Rozstanie z klasą – jak dobrze pożegnać się z pracownikiem

Rozwiązanie umowy o pracę oznacza zazwyczaj duży stres, nie tylko dla zwalnianego pracownika. Często także dla tej osoby, która niemiłą wiadomość musi przekazać. Atmosfera może być nieprzyjemna, nawet jeśli zwolnienie jest skutkiem obiektywnych przyczyn, takich jak chociażby restrukturyzacja, zakończenie działalności firmy, czy mocno odczuwalne podczas pandemii Covid‑19, cięcia kosztów. Jak zatem zminimalizować poziom stresu podczas rozstań z pracownikami?

Sama decyzja o rozwiązaniu umowy powinna uruchomić proces offboardingu, czyli podjęcia działań zmierzających do zakończenia współpracy. Offboarding powinien być tak zaplanowany, by nie zaburzyć ciągłości funkcjonowania zespołu, czy firmy. Przede wszystkim należy zapewnić wsparcie zwalnianej osobie. Oczywiście pod warunkiem, że rozstanie nie wynika z przyczyn dyscyplinarnych.

Kluczowe elementy offboardingu to:

• poinformowanie wszystkich o zakończeniu współpracy z daną osobą lub grupą osób,

• podanie przyczyn zaistniałej sytuacji,

• zamknięcie projektów prowadzonych przez odchodzącą osobę lub przekazanie ich innej osobie (wyznaczenie zastępcy),

• poinformowanie klientów o zmianie opiekuna,

• blokada kont firmowych,

• odebranie powierzonego sprzętu oraz mienia firmowego,

• załatwienie spraw kadrowych (urlop, godziny pracy, dokumentacja kadrowa),

• warto też pomyśleć o pożegnalnym upominku.

Czy jednak zakończenie współpracy powinno kończyć się jedynie na realizacji szeregu procedur? Z pewnością nie. Warto zrobić krok dalej i pomóc zwalnianemu pracownikowi odnaleźć się w nowej sytuacji.

Czym jest outplacement?

Outplacement to program wsparcia zwalnianych osób, którego zadaniem jest ułatwienie odnalezienie się w nowej sytuacji, przede wszystkim  znalezienie nowego miejsca pracy. Outplacement może być prowadzony przez specjalistów zatrudnionych bezpośrednio w organizacji dokonującej zwolnień, ale również przez agencje doradztwa personalnego, urzędy pracy lub firmy specjalizujące się w przygotowywaniu i prowadzeniu programów outplacementowych. Najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy zewnętrznej.

Zgodnie z Ustawą o promocji zatrudnienia pracodawca, który dokonuje zwolnienia minimum 50 pracowników w ciągu 3 miesięcy, zobowiązany jest do zorganizowania dla zwalnianych osób programu pomocy oraz zgłosić ten fakt do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby tego pracodawcy lub właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy.

Najważniejszym elementem outplacementu jest komunikacja. Informacje o formach wsparcia powinny być przekazywane pracownikom w każdej możliwej formie, tak by firma miała pewność, że żadna ze zwalnianych osób nie poczuje się pozostawiona sama sobie.

Rzetelne poinformowanie pracowników o możliwych formach pomocy przyczyni się do tego, że chętniej z niej, a tym samym poziom ich stresu będzie dużo niższy. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony outplacement to jeden z czynników wpływających pozytywnie na dobrostan psychofizyczny pracowników. Także tych, którzy w firmie pozostają.

Outplacement jest charakterystyczny dla organizacji dojrzałych, ceniących pracowników, rozumiejących, że swoisty związek organizacji z pracownikiem powinien opierać się na takich elementach, jak zaufanie, szacunek i uczciwe traktowanie. Proces zwolnienia pracownika lub grupy pracowników powinien być przeprowadzony w sposób jak najmniej dla nich dotkliwy, z maksymalnym wsparciem. Działania outplacementowe związane są więc ściśle ze społeczną odpowiedzialnością biznesu i zarządzaniem z uwzględnieniem misji oraz wartości przedsiębiorstwa. A ich stosowanie ma bardzo pozytywny wpływ na wizerunek organizacji na rynku pracy.

Rzeczywistość wygląda jednak różnie. Nie we wszystkich instytucjach organizowane są programy wsparcia zwalnianych pracowników. Niektóre zaś je prowadzą, ale mają problem z informowaniem o nich. W związku bywa, że odchodząca osoba nie wie, że może skorzystać ze wsparcia.

Jak rozmawiać z osobami, które pozostają w firmie

Czy wsparcie potrzebne jest jednak tylko zwalnianym? Zdecydowanie nie. Zadbać należy także o te osoby, które w firmie pozostają. Szczególnie w przypadku zwolnień grupowych, które wywołują wiele emocji,  podnoszą poziom stresu, powodują frustrację, wzbudzają niepewność najczęściej w całym zespole i poskutkować mogą decyzją o odejściu pozostałych członków załogi.

Indeks dolny Grafika pokazuje negatywne skutki zwolnień pracowników. Jeżeli pracodawcy nie będą o nich pamiętać, to narazić mogą się na utratę tych członków zespołów, którzy powinni pozostać w organizacji. Komunikacja skierowana do zatrudnionej kadry, informująca o rzeczywistych przyczynach zwolnień, będzie z pewnością gwarancją pozostania pracowników, a otwartość i transparentność, pomogą zniwelować negatywne emocje. (źródło: opracowanie własne autora) Indeks dolny koniec_{Grafika pokazuje negatywne skutki zwolnień pracowników. Jeżeli pracodawcy nie będą o nich pamiętać, to narazić mogą się na utratę tych członków zespołów, którzy powinni pozostać w organizacji. Komunikacja skierowana do zatrudnionej kadry, informująca o rzeczywistych przyczynach zwolnień, będzie z pewnością gwarancją pozostania pracowników, a otwartość i transparentność, pomogą zniwelować negatywne emocje. (źródło: opracowanie własne autora)}

Formy wsparcia

Każdy program outplacementowy powinien przebiegać wedle ustalonego wcześniej harmonogramu. Istotne jest to, że pomoc musi być dostosowana do potrzeb zwalnianego pracownika albo do grupy pracowników. Duże znaczenie mają spotkania ze wszystkimi zwalnianymi pracownikami. W ich trakcie należy przede wszystkim poinformować o celu programu oraz możliwych formach wsparcia.  

Wsparcie w ramach programów outplacemetowych może przybierać bardzo różne formy. Należą do nich między innymi:·

• doradztwo psychologiczne,

• doradztwo zawodowe,

• pomoc w poszukiwaniu nowego pracodawcy,

• przygotowanie lub modyfikacja życiorysu i listu motywacyjnego, analiza CV pod kątem dopasowania do konkretnej oferty pracy,

• przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej,

• pomoc w opracowaniu profilu zawodowego w mediach społecznościowych,

• określenie ścieżki rozwoju zawodowego,

• szkolenia rozwojowe i dokształcające,

• doradztwo w zakresie rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej,

• a nawet przygotowanie do zmiany miejsca zamieszkania (relokacja w związku z podjęciem nowej pracy).

Indeks górny Formy wsparcia w ramach programów outplacementowych (źródło: opracowanie własne autora) Indeks górny koniec^{Formy wsparcia w ramach programów outplacementowych (źródło: opracowanie własne autora)}

Outplacement – korzyść dla obu stron

Właściwie wdrożony i przeprowadzony outplacement obu stronom – pracodawcy i zwalnianym pracownikom – może przynieść wymierne korzyści. Zwolniona osoba zazwyczaj nie potrafi odnaleźć się w nowej sytuacji, dlatego zapewnienie mu wsparcia zwiększy poziom jego komfortu psychicznego, a tym samym bezpieczeństwa i zdrowia. Natomiast pracodawcy, którzy zadbają o zwalnianych pracowników z pewnością liczyć mogą na dużo lepszy wizerunek na rynku pracy niż te firmy, które nie gwarantują żadnych form wsparcia. Pomoc oferowana w ramach outplacementu ma również pozytywny wpływ na kadrę pozostającą w organizacji. Widząc zaangażowanie pracodawcy w pomoc zwalnianym kolegom, znając realne przyczyny redukcji, pozostający w firmie pracownicy będą mniej obawiać się o przyszłość swoich stanowisk.

Dobrą praktyką, którą pracodawcy powinni stosować bez względu na to, czy realizują program outplacementowy, czy nie jest exit interview, czyli rozmowa podsumowująca współpracę z odchodzącą osobą. Exit interview można przeprowadzić w formie ankiety, ale zdecydowanie lepsza będzie życzliwa rozmowa (można oczywiście wcześniej przygotować pytania do pracownika). Jej celem jest przekazanie informacji o przyczynie zakończenia współpracy (jeśli to pracodawca rozwiązuje umowę), poinformowanie o jego mocnych stronach rozmówcy oraz obszarach, nad którymi powinien popracować. Natomiast pracodawca może się dowiedzieć, czy wg odchodzącej osoby jakieś obszary organizacji funkcjonują gorzej, co pozwoli podjąć działania naprawcze.

O co warto zatem spytać pracownika podczas exit interview? Jeśli zechce podzielić się feedbackiem odnośnie współpracy, to można zadać mu pytania między innymi o zadowolenie z warunków pracy, wynagradzania, relacje z przełożonym i członkami zespołu, rozwój w ramach organizacji i satysfakcję z wykonywanych zadań.

Świadome organizacje dbają o relację z pracownikiem również po zakończeniu współpracy, a exit interview stanowi doskonały punkt wyjścia do jej utrzymania. Zdarza się przecież, że okoliczności nie sprzyjają miłemu rozstaniu, wtedy exit interview może być momentem łagodzącym stres i uzdrawiającym atmosferę.

Dlatego warto pamiętać o exit interview, nawet jeśli zwalniany pracownik nie widzi w nim korzyści. Oczywiście, nie można nikogo zmusić do wzięcia udziału w takiej rozmowie. Wówczas można zaproponować np. wystawienie referencji. Te, choć nie są kluczowym elementem decydującym o zatrudnieniu w nowym miejscu, to mogą mieć wpływ na decyzję przyszłego.

Nawet najlepiej zaplanowany outplacement, bądź exit interview przeprowadzone w życzliwej atmosferze, nie oznaczają, że zwolnienie z pracy stanie się sytuacją przyjemną. Pozwolą one jednak rozstać się z klasą, zmniejszą poziom negatywnych emocji i pozytywnie wpłyną na samopoczucie tych osób, które w firmie pozostaną.