Współczesne firmy wyznaczają sobie nowe strategiczne cele, które zmieniają zarówno styl pracy, jak i sposób zarządzania przedsiębiorstwem. Znajduje to odzwierciedlenie w budowie i funkcjonowaniu nowoczesnych budynków, w których mieszczą się biura dużych korporacji.
Dzisiejsza nieruchomość komercyjna przypomina pod wieloma względami żywy organizm. W dodatku architekci, konstruktorzy i zarządcy dokonują tego, co nadal jest poza zasięgiem współczesnej transplantologii. Dowolnie wymieniają organy i układy, a nawet całe organizmy na inne, lepsze.
Nie jest to proste i wymaga przynajmniej dwóch umiejętności: analizy przydatności obiektu i tworzenia idealnego modelu organizacji firmy (potrzeb zespołu, który ma być umieszczony w nowym Środowisku). Dzisiaj już nikt nie ma wątpliwości, że zarządzanie funkcjami i przestrzenią takiego budynku jest wyrafinowaną sztuką kojarzenia wielu praktycznych i teoretycznych umiejętności. Ocena zalet i wad samej lokalizacji, jeszcze nie tak dawno przesądzająca o wartości nieruchomości, to dziś nie wszystko.
1. Eksperymentowanie z przestrzenią
Pierwszym widocznym sygnałem nadchodzących zmian w przestrzennej organizacji pracy były studyjne projekty biur z początku lat 90. ubiegłego stulecia. Powstawały na zamówienie wielkich korporacji, które gorączkowo przygotowywały się do kolejnej rewolucji technologicznej, tym razem telekomunikacyjnej. Twórcy tych futurystycznych projektów kojarzyli pracę z innymi obszarami ludzkiej aktywności: zabawą, obrzędem, odpoczynkiem czy ze wspólnym spożywaniem posiłku.
W miarę jak upowszechniały się bezprzewodowe urządzenia elektroniczne, niektóre biura coraz bardziej przypominały nieformalne miejsca spotkań. Były swobodnie aranżowane, w samym centrum przestrzeni pracy, nie – jak dotychczas – na jej peryferiach. Eksperymentalne meble oraz wzory sprzętów potrafiły szokować swoim wyglądem. W słynnych projektach amerykańskiej firmy Haworth z połowy lat 90. urządzenia te przypominały rowery, zabawne riksze, parawany z gabinetów lekarskich lub domowe urządzenia elektryczne poruszające się na kółkach i płozach. Jednak podczas produkcji przybierały bardziej standardowe formy.
Pod koniec ubiegłego stulecia nikogo już nie dziwiła idea biura mobilnego ani meble przystosowane do prawdziwie koczowniczego trybu pracy. Niektóre z nich do dzisiaj cieszą się dużym powodzeniem. Na przykład meble biurowe Freedom Wheels, fińskiej wytwórni Martela, budzą nieodparte skojarzenie z wnętrzem baru lub szkolnej klasy. I nie bez przyczyny. Na początku lat 90. skandynawscy producenci szkolnych mebli o regulowanej wysokości odkryli, że zmuszanie dzieci do spędzania wielu godzin w pozycji siedzącej jest wbrew naturze. Szybko zauważono, że dorośli również wolą pracę w pozycji wyprostowanej lub półstojącej. Odpowiada im także ciągły ruch wymuszany przez taki styl pracy. Dzisiaj stoły o pełnej regulacji wysokości są jednym ze standardów przyjętych w Skandynawii oraz w Wielkiej Brytanii.
2. Zespół ma inne potrzeby
Futurystyczne projekty mebli i wnętrz biurowych świadczyły o ogromnych zmianach w stylu pracy. Hierarchia i rutyna odchodziły w zapomnienie, podobnie jak odpersonalizowane relacje, tak często spotykane wcześniej w dużych korporacjach. Coraz większą rolę odgrywała praca zespołowa. Ważniejsze stawały się zebrania i szeroko rozumiana komunikacja, obejmująca także działania poza firmą. Pracownicy mniej czasu spędzali za biurkiem, a więcej na spotkaniach. Jednocześnie przestrzeń prywatna w biurze zaczęła znikać. Często ograniczała się ona do ruchomego, zamykanego kontenera, a w skrajnych przypadkach ?– do zawartości laptopa. Nowy sposób organizacji przestrzeni w przedsiębiorstwie, tzw. hotdesking (system gorących biurek), rezerwował stałe stanowiska pracy tylko dla wybranych. Pozostali zaś po przyjściu do firmy musieli zadowolić się tymi biurkami, które akurat były wolne. Te surowe reguły łagodziła obecność sprzętów i specjalnie zaaranżowanych miejsc, które ułatwiały koncentrację lub relaks. W skandynawskich biurach coraz częściej pojawiały się meble domowe: fotele lub tapczany z ciepłymi pledami. Dzisiaj, po latach, hotdesking nadal jest jednym z elementów uzupełniających, które organizują przestrzeń biura.
3. Wnętrza dopasowane do zachowań pracowników
Po tej ewolucji, w latach 90. na rynku pracy pojawili się nowi specjaliści od facility management. Przedstawiciele tego zawodu zarządzali powierzchniami komercyjnymi oraz funkcjami technicznymi wielkich obiektów. Często łączyli wiedzę z kilku dziedzin, także tą architektoniczną. Gdy w 1998 roku powstawała słynna siedziba Nokii w Helsinkach, zaangażowani w to przedsięwzięcie architekci z fińskiej pracowni Evata stworzyli zręby programu Workplace Transformation Process. Istotą programu była analiza zachowań każdego pracownika. Na tej podstawie określono schemat relacji przestrzennych w firmie i opracowano program, który pozwolił optymalnie wykorzystać powierzchnię biurową. Ulepszona od tamtego czasu metoda posłużyła ostatnio do zagospodarowania wnętrza HTC w Helsinkach.
4. Nowoczesne biuro: samodzielna praca miesza się z życiem prywatnym
Jesteśmy świadkami urzeczywistnienia się wizji, którą Rowan Gibson zawarł przed paroma laty w stworzonym dla korporacji Steelcase programie Revolutions Work. Oto czas i przestrzeń pracy niepostrzeżenie wnikają w nasze życie prywatne. Praca staje się bardziej twórcza niż dotychczas. Przestaje być dla nas ciężarem. Pracujemy więcej, ale jesteśmy bardziej kreatywni. Pracujemy w zespołach, które wciąż ewoluują, w przestrzeni coraz bardziej przyjaznej, elastycznej i prywatnej. Biura posłusznie poddają się tym regułom. Zmienne systemy klimatyzacji, bezprzewodowe metody przesyłu danych oraz wygodne drogi dostępu do sieci strukturalnej umożliwiają szybką korektę aranżacji wystroju. Zaprojektowane w USA około 2000 roku lekkie meble systemowe Resolve (Herman Miller) i A 3 (Knoll) to znakomity przykład otwartych, organicznych struktur, które łatwo dostosowują się do dowolnych warunków przestrzennych i indywidualnych potrzeb pracownika.
5. Biuro sensoryczne: dla zmęczonych ciągłym komunikowaniem się
Praca w coraz większym stopniu oznacza komunikowanie, a komunikowanie odbywa się coraz częściej za pośrednictwem obrazu. W czasie ubiegłorocznych targów Cebit w Hanowerze dwie wielkie korporacje: IBM (reprezentowany przez I.B.M. Watson Research Center) oraz Steelcase zaprezentowały swoje wspólne dzieło: biuro przyszłości „Blue Space”. Powstało ono według najnowszej technologii Blue‑tooth. Był to przeciętnych rozmiarów boks ze stanowiskiem pracy wyposażonym w duży dotykowy ekran ścienny, który umożliwiał interaktywną komunikację. Na zewnętrznej stronie ścianki działowej był też wyświetlacz, dzięki któremu gospodarz mógł stosownym komunikatem uprzedzić wizytę nieproszonych gości. Wewnątrz, nad stołem wisiały dwa monitory na długich teleskopowych wysięgnikach, które umożliwiały pracę w dowolnym miejscu i w dowolnej pozycji.
Paradoksalnie wydaje się, że głównym celem autorów tego projektu było ograniczenie liczby bezpośrednich kontaktów ze współpracownikami na rzecz wirtualnej komunikacji interaktywnej, a więc odbywającej się w czasie rzeczywistym. Może to oznaczać ponowny zwrot w stronę koncepcji biura‑celi. Czyżbyśmy byli już trochę zmęczeni tym nieustannym komunikowaniem się?
Szef to także część zespołu
Juha Ihalainen, szef marketingu fińskiej firmy Martela, czuł się skrępowany za każdym razem, kiedy opuszczał pomieszczenia pracowników i wracał do siebie „na górę”.
Juhę Ihalainena spotkałem po raz pierwszy w 1994 roku w jego mahoniowym gabinecie na najwyższym piętrze nowoczesnego biurowca w Helsinkach. Wkrótce potem wnętrza budynku zmodernizowano. Wiedziałem o tym, ale byłem zaskoczony, gdy podczas następnej wizyty zastałem go urzędującego na stałe wśród pracowników swojego działu. Wnętrza były urządzone kolorowymi, oryginalnymi i szokującymi wyglądem meblami. Zmartwiłem się, że ktoś pozbawił mojego gospodarza jego mahoniowego gabinetu. Na szczęście te wspaniałe meble nie zmieniły właściciela. To on sam dobrowolnie przeniósł się na niższą kondygnację i z ulgą usiadł za biurkiem, które nie różniło się od pozostałych stanowisk pracy. Było ograniczone elastycznym, niskim parawanem. Zrozumiałem, na czym polega wpływ otoczenia na nasze samopoczucie. Te dwa piętra dzieliła prawdziwa przepaść w stylu pracy i sposobie komunikowania się: cała epoka intensywnej demokratyzacji struktur korporacyjnych. Juha Ihalainen był zmieszany za każdym razem, kiedy wracał do swojego mahoniowego gabinetu. W ten właśnie sposób zdrowy organizm broni się przed rozdwojeniem jaśni.
