O co ten hałas

Odgłosy rozmów toczących się w biurze są jednym z głównych czynników rozpraszających pracowników. W jaki sposób rozwiązać ten problem, by w otwartej przestrzeni zapewnić komfortowe warunki i zwiększyć zadowolenie zespołu?

Partnerem materiału jest Ecophon Saint‑Gobain.

Firma z branży telekomunikacyjnej planuje przeniesienie rozproszonych dotąd pracowników z kilku mniejszych siedzib do dużego, nowo powstałego biura. Zarząd i dział administracji muszą stawić czoło wielu wyzwaniom. Nowa siedziba jest m.in. zdecydowanie gorzej skomunikowana z miastem. Natomiast w układzie funkcjonalnym przeważają biura typu open space, co wzbudza dużo emocji, bo pracownicy są przyzwyczajeni do 6-, 8‑osobowych pomieszczeń, w których i tak doskwiera im hałas. Obawiają się więc, że w otwartej przestrzeni będzie jeszcze gorzej. Jakie działania podjęła firma, żeby w aglomeracji o najniższym bezrobociu w Polsce nie stracić pracowników, a przeprowadzkę do nowej siedziby przekuć na swoją korzyść?

Operacja przeprowadzka

Tworzenie nowego biura i jego zmiana to dla przedsiębiorstwa proces skomplikowany i wielopłaszczyznowy. Skala trudności rośnie, gdy rozproszeni dotąd pracownicy mają zostać przeniesieni do jednej lokalizacji o odmiennym stylu organizacji przestrzeni niż dotychczasowy, a budynek położony jest na dalekich przedmieściach. Dla firmy szczególnie istotne były stanowiska związane z techniczną i posprzedażową obsługą klienta, jako najbardziej narażone na rotację pracowników i jednocześnie kluczowe z punktu widzenia satysfakcji użytkowników usług dostarczanych przez firmę. Co w takiej sytuacji można zrobić?

Obawy firmy na pewno były uzasadnione. Ankieta przeprowadzona wśród pracowników firmy wykazała, że kwestia dojazdu jest kluczowa zwłaszcza dla pracowników administracyjnych i obsługi klienta. Poza tym w innych badaniach dawno już dowiedziono, że związek między zadowoleniem z akustyki i prywatności a satysfakcją z pracy jest istotny, a zadowolenie z pracy spada, jeśli przeniesie się ludzi do głośniejszego biuraIndeks górny 1¹. Jednocześnie – jak wynika z danych firmy Leesman z 2019 roku – zaledwie 33% pracowników jest zadowolonych z poziomów dźwięku w biurze. To ważna informacja, ponieważ istnieje silny związek między zadowoleniem z poziomów dźwięku w biurze a postrzeganiem biura jako miejsca umożliwiającego produktywną pracęIndeks górny 2². Zaproponowaliśmy więc firmie poszerzenie zakresu współpracy, by upewnić się, że personel będzie pracował w przestrzeni o lepszej akustyce, określić satysfakcję z fizycznego środowiska pracy, a także sprawdzić poziom satysfakcji z pracy przed i po przeprowadzce.

Audyt dotychczasowego biura

Aby móc się odnieść do obaw pracowników dotyczących rezygnacji z kilkuosobowych pokoi i przeprowadzki do otwartej przestrzeni, sprawdziliśmy, jakie warunki oferuje dotychczasowa lokalizacja. Wykonaliśmy pomiary poziomów dźwięku, które wykazały dość dużą uciążliwość hałasu (65 dB). Określiliśmy główną przyczynę dużego poziomu hałasu, którą okazał się sposób wykończenia i wyposażenia pomieszczenia. Postanowiliśmy się dowiedzieć, co o fizycznych warunkach pracy – nie tylko o akustyce – sądzą pracownicy. W tym celu posłużyliśmy się 15‑punktowym kwestionariuszem o przetestowanej wcześniej rzetelności, badającym zadowolenie z jakości powietrza, oświetlenia, akustyki i prywatności. Dodatkowo za pomocą 22‑punktowego kwestionariusza sprawdziliśmy satysfakcję z pracy, zachowując standardy badawcze związane z rzetelnością oraz anonimowością badania. Zapytaliśmy także o zadowolenie z dojazdu do firmy.

Analiza projektowanej przestrzeni

Przeanalizowaliśmy projekt biura, odnosząc się do dobrych praktyk, obowiązujących norm i naszego doświadczenia w zakresie interakcji między wieloma elementami, które składają się na pozytywny odbiór akustyki. Na tej podstawie powstała lista rekomendacji.

Pomiary dźwięku powtórzyliśmy w nowym biurze, z zachowaniem odpowiedniego odstępu czasowego od przeprowadzki. Badania wykazały, że w biurze na planie otwartym hałas jest znacznie mniejszy niż w poprzedniej lokalizacji (55 dB wobec 65 dB). Osiągnięcie takiego efektu było możliwe dzięki wielokrotnie większej chłonności akustycznej wnętrza (stopnia nasycenia pomieszczenia materiałami silnie dźwiękochłonnymi) oraz zastosowaniu rozwiązań akustycznych w optymalnych miejscach i w odpowiedniej formie (sufity i panele akustyczne, przegrody meblowe).

Bardzo interesujące okazały się wyniki badania zadowolenia z fizycznego środowiska pracy. Ocena jakości powietrza pozostała niezmieniona, poprawiła się ocena oświetlenia. Najbardziej zwiększyło się zadowolenie z warunków akustycznych: ?

• zadowolenie z oświetlenia (wzrost o 15 p.p.);

• zadowolenie z akustyki (wzrost o 32 p.p.).

Jeszcze ciekawsze okazały się wyniki satysfakcji z pracy i związanych z nią elementów takich jak benefity czy dojazdy. Zwiększyła się ogólna satysfakcja z pracy oraz z wynagrodzenia i profitów, podczas gdy zadowolenie z dojazdów do pracy drastycznie spadło. ?

• Ogólna satysfakcja z pracy wzrosła o 10 p.p.

• Satysfakcja z wynagrodzenia i profitów wzrosła o 10 p.p.

• Zadowolenie z dojazdów do pracy spadło natomiast aż o 37 p.p.

Analizy statystyczne pokazały, że zadowolenie z akustyki było jedynym czynnikiem w środowisku pracy, który miał istotny związek z satysfakcją z pracy, zarówno w badaniu przed przeprowadzką, jak i w nowej siedzibie.

Kluczem jest koncentracja

Przypadek ten pokazuje, że organizacja może skutecznie stawić czoło wyzwaniom związanym ze zmianami lokalizacji i aranżacji. Na pewno zaprocentowała szczegółowa analiza sytuacji wyjściowej, czyli badania przed zmianą siedziby, a także określenie problemów i rozwiązań (akustyka). Kluczowa była też konsekwencja w utrzymaniu priorytetów na każdym etapie procesu powstawania biura. Pomimo dużych obaw przed przeprowadzką pracownicy ocenili lepiej akustykę nowego miejsca pracy (biura typu open space) niż poprzedniego (pokoi kilkuosobowych), co koreluje z wynikami pomiarów akustycznych.

Firma telekomunikacyjna starała się rozwiązać problem związany ze słabym skomunikowaniem nowej lokalizacji, organizując własny transport zbiorowy. Z badania wynika, że tylko częściowo przyniosło to efekt, co skłania do dalszego poszukiwania rozwiązań. W kontekście dużego spadku zadowolenia z dojazdu do pracy można się tylko domyślać, jak wyglądałaby satysfakcja z pracy, gdyby nowa siedziba była gorsza od poprzedniego biura w istotnych dla użytkowników aspektach. Tymczasem satysfakcja z pracy i wynagrodzenia oraz profitów wzrosła, chociaż w tym czasie wykonywane obowiązki i otrzymywane za nie uposażenie nie zmieniły się.

Na to, jak pracownicy postrzegają środowisko pracy, składa się wiele czynników. Liczne badania pokazują jednak, że to, czy uznają oni swoje biura za sprzyjające produktywności, najbardziej zależy od komfortu pracy indywidualnejIndeks górny 3³. Praktyka pokazuje, że pomieszczenia wspierające – pokoje cichej pracy i budki telefoniczne – rzadko dają oczekiwany efekt, jeśli są stosowane jako jedyne rozwiązanie w celu zapewnienia warunków do pracy w skupieniu. Nie można przecenić znaczenia akustyki całego wnętrza w procesie tworzenia biura przyjaznego pracownikom. Jeśli pominiemy istotny element tej skomplikowanej matrycy – sposób wykończenia wnętrza i to, jak pomieszczenie oddziałuje na dźwięk, a dźwięk na ludzi – istnieje duże prawdopodobieństwo, że poniesiemy porażkę. I to pomimo wielu innych wysiłków włożonych w stworzenie dobrego środowiska pracy.

Dlatego tak ważne podczas zmiany biura jest kompleksowe podejście do kwestii związanych z dźwiękiem na etapie projektowania i analiz oraz bazowanie na mierzalnych wskaźnikach jakości przestrzeni biurowej.

1. Sundstrom i in. Office noise, satisfaction, and performance, „Environment and behavior”, vol. 26, no. 2, mar. 1994, 195–222

2. Leesman, „The next 250 K”, 2017

3. Leesman, „The workplace experience revolution”, 2018

Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »

Przestrzeń ma znaczenie 

Całkowita powierzchnia biurowa w Warszawie i innych dużych miastach w Polsce bije kolejne rekordy. Intensywnie zmienia się także wnętrze biurowców, które coraz częściej uwzględniają nowe modele pracy i wykorzystują nowoczesne narzędzia do zarządzania nieruchomościami.

Angażujące miejsce pracy 

Nowa siedziba firmy to przestrzeń nowych możliwości. Bank Crédit Agricole drobiazgowo zaplanował proces przeprowadzki, a przygotowania do zmiany biura wykorzystał do transformacji kultury organizacyjnej i nowego spojrzenia na miejsce pracy.

Inspirująca przestrzeń do pracy 

Coworking, czyli elastyczna przestrzeń do pracy, na dobre zadomowił się na polskim rynku nieruchomości komercyjnych. Korzystają z niego nie tylko start-upy i freelancerzy, ale coraz częściej kilkudziesięcioosobowe zespoły oraz korporacje. Na czym polega sukces tego rozwiązania?