Niezależnie od sektora czy branży oraz charakteru zadań poszczególnych pracowników i zespołów przestrzenie biurowe wymagają zapewnienia miejsc do pracy indywidualnej, jak i grupowej (na przykład w zespołach zadaniowych) oraz sal przeznaczonych do narad i konferencji.
latach 2012–2014 dokonaliśmy badań środowiska pracy i jej charakteru w przeszło 70 centralach największych firm w Polsce, Szwecji i Finlandii. Zbadaliśmy kilka sektorów: finansowy, FMCG, energetyczny, IT, mediowy i konsultingowy. Analizowaliśmy poziom wykorzystania biurek i innych przestrzeni wsparcia (głównie sal konferencyjnych), stosunek ilości pracy indywidualnej do kooperacji oraz jej formy. Wyniki rzucają więcej światła na specyfikę polskiego rynku. Oto kilka kluczowych wniosków.
Dynamicznie wzrasta mobilność pracowników organizacji. Obecnie spędzamy przy biurkach średnio 45% czasu i uczestniczymy w coraz większej liczbie spotkań. Kooperacja i interakcja dzielą się w ciągu całego dnia z pracą indywidualną po połowie, 1 do 1. Tymczasem w większości polskich biur 80% przestrzeni użytkowej zajmują biurka, a 20% sale konferencyjne. Oznacza to, że duża część kooperacji, w tym rozmowy telefoniczne, szybkie konsultacje i zespołowe burze mózgów, odbywa się w open spasie. Jak łatwo się domyślić, są one głównym i nieustannym źródłem hałasu, drastycznie obniżającym produktywność pracowników biura. Wobec zaistniałych zmian w charakterze pracy najbardziej brakuje małych miejsc spotkań dostępnych ad hoc oraz przestrzeni do pracy w ciszy i skupieniu.
Biura mają zbyt wiele dużych sal konferencyjnych. Stanowi to paradoks tym większy, że potrzebujemy zdecydowanie większej ilości miejsc do spotkań. W przebadanych przez nas organizacjach średnio 70% wszystkich spotkań odbywało się w gronie maksymalnie czterech osób. Na całym przebadanym przez nas rynku zaobserwowaliśmy tylko niewielkie odchylenia od tej średniej. Obraz zmienia się znacząco, dopiero kiedy analizujemy spotkania większe i bardzo duże. Łatwo teraz zrozumieć, dlaczego sale konferencyjne są efektywnie wykorzystywane tylko w kilkunastu procentach. Efekt przestrzennego marnotrawstwa potęgują dodatkowo mało wydajne systemy do zarządzania rezerwacjami sal lub też ich brak. Doprowadza to do sytuacji, że sale widnieją w systemach jako zajęte, podczas gdy na przykład spotkanie zostało odwołane. Czteroosobowy zespół nie powinien zajmować dwudziestoosobowej sali. W efekcie pracownicy stale komunikują brak miejsca do spotkań, podczas gdy sale konferencyjne potrafią być puste przez 50% czasu dnia.
Dynamika zmian w organizacjach osiągnęła niespotykane dotąd tempo. Dzisiejsze organizacje żyją, ich struktura nieustannie się zmienia, co powoduje ciągle rosnące nakłady na rearanżację. Elastyczna, łatwo rekonfigurowana przestrzeń przestała być utożsamiana z futuryzmem, już dziś staje się biznesową koniecznością.
Dużo przestrzeni świeci pustkami. Sumując dane z naszych badań, dochodzimy do wniosku, że 50% przestrzeni, jaką wynajmują organizacje, stoi przez cały dzień pusta; chociaż w każdej godzinie jest to inna przestrzeń, to jednak pole do usprawnień i optymalizacji jest tutaj olbrzymie. Oto prosta kalkulacja. Każde 1000 mkw. kosztuje organizację rocznie 200 tysięcy euro (przy stawce czynszu 16 euro za mkw.). Badania zaś dobitnie pokazują, że 100 tysięcy euro z nich mogłoby być wydane, delikatnie mówiąc, dużo rozsądniej.
Rozwiązanie. Przystępując do projektowania biura, należy stworzyć założenia strategiczne oparte na twardych danych na temat charakteru pracy organizacji i sposobu jej wykonywania oraz poziomu użytkowania przestrzeni. Nawet solidne podsumowanie pomysłów menedżerów i pracowników, choć niezbędne w solidnym procesie zarządzania zmianą, jest niewystarczające w tworzeniu środowiska pracy, które ma być elastyczne, funkcjonalne i w dodatku optymalne kosztowo.
Przykładem tworzonych w innowacyjny sposób biur na polskim rynku są nowe centrale ING i Providenta. Firmy te zainwestowały czas, zasoby i energię w pełny proces zbadania struktury i sposobu wykonywania pracy. Dzięki temu stworzyły biura nie tylko efektywne kosztowo, ale też bardzo funkcjonalne i gotowe na wzrost. Każdy rodzaj zadań i potrzeb pracowników jest tutaj dobrze zaadresowany; pracownicy mają do wyboru cały wachlarz przestrzeni do pracy w skupieniu, pracy kreatywnej, spotkań wszelkiego typu oraz przestrzeni socjalnych. A przy tym są one bardzo dobrze oceniane i po prostu lubiane przez użytkowników. Na podstawie tych przykładów można zaryzykować nawet stwierdzenie, że rewolucja na rodzimym rynku jest absolutnie możliwa na wyciągnięcie ręki. Przykład Providenta uczy nas, że przy dobrej i zaangażowanej kadrze menedżerskiej możliwa jest nawet zmiana kilkusetosobowego biura (70% przed zmianą stanowiły gabinety) na przestrzeń bez ani jednego gabinetu, gdzie nawet prezes ma biurko w open spasie. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom akustycznym i dostatecznej liczbie miejsc do spotkań pracuje się komfortowo, w duchu zespołowości i wymiany wiedzy. Prawdziwą wisienką na torcie jest optymalizacja przestrzeni biura o 34%. Oszczędności idą tutaj rocznie w sumy sześciocyfrowe. Najbardziej budującą prognozą dla polskiego rynku jest jednak to, że już dzisiaj menedżerowie największych polskich organizacji, odpowiedzialni za środowisko pracy, chętnie wymieniają się między sobą wiedzą i doświadczeniami, szukając najlepszych rozwiązań.
