwzględniających własne potrzeby, rynek dostawców usług i otoczenie prawne.
