Szukając sposobów na obniżenie wydatków związanych z zakupem i utrzymaniem floty samochodowej w firmie, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wynajem. Głównym atutem tego rozwiązania są stałe, przewidywalne koszty, co pozwala trzymać je w ryzach i w razie konieczności optymalizować.
Partnerem materiału jest:
Sposób finansowania samochodów należących do firmy powinien być dostosowany do specyfiki jej działalności, potrzeb oraz możliwości ekonomicznych. Zaciągnięcie kredytu na zakup ma spore minusy – wchodzi w sumę bilansową firmy po stronie zobowiązań (obniża zdolność kredytową), przy kłopotach z płynnością do firmy może wejść komornik, a raty zależą od wahań na rynkach finansowych. Alternatywą dla kredytu jest najem albo leasing. W zasadzie oba te sposoby finansowania są podobne, tyle że leasing dotyczy umowy w długim (minimum dwuletnim) okresie, natomiast najem może być zawierany na bardzo krótki czas.
Samochód – inwestycja czy koszt
Z roku na rok rośnie liczba odbiorców usług najmu krótko- i średnioterminowego. Coraz więcej przedsiębiorców ma świadomość, że samochód nie jest inwestycją, a kosztem, który należy minimalizować. Zdając sobie sprawę z tego, że pozyskanie takiego składnika aktywów obciąża zdolność kredytową firmy, wolą zainwestować w rozwój, kupić maszyny, rozbudować poziom zapasów czy powiększyć kapitał obrotowy firmy. „Posiadanie” samochodów ograniczają do użytkowania, a nadzór nad nimi powierzają wyspecjalizowanym firmom, które udostępniają flotę wtedy, kiedy jest taka potrzeba (nawet na godziny). Wymierną korzyścią użytkowników jest możliwość natychmiastowego zwrotu auta, co sprawdza się szczególnie w warunkach niestabilności rynkowej. Nie zachodzi ryzyko, że źle podjęta decyzja biznesowa, niewypłacalność klienta czy strata kontraktu zachwieje płynnością finansową i zmusi zarząd do drastycznego cięcia kosztów osobowych, bo innych oszczędności nie da się znaleźć.
Kluczową sprawą w przypadku firm oferujących najem krótko- i średnioterminowy są szybkość i elastyczna reakcja na potrzeby zgłaszane przez klientów. Dotyczy to zarówno szybkiego wynajmu pojazdu, zmiany umowy, jej zakończenia, ale też możliwości wymiany samochodu w trakcie trwania umowy. W wynajmie średnioterminowym umowa zawierana jest na samochód określonej klasy, a ustalenia dotyczące modelu lub kolorystyki negocjowane są indywidualnie. Średnio w ciągu 14 dni od złożenia zapytania następuje finalizacja kontraktu. Wtedy też ustalany jest czas, na jaki wynajmuje się auto, co nie oznacza, że jest on nienaruszalny. W trakcie wynajmu istnieje możliwość zmiany warunków umowy i dostosowania ich do bieżących potrzeb użytkownika. Umowa pozwala więc na zamianę samochodu na inny, rozszerzenie świadczeń, jak i wycofanie się z kontraktu bez ponoszenia kar.
Klient firmy wynajmującej auta w średnim terminie, niezadowolony z dokonanego wyboru, może łatwo wymienić samochód na taki, który spełni jego oczekiwania.
Tak elastyczne podejście do współpracy biznesowej ma znaczenie zwłaszcza dla firm będących w początkowej fazie rozwoju bądź w okresie przekształceń, kiedy nie wiedzą, co je czeka, i wstrzymują się z podejmowaniem długofalowych inwestycji. Ta opcja jest również wygodna dla przedsiębiorstw działających w systemie projektowym czy firm outsourcingowych, które zajmują się na przykład organizacją działu handlowego dla innego podmiotu biznesowego.
Ten tekst jest komentarzem eksperta. Przeczytaj tekst główny: »
Proces wpisany w strategię i kulturę organizacyjną
Strategia | Innowacje Partycja Strzelecka PL, Grzegorz S. Woelke PL, Waldemar Siwak PL, Dariusz Frydrych PL, Krzysztof Łazor PL, Sławomir Dąbek PL, Hubert Laszczyk PL, Marcin Kostecki PL, Paweł Szczepankowski PL, Michał Góra PLSkala innowacji i usprawnień zależy od wielkości przedsiębiorstwa, przedmiotu działalności oraz branży.
Bez ryzyka dla firmy
Najem krótko- i średnioterminowy daje firmie możliwość precyzyjnego określenia kosztów, które będzie musiała ponieść w związku z użytkowaniem floty samochodowej. Z łatwością może więc zaplanować wydatki w budżecie. Dodatkowo pozbywa się ryzyka związanego ze zmianą stóp procentowych. Kolejnym plusem są comiesięczne stałe raty (ewentualne koszty związane ze zmianą stóp procentowych ponosi całkowicie wypożyczalnia, a nie najemca), podobnie jak stawki za ubezpieczenie – nie zmieniają się dla klienta przez cały okres wynajmu.
Istotnymi kosztami ponoszonymi przez firmy są wydatki na serwisowanie pojazdów, szczególnie bolesne w przypadku dużej floty (firmy handlowe). Przeglądy okresowe czy wymiana opon często kumulują się w tym samym czasie, co wiąże się z zabudżetowaniem większych wydatków na ten cel. Nieuwzględnienie ich w budżecie może wpłynąć na chwilową utratę stabilności finansowej. Najem średnioterminowy natomiast gwarantuje stałość stawek za naprawy serwisowe niezależnie od ponoszonych kosztów.
Wybierając samochód firmowy, warto wziąć też pod uwagę ryzyko związane z wyborem auta. Z punktu widzenia potrzeb prowadzonego biznesu błędnie podjęta decyzja o zakupie lub leasingu wiąże się z jego ograniczoną przydatnością do celów prowadzonej działalności bądź koniecznością poniesienia poważnych kosztów w przypadku zmiany pojazdu. Przy wynajmie samochodu konsekwencje źle podjętych decyzji nie są tak dotkliwe. Po pierwsze, zadaniem firm, których głównym obszarem działalności jest kupowanie, sprzedaż i zarządzanie flotami na dużą skalę, jest pomoc firmie w wyborze optymalnego dla niej rozwiązania. Eksperci nie tylko dysponują wiedzą i doświadczeniem, ale również są w stanie wynegocjować najlepsze umowy w serwisach oraz u importerów. Po drugie, niezadowolony z dokonanego wyboru klient może łatwo dokonać wymiany samochodu na inny, który spełni jego oczekiwania.
Gwarancja mobilności
W przypadku awarii samochodów spowodowanych kolizjami drogowymi lub uszkodzeniami mechanicznymi Express oferuje bardzo dogodne warunki udostępniania aut zastępczych. Dotyczy to nie tylko szybkości ich przekazywania, ale również czasu użytkowania, który nie jest limitowany.
Myśląc o mobilności klientów, Express gwarantuje również pełną obsługę floty, zdejmując tym samym z nich konieczność nadzorowania czy serwisowania aut. Pozwala to na zarządzanie skomplikowanymi procesami logistycznymi bez konieczności wstawania od biurka. Dzięki ponad 40 oddziałom w całej Polsce możliwy jest odbiór samochodu od użytkownika, przetrzymanie go bezpłatnie bez przerywania okresu eksploatacji, a następnie przekazanie innej osobie. Ma to szczególne znaczenie dla firm outsourcingowych lub tam, gdzie występuje duża rotacja osób korzystających z jednego auta. W ofercie Expressu znajdują się również usługi door‑to‑door – rozwiązanie korzystne zwłaszcza dla firm, w których koszty pracy poszczególnych menedżerów są na tyle wysokie, że nie warto tracić ich czasu na zajmowanie się sprawami związanymi z jeżdżeniem do serwisów.
Full serwis, czyli usługi dodatkowe
Wypożyczalnie samochodów takie jak Express biorą na siebie odpowiedzialność za zarządzanie flotą. Dzięki podpisanym umowom z serwisami na terenie całego kraju naprawy w jakimkolwiek miejscu są łatwe do przeprowadzenia. Nie ma też konieczności podpisywania osobnych umów, szukania warsztatów do współpracy, negocjowania terminów płatności – te operacje są po stronie usługodawcy.
W ofercie Expressu znajduje się również wiele usług dodatkowych. Wszystkie samochody standardowo wyposażone są w system monitoringu. Na zamówienie klienta, w ciągu 1 dnia, udostępniany jest pełen system monitoringu floty, pozwalający na ocenę eksploatacji samochodu, zużycia paliwa, a nawet analizę profilu kierowcy pod kątem potencjalnej szkodowości komunikacyjnej czy eco‑drivingu. Firmy obawiające się jednorazowych kosztów powstających czasem przy zwrocie samochodów, a związanych z ich stanem, mogą wykupić kompleksowe pakiety znoszące odpowiedzialność za uszkodzenia. Dostępne są także karty flotowe, na podstawie których przesyłane są raporty użytkowania. Dzięki rozbudowanemu systemowi raportowania najemca może na bieżąco otrzymywać informacje dotyczące między innymi eksploatacji samochodów, a także billingi faktur ułatwiające rozliczenia. Wszystko w celu lepszej kontroli kosztów i możliwości ewentualnej ich optymalizacji.
Przeczytaj pozostałe komentarze: »
Cztery kroki optymalizacji
Zarządzanie finansami, Koszty Marek Janke PLOszczędności w obszarach, których dotyka loss prevention, sięgają kilku procent przychodu firmy.
